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企业内外部沟通协调会议纪要模板

一、适用范围与常见应用场景

内部场景：项目进度同步会、资源协调会、流程优化研讨会、部门间协作推进会；

外部场景：客户需求沟通会、供应商合作洽谈会、第三方服务机构对接会（如律所、咨询机构）、行业交流对接会。

二、会议纪要全流程操作指引

（一）会前准备：明保证证高效

确定会议目标与议程

组织人（或发起部门）需提前明确会议核心目标（如“解决项目A资源冲突”“明确客户B需求细节”），并梳理3-5个关键议题，按优先级排序形成议程。

议程需包含：议题背景、讨论要点、预期成果（如“达成资源调配方案”“确定交付时间节点”）。

确认参会人员与分工

内部会议：提前通知相关部门负责人及核心执行人，保证涉及决策或资源协调的关键人员参会；

外部会议：需提前确认对方参会人职务及对接需求（如客户方需业务决策人、技术负责人参会），并同步己方参会人角色（主谈人、记录人、技术支持等）。

指定专人担任记录人，提前熟悉模板结构，准备录音设备（需提前告知参会方）或会议记录工具（如飞书文档、腾讯文档）。

准备背景材料

提前1-2天向参会人分发会议背景资料（如项目进度表、需求文档、上次会议纪要待办完成情况），保证各方对讨论基础有共识。

（二）会中记录：聚焦核心，抓准关键

记录会议基本信息

会议名称：需体现核心内容（如“2024年Q3项目A资源协调会”“客户C系统需求对接会”）；

时间：精确到分钟（如“2024年X月X日14:00-16:30”）；

地点：线上会议需注明平台（如“腾讯会议，会议号X”），线下会议注明具体会议室；

主持人：记录主持人姓名及职务；

记录人：填写记录人姓名及联系方式（内部会议可填工号，外部会议可填对接人）。

精准捕捉讨论内容

按“议题-讨论要点-分歧点-共识”结构记录：每个议题先简要说明背景，再提炼各方核心观点（避免逐字记录，重点关注“为什么这么想”“关键数据支撑”），对未达成共识的分歧点需明确标注（如“技术部认为需2周开发，市场部希望1周交付，需进一步评估压缩可行性”）。

区分“陈述性内容”与“决策性内容”：客户需求描述、部门现状说明等为陈述性内容；资源分配方案、时间节点确认、责任人指派等为决策性内容，需重点记录。

明确决议与待办事项

决议：对每个议题的最终结论需清晰表述（如“决议：项目A优先调配研发部3名工程师，支持功能模块开发，周期为2周”）；

待办事项：需包含“任务描述、负责人、截止时间、交付成果、协作方”五要素（如“任务：完成客户C系统原型图修改；负责人：设计部经理；截止时间：X月X日；交付成果：标注修改意见的原型图V3.0；协作方：产品部专员”）。

（三）会后整理：及时输出，闭环管理

初稿撰写与审核

会议结束后2个工作日内，记录人需整理初稿，重点检查：信息完整性（时间、地点、参会人等关键要素无遗漏）、决议与待办事项准确性（负责人、截止时间与会议记录一致）、表述简洁性（避免口语化，用书面语提炼）。

内部会议：初稿需经主持人审核确认；外部会议：初稿需经己方主谈人审核，涉及客户或供应商的关键决议需同步对方对接人确认（可通过邮件或即时通讯工具发送“会议纪要（确认版）”，注明“如有异议请在X月X日前反馈”）。

正式分发与归档

确认无误后，按“参会人+需知人”范围分发（内部会议抄送相关部门负责人，外部会议抄送对方对接人及己方相关协作部门）；

归档：将会议纪要（含确认版邮件截图）、背景材料、参会名单等整理至企业共享文档系统（如钉钉知识库、企业网盘），按“年份-月份-会议类型”分类命名，保存期限不少于3年（外部关键会议建议保存5年）。

待办跟进与反馈

记录人需在截止时间前1天，通过系统提醒或即时通讯工具向负责人待办事项；

待办完成后，负责人需反馈结果至记录人，记录人更新“待办完成情况”并同步相关方，形成“计划-执行-反馈”闭环。

三、标准化会议纪要模板

会议基本信息

会议名称

例：2024年Q3项目A资源协调会

会议时间

例：2024年X月X日14:00-16:30

会议地点

例：公司3楼第一会议室/腾讯会议（会议号：X，密码：X）

主持人

例：运营部*总监

记录人

例：行政部*专员（工号：X）

参会人员（内部）

例：研发部经理、市场部主管、财务部*专员

参会人员（外部）

例：客户公司总监（业务负责人）、供应商经理（技术对接）

缺席人员及原因

例：研发部*工程师（因客户现场调试请假，已同步会议纪要）

议题讨论与决议

议题一：项目A当前进度及资源需求背景：项目A进入开发阶段，研发部提出人力不足影响交付。讨论要点：-研发部经理：现有5名工程师需同时支持项目A、B，预计功能模块开发延迟1周；-市场部主管：客户要求X月X日前交付原型，延迟将影响合同尾款支付；-财务部专员：若增加外部人力，预算需增加5万元。分歧点：是