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合同管理文件范本与审核指南

一、引言

合同是企业经营活动中明确权利义务、防范法律风险的核心工具。规范的合同管理能够有效降低交易纠纷、保障企业合法权益，同时提升运营效率。本指南旨在为各类企业及组织提供合同管理的全流程操作规范、通用范本及风险防控要点，助力实现合同管理的标准化、合规化。

二、适用范围与典型应用场景

本指南适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同管理活动，覆盖以下典型场景：

日常经营类：采购合同（原材料、设备、服务等）、销售合同（产品、服务交付）、租赁合同（办公场地、生产设备）等；

合作类：战略合作协议、委托开发合同、加盟合同、联营协议等；

项目类：工程项目承包合同、技术服务合同、咨询服务合同等；

人力资源类：劳动合同、劳务派遣协议、保密协议等；

其他特殊场景：知识产权许可合同、股权转让协议、资产转让合同等。

无论企业规模大小（如中小企业、集团化公司）、行业属性（如制造业、服务业、互联网行业），均可参考本指南开展合同管理工作。

三、合同管理全流程操作指南

合同管理需遵循“事前预防、事中控制、事后完善”的原则，分为起草、审核、签署、履行、归档五个核心阶段，具体操作

（一）合同起草：明确需求，规范内容

起草前准备

需求梳理：明确合同目的（如采购设备、技术服务）、核心权利义务（如交付标准、付款方式）、关键条款（如违约责任、争议解决）；

资料收集：收集对方主体信息（营业执照、法定代表人身份证明）、过往交易记录、行业标准及技术规范等；

模板选择：优先使用企业标准合同模板（如有），无模板时参考本指南“合同范本模板”。

起草要点

结构完整：包含合同编号、双方主体信息、合同标的、数量/质量、价款/支付、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决、其他约定、签署页等核心模块；

条款清晰：避免模糊表述（如“大概”“左右”），明确具体数值（如“2024年12月31日前交付”“质量符合GB/T19001-2016标准”）；

风险预判：针对行业特性设置特殊条款（如采购合同中的“质量保证期”、服务合同中的“验收标准”）。

（二）合同审核：多层把关，防控风险

审核流程

初审（业务部门）：审核合同内容是否符合业务需求（如采购数量是否匹配生产计划、服务范围是否明确）、数据是否准确（如价款、日期、数量）；

复审（法务/合规部门）：审核法律合规性（如条款是否违反法律法规、是否存在无效情形）、权利义务对等性（如违约责任是否双方对等）、风险点识别（如管辖约定是否明确、担保措施是否到位）；

终审（管理层）：审核合同对企业战略的影响（如长期合作条款是否符合公司发展规划）、成本效益（如价款是否在预算范围内）。

审核重点

主体资格：核实对方营业执照（是否在有效期内、经营范围是否覆盖合同内容）、签约人权限（如为法定代表人，需提供身份证明；如为授权代表，需提供授权委托书及代理人身份证明）；

核心条款：

标的：明确名称、规格、型号（如“笔记本电脑：ThinkPadX1Carbon，i7处理器，16GB内存，512GB固态硬盘”）；

质量：约定标准（如国家标准、行业标准或双方确认的样品）、验收方式（如“到货后7日内完成验收，出具验收报告”）；

价款：明确金额、币种、支付方式（如“银行转账，分三期支付：签约后30日内支付30%，验收合格后支付60%，质保期满后支付10%”）、发票类型；

履行期限：明确起始/截止时间、阶段性节点（如“项目开工日期：2024年10月1日，竣工日期：2025年3月31日”）；

违约责任：量化违约金（如“逾期交付，每逾期1日按合同总额的0.05%支付违约金，最高不超过合同总额的10%”）、明确解除合同条件；

争议解决：优先约定协商解决，协商不成时选择诉讼或仲裁（如“提交合同签订地有管辖权的人民法院诉讼”或“提交仲裁委员会仲裁”）。

（三）合同签署：规范形式，保证生效

签署准备

最终审核通过后，由双方授权代表签字（如为法定代表人，需签字并加盖公章；如为授权代表，需提供授权委托书原件）；

保证合同文本为最终版本（避免“正本以签字盖章页为准”等模糊表述），一式多份（如双方各执1份，如需备案，增加相应份数）。

签署规范

加盖公章：公章需清晰、完整，与主体名称一致（如“有限公司公章”）；

签署日期：填写实际签署日期（生效日期以签署日期为准，或约定其他生效条件如“审批通过后生效”）；

特殊要求：如涉及部门审批、外商投资等需批准生效的合同，需完成审批手续后签署。

（四）合同履行：动态跟踪，及时应对

履行跟踪

建立合同履行台账，记录关键节点（如交付时间、验收情况、付款进度）；

定期与对方沟通，确认履行状态（如“每周五发送项目进度报告”），留存沟通记录（邮件、函件等）。

风险应对

对方违约：如逾期交付、质量不符，需及时发送《履约催告函》，明确整改要求及期限，必要时