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合同管理制度规定

**一、合同管理制度概述**

合同管理制度是企业规范合同管理活动、防范法律风险、提高经营效率的重要保障。通过建立科学、规范的合同管理体系，企业能够确保合同的有效性、合规性，并提升合同履约能力。本制度规定涵盖了合同起草、审批、履行、归档等全流程管理要求，适用于企业所有涉及对外签署的合同。

**二、合同管理流程**

合同管理应遵循“统一归口、分级负责、流程规范”的原则，具体流程如下：

（一）合同起草与审核

1.合同需求提出：业务部门根据业务需求提出合同起草申请，并附相关背景材料。

2.合同模板使用：优先使用企业标准合同模板，如无适用模板，需经法务部门审核模板合规性。

3.内容审核：业务部门完成初稿后，提交法务部门进行法律风险审核，重点关注合同主体、权利义务、违约责任等条款。

（二）合同审批

1.审批权限划分：根据合同金额、业务类型设定不同审批层级，例如：

-10万元以下合同由部门负责人审批；

-10万元至100万元合同由分管领导审批；

-100万元以上合同需提交总经理办公会审议。

2.审批流程：合同审核通过后，按审批权限逐级签署审批意见，审批不通过的需退回修改。

（三）合同签署与备案

1.签署要求：

-纸质合同需双方法定代表人或授权代表签字盖章；

-电子合同需通过可靠的电子签章平台签署，并存储签署记录。

2.备案管理：签署完成后，合同原件归档至档案管理部门，电子版存入企业合同管理系统。

（四）合同履行监控

1.履行期限管理：法务或业务部门定期跟踪合同关键节点（如付款、交付等），确保按约定履行。

2.风险预警：对可能违约的情形（如对方资金链断裂、交付延迟等）及时预警，并制定应对措施。

（五）合同归档与更新

1.归档要求：合同及相关附件需按年度分类归档，保管期限不少于5年，涉及长期合作的合同可设定永久保存。

2.更新机制：合同履行过程中如遇法律法规变更或双方协商调整，需履行变更审批程序并签署补充协议。

**三、合同管理责任**

（一）业务部门责任

1.负责合同需求的提出与初步条款拟定；

2.配合法务部门完成合同审核，确保内容完整、合规；

3.跟踪合同履行情况，及时反馈问题。

（二）法务部门责任

1.制定和解释合同管理制度；

2.审核合同法律风险，提供专业意见；

3.监督合同履行，处理争议纠纷。

（三）财务部门责任

1.核对合同中的付款条款，确保资金安全；

2.协助业务部门完成收款或付款操作。

**四、附则**

1.本制度适用于企业所有合同管理活动，解释权归法务部门。

2.各部门需定期参与合同管理培训，提升合规意识。

3.制度修订需经管理层审议通过后发布实施。

**（续）三、合同管理责任**

（一）业务部门责任

1.**负责合同需求的提出与初步条款拟定**：

-业务部门需根据业务场景（如采购、服务、合作开发等）明确合同目标，并整理以下材料：

(1)合同背景说明：项目概述、合作目的、关键交付物等；

(2)对方信息：名称、地址、法定代表人或授权代表联系方式；

(3)核心条款草案：包括合作范围、价格、付款方式、交付标准、违约责任等初步建议。

-草案需经部门内部评审，确保业务逻辑清晰、目标可达成。

2.**配合法务部门完成合同审核，确保内容完整、合规**：

-提供完整业务资料，包括但不限于：

(1)报价单、技术规格书；

(2)前期沟通记录、谈判要点；

(3)风险评估表（如涉及知识产权、数据安全等特殊条款）。

-根据法务反馈修改条款，必要时组织跨部门讨论确认。

3.**跟踪合同履行情况，及时反馈问题**：

-建立合同台账，记录关键节点（如交付日期、付款节点）及实际进展；

-对偏差（如延迟交付、质量不符）需在72小时内上报，并附解决方案建议；

-定期（如每月）向管理层汇报重大合同进展及潜在风险。

（二）法务部门责任

1.**制定和解释合同管理制度**：

-负责制度细则的编写、修订及培训宣贯；

-解答各部门关于合同条款、审批流程的疑问，提供标准化指引。

2.**审核合同法律风险，提供专业意见**：

-重点审核以下内容：

(1)合同主体资格：确认对方营业执照、资质证书有效性；

(2)条款合法性：避免约定无效义务（如强制交易、不合理限制）；

(3)责任分配：确保违约责任、争议解决方式（如仲裁/诉讼）明确合理。

-出具书面审核意见，标注高风险条款并提出修改建议。

3.**监督合同履行，处理争议纠纷**：

-对金额超过50万元的合同进行履约抽查，确保关键条款执行；

-争议发生时，协调双方协商，必要时提供法律支持方案（如调解建议、证据收集指导）。

（三）财务部门责任

1.**核对合同中的付款条款，确保资金安全**：

-审核付款条件