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规范办公室工作规程
一、总则
办公室是组织日常运营的核心场所，为确保工作高效、有序进行，特制定本工作规程。本规程旨在明确岗位职责、优化工作流程、提升工作效率，营造整洁、和谐的工作环境。全体员工应严格遵守本规程，共同维护良好的办公秩序。
二、岗位职责与权限
（一）行政人员
1.负责日常办公用品的采购、分发与管理，确保库存充足。
2.协调各部门会议安排，包括场地预订、设备调试等。
3.处理来访人员接待工作，维护公司形象。
4.负责文件收发、归档及电子文档管理。
（二）文员
1.协助行政人员完成文件复印、扫描等辅助性工作。
2.负责办公区域的日常清洁监督，确保环境整洁。
3.协调快递、信件的中转与分发。
4.记录并跟进部门内部通知事项。
（三）IT支持人员
1.负责办公设备的维护与故障排查，如打印机、电脑等。
2.管理网络系统，确保网络稳定运行。
3.提供软件安装、更新及技术支持服务。
4.定期备份重要数据，防止信息丢失。
三、工作流程规范
（一）文件处理流程
1.文件收发：接收文件后，核对标题、页数，签字确认，并于24小时内转交相关人员。
2.文件归档：按部门分类，使用统一的归档标签，电子文档需标注版本号及日期。
3.文件借阅：需填写借阅登记表，限期归还，损坏需按价赔偿。
（二）会议管理流程
1.会前准备：确认参会人员，提前3天发送会议通知，明确议题及时间。
2.会议记录：指定专人记录，会后整理会议纪要并分发给所有参会者。
3.决议执行：对会议决议需制定跟进计划，并定期汇报进展。
（三）办公环境维护
1.日常清洁：每日下班前，个人工位需整理整齐，公共区域由文员负责清洁。
2.用水用电：离开办公室时，关闭电脑、灯等设备，节约资源。
3.禁止行为：禁止在办公区域吸烟、喧哗，维护安静的工作氛围。
四、附则
1.本规程自发布之日起执行，如有调整需另行通知。
2.全体员工应定期学习本规程，确保理解并遵守各项规定。
3.对于违反本规程的行为，将视情节轻重进行相应处理。
一、总则
办公室是组织日常运营的核心场所，为确保工作高效、有序进行，特制定本工作规程。本规程旨在明确岗位职责、优化工作流程、提升工作效率，营造整洁、和谐的工作环境。全体员工应严格遵守本规程，共同维护良好的办公秩序。
二、岗位职责与权限
（一）行政人员
1.负责日常办公用品的采购、分发与管理，确保库存充足。
（1）每月初盘点现有办公用品（如笔、纸、文件夹等）库存，列出需求清单。
（2）根据需求清单，选择合格供应商进行采购，确保产品质量符合标准。
（3）到货后进行验收，核对数量、型号，无误后入库登记，并分类存放。
（4）按需分发至各部门，并记录分发情况，定期检查使用情况及库存周转。
2.协调各部门会议安排，包括场地预订、设备调试等。
（1）接收会议申请后，查询可用会议室，确认预订时间。
（2）协调所需设备（如投影仪、麦克风等），提前进行测试，确保正常运行。
（3）会议前发送参会提醒，并准备会议所需资料（如签到表、议程等）。
（4）会后清理会场，回收设备，并收集反馈以改进服务。
3.处理来访人员接待工作，维护公司形象。
（1）着装整洁，精神饱满，主动问候来访者，并询问事由。
（2）引导来访者至会客区或指定区域，如需等候，提供茶水或阅读材料。
（3）及时联系被访人员，安排对接或传递信息，确保沟通顺畅。
（4）来访者离开时，礼貌道别，并保持接待区域整洁。
4.负责文件收发、归档及电子文档管理。
（1）文件收发：每日定时检查邮箱、快递，核对文件信息，及时转交相关人员，并记录收发日志。
（2）文件归档：按部门、日期分类，使用统一的归档标签，纸质文件需标注密级和保管期限。
（3）电子文档管理：建立清晰的文件夹结构，定期备份重要数据至云端或外部硬盘，并设置访问权限。
（二）文员
1.协助行政人员完成文件复印、扫描等辅助性工作。
（1）操作复印机时，确认纸张方向和数量，检查机器状态，避免卡纸。
（2）扫描文件需确保分辨率和格式符合要求，命名规范，并上传至指定位置。
（3）对破损文件进行修复后再进行复印，保证文件完整性。
2.负责办公区域的日常清洁监督，确保环境整洁。
（1）每日检查公共区域（如茶水间、会议室）的卫生情况，安排清洁人员。
（2）监督垃圾分类，确保废纸、可回收物等分类投放。
（3）定期检查绿植浇水情况，保持办公区域生机。
3.协调快递、信件的中转与分发。
（1）每日定时检查快递柜和信箱，核对收件人信息，及时通知相关人员。
（2）对大宗快递进行登记，按部门分拣，并派送至指定地点。
（3）处理无法投递的快件，联系发件人确认地址或退回。
4.记录并跟进部门内部通知事项。
（1）接收通知后，整理关键信息，通过邮件或公告栏发布。
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