会议纪要撰写标准与示例记录全面模板.docVIP

会议纪要撰写标准与示例记录全面模板

一、适用会议类型与核心价值

本模板适用于企业内部各类正式会议，包括但不限于：项目例会、部门协调会、决策评审会、跨部门对接会、年度/季度工作总结会等。会议纪要作为会议成果的书面载体，核心价值在于客观记录会议关键信息、明确责任分工与时间节点、为后续工作提供执行依据、便于缺席人员同步会议内容，同时可作为历史资料追溯决策过程。

二、会议纪要全流程撰写指南

（一）会前准备：奠定高效记录基础

明确会议目标与议程

提前向会议组织者获取会议议程，明确会议主题、讨论议题、预期目标及各环节时长，避免记录时偏离重点。

若议程未提前下发，需在会议开始时快速确认核心议题（如“本次会议需解决3个问题：项目A进度延迟原因、资源调配方案、下一步行动计划”）。

梳理参会人员角色

确认主持人（把控会议节奏）、核心发言人（各议题汇报人）、决策人（最终拍板人员）及记录人（本模板执行者），明确记录重点聚焦于决策人意见及核心发言人的关键表述。

准备记录工具与框架

电子工具：推荐使用Word（本模板）、飞书文档、Notion等，提前创建模板框架（含会议基本信息、议题、决议、待办等模块），支持实时编辑与后续格式调整。

纸质工具：若需手写，建议使用带横线的会议记录本，提前标注议题序号，预留“决议事项”“待办任务”等专项记录区域。

（二）会中记录：精准抓取关键信息

记录“四要素”原则

“谁说的”：记录发言人姓名（用*代替，如“张经理提出”“李总监补充”），避免笼统写“有人认为”；

“说了什么”：聚焦事实陈述、数据支撑、核心观点（如“项目A当前进度滞后15%，主要原因是供应链到货延迟”），避免记录口水话、重复表述；

“怎么决定的”：明确决议结论（如“同意调整项目A交付时间至10月30日”），避免模糊表述（如“尽量加快进度”）；

“谁来做、何时完成”：待办任务需明确责任人和截止时间（如“采购部*负责协调供应商，9月25日前反馈到货日期”）。

区分“讨论过程”与“最终决议”

对复杂议题，可简要记录不同观点（如“市场部建议优先推广B产品，销售部认为C客户需求更紧急，最终决定优先对接C客户”），但需突出“最终决策”，避免冗余信息淹没重点。

善用“符号shorthand”提升效率

可约定简写符号（如“▲”表示重点、“→”表示行动项、“？”表示待确认问题），例如：“▲预算超支原因：人力成本增加20%（说明：因项目组新增2名开发人员）→人事部需在9月20日前提交人员增补审批表”。

（三）会后整理：保证内容准确完整

24小时内完成初稿

基于会议记录快速整理初稿，重点核对决议事项、待办任务的责任人与时间节点是否准确，补充遗漏的关键信息（如未记录的决策结论、数据来源等）。

多方核对与确认

将初稿提交会议主持人及关键决议人审核，重点确认：

决策结论是否与会议结果一致；

待办任务的责任人、截止时间是否明确；

发言人观点是否有误（避免断章取义）。

定稿与分发

核通过后，按公司要求命名文件（格式：“会议名称-日期-记录人”，如“项目A进度协调会”），通过邮件、企业等渠道分发给参会人员及相关干系人，并抄送存档部门（如行政部、项目管理办公室）。

三、标准会议纪要模板（含填写示例）

会议基本信息表

项目

内容

会议名称

项目A第三季度进度协调会

会议时间

2023年9月15日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A/腾讯会议（会议号：*–）

主持人

（项目总监）

记录人

（项目经理助理）

参会人员

、（开发部）、赵六（市场部）、孙七（采购部）

缺席人员

周八（测试部，因紧急客户需求外出）

发送范围

全体参会人员、项目组全体成员、行政部

会议议题与讨论记录表

序号

议题名称

发言人

主要讨论内容

决议事项

1

项目A进度延迟原因分析

（开发部）

1.供应链到货延迟：核心硬件供应商因产能问题未能按期交付（原定9月10日，实际9月18日）；2.需求变更：市场部9月5日提出新增“用户画像功能”，开发周期需增加3天。

1.采购部孙七负责协调供应商，9月18日前明确具体到货时间，同步提交应急方案；2.市场部赵六梳理需求变更优先级，9月16日前输出《需求变更评估报告》。

2

资源调配方案

（总监）

1.开发部现有人力紧张，需协调2名测试人员临时支援开发；2.若资源不足，可考虑外包部分模块（如“数据清洗模块”）。

1.人事部协调测试部抽调2名人员，9月19日前到位，支援开发至9月30日；2.负责调研外包供应商，9月20日前提交3家报价方案。

3

下一步行动计划

（助理）

1.当前进度滞后5天，需通过加班、并行开发追赶进度；2.建议每周五召开15分钟进度站会，同步风险。

1.开发部执行加班计划（9月16日-9月30日，每日加班1小时