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公司文档管理办法

###一、总则

公司文档管理办法旨在规范公司文档的创建、存储、使用、归档和销毁等环节，确保文档管理的系统性、安全性和高效性。通过明确文档管理流程和职责，提升公司运营效率，降低信息风险。本办法适用于公司所有部门和员工，所有文档处理活动均需遵循相关规定。

###二、文档分类与编码

####（一）文档分类

公司文档主要分为以下几类：

1.**经营类文档**：业务计划、市场分析、财务报表等。

2.**管理类文档**：组织架构、人事制度、绩效考核等。

3.**技术类文档**：产品设计、研发报告、操作手册等。

4.**行政类文档**：会议纪要、采购记录、办公设备台账等。

5.**合规类文档**：审计报告、资质证书、行业规范等。

####（二）文档编码规则

文档编码采用“类别+年份+顺序号”的格式，例如：

-经营类文档：经2023-001（经营类+年份+顺序号）

-技术类文档：技2023-015（技术类+年份+顺序号）

###三、文档生命周期管理

####（一）文档创建

1.**责任人**：各业务部门负责人为文档创建的第一责任人。

2.**格式要求**：

-电子文档需使用公司统一模板（如Word、Excel、PPT）。

-文件命名需清晰、规范，例如：“项目名称-文档类型-日期”。

-涉密文档需标注“密级”（如“内部机密”“绝密”）。

####（二）文档存储

1.**电子文档存储**：

-存储于公司指定云盘或服务器，按部门分类。

-定期备份（建议每周一次），保留至少3年历史记录。

2.**纸质文档存储**：

-存放于档案柜，按类别分区。

-重要文档需防火、防潮、防盗。

####（三）文档使用与共享

1.**内部共享**：

-通过公司内部系统（如OA、共享文档平台）进行传递。

-限制分享范围，仅对相关员工开放权限。

2.**外部共享**：

-需经部门主管审批，并记录共享对象和目的。

-禁止通过个人邮箱或公共平台传输涉密文档。

####（四）文档归档与销毁

1.**归档标准**：

-按年度整理，重要文档需附索引目录。

-电子文档需定期迁移至长期存储系统。

2.**销毁流程**：

-纸质文档需填写《文档销毁申请表》，经主管审批后销毁。

-涉密文档需使用碎纸机销毁，禁止直接丢弃。

-电子文档需通过专业软件彻底删除，不可恢复。

###四、职责分工

####（一）部门职责

1.**业务部门**：负责业务类文档的创建、初审和日常管理。

2.**行政部**：负责公司整体文档的协调、备份和归档监督。

3.**IT部门**：负责电子文档系统的维护、安全防护和权限管理。

####（二）员工职责

1.严格按照本办法执行文档管理。

2.及时更新和清理个人工作文档，避免冗余和过期。

3.发现文档丢失或泄密风险时，立即上报主管。

###五、监督与考核

1.**定期检查**：行政部每季度对文档管理执行情况抽查，并形成报告。

2.**考核标准**：

-文档完整性、规范性作为部门绩效指标之一。

-违规操作将按公司制度进行处理。

###六、附则

1.本办法自发布之日起生效，原有规定与本办法冲突的以本办法为准。

2.本办法由行政部负责解释，如有疑问可联系部门主管。

###二、文档分类与编码

####（一）文档分类

公司文档主要分为以下几类，具体定义及适用范围如下：

1.**经营类文档**：涉及公司市场拓展、销售策略、客户关系等业务运营相关的文件。

-**示例**：年度业务计划书、市场调研报告、客户合同模板、销售数据分析表。

2.**管理类文档**：涉及公司组织架构、人力资源、行政管理等内部管理体系的文件。

-**示例**：部门职责说明、员工手册、绩效考核标准、会议纪要模板。

3.**技术类文档**：涉及产品设计、研发流程、技术规范等科技创新相关的文件。

-**示例**：产品技术参数表、研发实验记录、操作手册、系统架构图。

4.**行政类文档**：涉及公司日常运营、后勤保障、办公环境等行政事务的文件。

-**示例**：采购申请表、固定资产台账、办公区域布局图、会议设备使用记录。

5.**合规类文档**：涉及行业规范、质量标准、安全认证等符合性要求的文件。

-**示例**：行业质量认证证书、安全生产检查报告、环保检测报告。

####（二）文档编码规则

文档编码采用“类别+年份+顺序号”的格式，具体规则如下：

1.**类别代码**：

-经营类：经（2字）

-管理类：管（2字）

-技术类：技（2字）

-行政类：行（2字）

-合规类：合（2字）

2.**年份**：

-使用4位阿拉伯数字表示年份，如2023。

3.**顺