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采购管理流程及供应商筛选工具指南

一、适用场景与价值

本工具适用于企业各类采购活动场景，包括但不限于：日常办公物资采购（如文具、设备耗材）、生产型企业的原材料及零部件采购、项目制采购（如工程建设、研发项目所需设备材料）、服务外包采购（如物流、咨询、IT运维等）。通过标准化流程与结构化工具，可帮助采购部门实现需求清晰化、供应商管理规范化、采购过程透明化，有效降低采购成本、控制供应风险，同时提升采购效率与供应商合作质量，为企业决策提供数据支撑。

二、标准化操作流程

（一）采购需求发起与需求确认

操作目标：明确采购需求内容，保证需求合理、可执行。

具体步骤：

需求提报：由需求部门（如生产部、行政部、项目部）填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、期望交付时间、预算金额、用途及特殊要求（如质量认证、环保标准等），提交至采购部门。

需求审核：采购部门收到需求后，联合需求部门、财务部（涉及预算时）进行审核。重点核对需求的必要性（是否符合业务规划）、预算合理性（是否在年度预算范围内）、技术参数的明确性（避免模糊描述）。

需求确认：审核通过后，采购部门与需求部门沟通确认最终需求细节，形成书面《采购需求确认单》，作为后续供应商筛选和采购执行的依据。

（二）供应商信息收集与初步筛选

操作目标：建立潜在供应商池，剔除不符合基本资质的供应商。

具体步骤：

信息收集：通过多渠道收集供应商信息，包括：

企业自有供应商库（历史合作供应商）；

行业展会、专业数据库（如招投标平台、行业名录）；

供应商主动报名（公开征集）；

需求部门推荐（需经采购部门核实资质）。

初步筛选：根据《供应商信息登记表》内容，对供应商进行基础资质审核，筛选标准包括：

营业执照（经营范围需覆盖采购品类）；

相关行业资质（如ISO质量体系认证、特种设备生产许可证、3C认证等，根据品类确定）；

基本经营状况（无严重失信记录、经营异常，可通过“信用中国”等公开渠道核实）；

供应能力（是否有足够产能、库存或服务团队）。

不符合任一标准的供应商予以淘汰，形成《初步合格供应商名单》。

（三）供应商详细评估与实地考察

操作目标：深入评估供应商的综合实力，保证其满足采购需求的核心要求。

具体步骤：

详细评估：采购部门组织成立评估小组（成员可包括采购专员、需求部门代表、技术专家、质量专员），根据《供应商评估打分表》对初步合格的供应商进行量化评分，评估维度及权重参考：

价格竞争力（25%）：对比同类产品/市场均价，评估报价合理性；

质量保障（30%）：质量体系认证、产品合格率、售后质量响应速度；

交付能力（20%）：生产周期、物流配送能力、逾期交付率；

技术与服务（15%）：技术方案匹配度、定制化能力、服务团队专业性；

企业信誉（10%）：行业口碑、合作案例、合同履约率。

评分低于60分（百分制）的供应商直接淘汰。

实地考察：对评分排名前3-5名的供应商（或根据采购金额决定考察范围），组织实地考察，重点核实：

生产/经营场所的真实性及规模；

生产设备、工艺流程是否与描述一致；

质量控制流程（如检验环节、不合格品处理机制）；

现场管理规范性（如5S管理、安全防护）。

考察后形成《供应商实地考察报告》，作为最终决策的重要依据。

（四）供应商确定与合同签订

操作目标：确定最终合作供应商，明确双方权利义务，规避合作风险。

具体步骤：

供应商确定：评估小组结合详细评分、实地考察结果及企业战略需求（如长期合作潜力、供应链稳定性），确定1-3家候选供应商，按优先级排序。

商务谈判：与候选供应商就价格、付款方式、交付周期、质量标准、违约责任等条款进行谈判，达成一致后形成《采购合同（草案）》。

合同审批：合同提交至法务部（审核条款合规性）、财务部（审核付款条款）、总经理/分管领导审批。审批通过后，双方签字盖章，合同正式生效。

（五）采购执行与过程监控

操作目标：保证采购订单按时、按质、按量交付，及时发觉并解决执行中的问题。

具体步骤：

订单下达：采购部门根据签订的合同，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、物品/服务明细、数量、交付时间、交付地点、验收标准等。

生产/备货跟踪：对于定制化产品或周期较长的采购，定期与供应商沟通生产/备货进度，保证其按计划推进，如有延迟风险及时协调解决（如调整交付时间、增加供应商资源）。

交付验收：供应商按约定交付后，需求部门联合质量部门根据《采购订单》及合同约定的验收标准进行验收，填写《物品/服务验收单》，确认数量、质量、规格等是否符合要求。验收不合格的，需书面通知供应商整改或退货，并明确整改时限。

（六）供应商绩效评价与反馈

操作目标：动态管理供应商，激励优秀供应商，淘汰不合格供应商，持续优化供应链。

具体步骤：

数据收集：在合作周期内（如每季度、