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采购流程优化标准作业程序

一、适用范围与典型应用场景

本标准作业程序（SOP）适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型企业）的采购部门，用于规范从需求提出到付款结算的全流程操作，旨在提升采购效率、控制采购成本、降低合规风险。

典型应用场景包括：

企业日常生产物资、办公用品、服务类采购的流程标准化；

新设立采购部门或采购团队流程搭建时的操作指引；

现有采购流程优化后的落地执行；

采购岗位人员培训及操作考核的依据。

二、采购流程优化操作全流程详解

（一）需求提出与审批

责任部门/人：需求部门（使用部门）、需求部门负责人、采购部、财务部（预算审核）

关键动作：

需求发起：需求部门根据业务需要（如生产缺料、办公耗材不足、项目服务需求等），填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、预计单价、预算金额、需求日期、用途说明等关键信息。

部门初审：需求部门负责人（如*经理）对需求的合理性、必要性进行审核，确认无误后签字。

采购部复核：采购部收到需求后，重点审核：

需求是否与采购计划匹配；

规格型号是否清晰，避免模糊描述（如“一批办公用品”需明确具体品类及数量）；

预算金额是否符合公司财务规定（超预算需求需附《预算调整申请表》）。

财务部预算审核：财务部对需求的预算合理性进行审核，确认资金来源及预算额度后签字。

最终审批：根据采购金额及公司权限，由对应层级领导（如总监、总经理）审批（审批权限见下表）。

审批层级

采购金额（单笔）

部门负责人

≤5000元

采购部负责人

5001-20000元

分管总监

20001-50000元

总经理

＞50000元

（二）供应商选择与管理

责任部门/人：采购部、需求部门、质检部（如需）

关键动作：

供应商寻源：

采购部根据需求类型（如标准品、非标品、服务类），通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购等方式筛选供应商；

优先从《合格供应商名录》中选择，名录内无合适供应商时，需开展新供应商开发（含资质初审、样品测试、现场考察等）。

供应商评估：

采购部组织需求部门、质检部对供应商进行综合评估，评估维度包括：资质证书（营业执照、相关行业许可证等）、产品质量（过往供货合格率、样品检测报告）、价格竞争力、交付能力（产能、物流方案）、服务水平（售后响应、技术支持）、财务状况（审计报告、信用记录）等；

填写《供应商评估表》，评分达标（总分≥80分，百分制）方可纳入候选名单。

确定供应商：

金额≤20000元的采购，可采用“询价比价+采购部负责人审批”方式确定供应商；

金额＞20000元的采购，需组织招标或由评审小组（含采购、需求、财务、法务）综合评估后确定；

结果经分管领导审批后，向供应商发出《中标通知书》或《采购意向确认函》。

供应商档案管理：

采购部建立《供应商档案》，内容包括基本信息、评估记录、合作业绩、奖惩记录等；

每年对合格供应商进行复评，不合格供应商从名录中清除。

（三）订单执行与确认

责任部门/人：采购部、供应商、需求部门

关键动作：

订单：采购部根据审批通过的《采购需求申请表》及确定的供应商信息，在ERP系统中《采购订单》（PO），明确订单号、物料/服务信息、数量、单价、总价、交付日期、交付地点、付款方式、质量标准、违约责任等条款。

订单确认：采购部将《采购订单》发送至供应商确认，供应商需在2个工作日内反馈确认结果（盖章扫描件或线上确认）；如有异议，双方协商一致后修改订单。

需求部门确认：对技术参数、规格要求较高的非标品，需求部门需参与订单技术条款的最终确认，保证与需求一致。

（四）交付与验收

责任部门/人：供应商、采购部、需求部门、质检部

关键动作

交付跟踪：供应商按订单约定时间交付，提前1个工作日通知采购部及需求部门；采购部跟踪物流信息，保证交付及时性。

现场清点：需求部门或仓库人员对照《采购订单》进行数量清点、外观检查，确认包装完好、数量无误后，在《送货单》上签字确认。

质量检验：

标准品：需求部门或质检部按《质量检验标准》进行抽检或全检，合格后出具《验收入库单》；

非标品/服务类：需联合需求部门、技术部进行专项验收，出具《验收报告》。

异常处理：

数量不符：当场与供应商确认，短缺部分要求3个工作日内补足，超额部分暂存仓库并通知采购部协调；

质量不合格：填写《采购异常处理单》，采购部在2个工作日内与供应商协商退换货或索赔，需求部门同步启动备用方案（如临时采购），保证生产/运营不受影响。

（五）付款结算

责任部门/人：采购部、财务部、供应商

关键动作：

单据收集：采购部收集完整结算单据，包括：《采购订单》《验收入库单》《增值税专用发票》《采购异常处理单》（如有）、合同/订单确认函等。

单据审核：

采购部审核单据一致性（订单号、数量、金额、供应商信息是否匹配）；

财务部审核发票合规