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IT设备采购及维护标准化管理手册

前言

为保证公司IT设备采购流程规范、资源高效利用，同时保障设备全生命周期内的稳定运行与维护质量，降低运营风险，特制定本手册。本手册基于标准化管理理念，整合采购、使用、维护、报废等环节核心要求，为公司各部门提供统一操作指引，实现IT设备管理的“流程化、规范化、可追溯化”。

一、手册适用范围与核心目标

（一）适用范围

本手册适用于公司所有IT设备的采购申请、审批、执行、验收、日常维护、故障处理、报废处置等全流程管理，涵盖设备类型包括但不限于：

计算算设备：台式电脑、笔记本电脑、服务器、工作站；

网络设备：路由器、交换机、防火墙、无线AP；

外部设备：打印机、投影仪、扫描仪、移动存储设备；

其他辅助设备：UPS电源、机柜、KVM切换器等。

（二）核心目标

规范采购流程，保证设备选型符合业务需求，成本可控；

明确维护责任，延长设备使用寿命，减少故障停机时间；

建立资产台账，实现设备信息动态跟踪，杜绝资产流失；

控制安全风险，保障数据安全与设备合规使用。

二、各部门管理职责划分

（一）需求部门

根据业务发展需要，提交《IT设备采购需求申请表》，明确设备用途、数量、技术参数及预算；

负责设备日常使用保管，配合IT部门开展维护与巡检；

及时反馈设备故障，协助IT部门定位问题并验收维修结果。

（二）IT部门

审核需求部门提交的技术参数合理性，提供专业选型建议；

牵头组织设备采购的技术评估、到货验收与资产登记；

制定设备维护计划，执行日常维护、故障维修、定期巡检；

管理IT设备台账，更新设备状态（使用、维修、报废等）；

负责设备报废的技术鉴定与数据清除。

（三）采购部门

根据IT部门确认的技术参数与采购申请，执行采购流程（比价、招标等）；

负责供应商资质审核与合同签订，保证设备质保条款合规；

协调供应商交货时间与售后支持，跟进采购进度。

（四）财务部门

审核采购预算的合规性，办理付款手续；

参与设备资产价值核算，监督报废处置的残值回收。

三、IT设备标准化采购流程

（一）需求申请与初审

需求发起：需求部门填写《IT设备采购需求申请表》（见模板1），需注明设备名称、型号规格、数量、用途、预期使用人、预算金额及选型依据（如功能要求、兼容性说明等），部门负责人签字确认后提交至IT部门。

初审：IT部门收到申请后2个工作日内完成初审，重点核查：

设备必要性是否与业务匹配；

技术参数是否合理（避免过度配置或功能不足）；

预算是否符合公司成本控制标准。

初审通过后，IT部门负责人签字；不通过则反馈需求部门调整。

（二）技术参数确认与预算审核

技术参数细化：IT部门根据初审意见，结合公司现有设备兼容性、未来扩展需求，细化技术参数（如CPU、内存、存储、接口类型等），形成《IT设备技术规格说明书》，需求部门确认签字。

预算审核：采购部门根据技术规格说明书进行市场询价，编制采购预算，提交财务部门审核。财务部门重点核查预算金额与市场行情的匹配度、是否符合年度预算安排，审核通过后进入采购执行环节。

（三）供应商选择与合同签订

供应商筛选：采购部门通过公开招标、询价比价或定向采购（单一来源采购需说明理由）方式选择供应商，优先选择具备资质认证（如ISO9001）、售后服务完善的市场主流品牌。

合同签订：采购部门与供应商签订采购合同，明确以下条款：

设备型号、数量、价格、交付时间及地点；

质保期限（硬件至少1年，软件至少3个月）及售后服务响应时间（如4小时响应、24小时现场支持）；

违约责任（如延迟交货、设备不符规格的赔偿标准）。

（四）到货验收与资产入库

到货核对：设备送达后，IT部门、需求部门、采购部门共同开箱验收，核对：

设备名称、型号、数量是否与合同一致；

外观是否有损坏、配件是否齐全（电源线、说明书、保修卡等）；

随机文件（合格证、出厂检测报告）是否完整。

功能测试：IT部门对设备进行通电测试，安装操作系统及必要软件，检查硬件功能（如内存检测、硬盘坏道扫描）与网络连通性，保证设备正常运行。

资产登记：验收合格后，IT部门填写《IT设备到货验收单》（见模板2），更新《IT设备台账》（见模板3），分配唯一资产编号（格式：部门代码-设备类型-年份-序号，如“IT-SRV-2024-001”），粘贴资产标签。采购部门将验收单、合同、发票等资料提交财务部门入账。

（五）领用与发放

需求部门凭《IT设备领用申请表》（需部门负责人签字）至IT部门领取设备，IT部门核对领用信息后，发放设备并签署《IT设备领用登记表》（见模板4），同时向使用部门说明设备操作规范、注意事项及保修流程。

四、IT设备全生命周期维护流程

（一）日常维护

责任主体：设备使用人为日常维护第一责任人，IT部门提供技术指导。

维护内容：

设备清洁：每周清洁设备表面灰尘，每季