行政人员请假审批流程操作指南.docVIP

行政人员请假审批流程操作指南

一、适用情形与对象

本流程适用于公司全体员工因个人原因需申请各类假期（如病假、事假、年假、婚假、产假、丧假等）时的审批管理。行政人员作为流程执行者，需协助员工完成申请、跟进审批进度、记录假期信息及归档材料，保证请假流程规范有序。

二、详细操作步骤

（一）员工提交申请

填写申请表：员工登录公司OA系统或至行政部领取《请假申请表》（详见模板），准确填写以下信息：

个人基本信息（姓名、工号、所属部门、职位）；

请假类型（如病假/事假/年假等，需注明具体假期名称）；

请假起止时间（精确到小时，如“2024年5月20日9:00-2024年5月20日17:00”）；

请假事由（简明扼要说明原因，如“突发感冒需就医”“处理家庭紧急事务”等）；

附带证明材料（根据请假类型提供，如病假需附医院诊断证明复印件、事假需附相关说明材料等）。

提交申请：员工将填写完整的《请假申请表》及证明材料提交至直属部门负责人处，或通过OA系统发起线上审批（若公司启用电子流程）。

（二）直属部门负责人审批

审核事由与时长：部门负责人需核对员工请假事由是否合理、请假时长是否与工作安排冲突（如涉及项目关键节点，需评估对工作的影响）。

签署审批意见：审核通过后，在《请假申请表》“直属部门负责人审批”栏签署“同意”及姓名、日期；若不予同意，需注明原因并反馈员工，协商调整假期或拒绝申请。

传递至下一环节：审批通过后，将《请假申请表》及材料转交至部门分管负责人（若有）或行政部。

（三）部门分管负责人审批（非必经环节，根据公司层级设置）

复核与确认：分管负责人再次审核请假的必要性，重点关注跨部门协作岗位的请假是否需提前协调工作交接。

签署审批意见：同意后签署姓名及日期；若需调整，与员工、直属负责人沟通后明确意见。

（四）行政部备案与记录

材料接收与核对：行政人员收到《请假申请表》及证明材料后，检查信息是否完整、材料是否符合要求（如病假证明是否加盖医院公章、事假事由是否清晰等），若有缺失需及时联系员工补充。

录入假期记录：在员工假期台账中登记请假信息（含请假类型、起止时间、时长、审批状态），同步更新考勤系统数据（若适用）。

归档材料：将审批完成的《请假申请表》及证明材料分类归档，按月度整理存档，保存期限不少于1年。

（五）审批结果反馈

通知员工：行政人员确认最终审批结果后，通过OA系统、工作群或电话告知员工，明确假期是否生效及起止时间。

特殊情况处理：若员工在非工作时间或紧急情况下请假（如突发疾病需立即就医），可先通过电话向直属负责人及行政部报备，补填《请假申请表》及证明材料，审批流程追溯至请假发起时间。

三、请假申请表模板

请假申请表

申请人信息

请假申请

审批流程

备注

四、重要提示与常见问题

（一）员工注意事项

提前申请：除突发紧急情况外，各类假期需提前提交申请，以便部门统筹工作安排（年假需提前7天申请，婚假、产假等法定假期需提前15天申请）。

材料真实：提供的请假证明材料需真实有效，若存在虚假信息，公司将按相关规定处理。

工作交接：请假前需与同事完成工作交接，明确紧急事务联系人，保证假期内工作不受影响。

假期余额查询：可通过OA系统或咨询行政部查询本人剩余假期额度（如年假、调休假等）。

（二）行政人员注意事项

时限跟进：审批流程中若某个环节超时3个工作日未反馈，需主动联系相关负责人催办，避免流程延误。

特殊情况记录：对紧急请假、跨天请假或长期请假（超过7天）的情况，需在台账中备注特殊说明，便于后续核查。

保密要求：妥善保管员工请假信息及证明材料，不得泄露个人隐私。

（三）常见问题处理

审批被拒后如何处理：若员工对审批结果有异议，可向行政部提出申诉，由行政部协调双方沟通，必要时提交至公司管理层裁定。

请假期间突发工作需求：若员工在假期中被安排紧急工作，需根据工作重要性评估是否提前返岗，并及时与行政部更新假期状态。

假期逾期未续假：假期结束后未返岗且未办理续假手续的，按旷工处理，行政部需及时记录并反馈至人力资源部。