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会议室预订规程

一、概述

会议室预订规程旨在规范会议室的使用流程，确保会议资源得到合理分配和高效利用。本规程适用于所有需要使用会议室的部门及个人，通过明确预订流程、使用规范和注意事项，提升会议效率，保障会议环境。

二、预订流程

（一）预订申请

1.线上预订：通过公司内部会议室预订系统进行申请，填写会议主题、时间、参与人数等信息。

2.线下预订：前往行政部填写纸质预订表，提交相关申请信息。

（二）预订时间

1.提前预订：建议提前24小时提交预订申请，以便系统或行政部审核。

2.紧急预订：如遇紧急情况，可联系行政部协调临时会议室。

（三）预订确认

1.系统确认：线上预订后，系统将自动发送确认邮件至申请人邮箱。

2.行政部确认：线下预订后，行政部将电话或邮件通知申请人预订结果。

三、使用规范

（一）会议设备

1.投影仪：使用前检查投影仪是否正常，连接好相关设备（如电脑、手机）。

2.音响系统：测试麦克风和音响效果，确保会议音量适宜。

3.其他设备：如需使用白板、视频会议系统等，提前与行政部沟通。

（二）会议环境

1.照明：根据会议需求调整灯光亮度，确保环境舒适。

2.温度：调节空调温度，避免过冷或过热影响参会人员。

3.清洁：会议结束后，保持会议室整洁，关闭设备电源。

（三）使用守则

1.准时开始：会议应按预定时间开始，避免延误。

2.禁止无关活动：会议室仅用于会议，禁止长时间闲聊或进行与会议无关的活动。

3.设备保护：爱护会议室设备，如遇故障及时报修。

四、注意事项

（一）取消预订

1.提前通知：如需取消预订，应至少提前12小时通知行政部或系统。

2.避免资源浪费：频繁取消预订将影响后续使用权限。

（二）特殊需求

1.食品饮料：如需提供餐饮，需提前与行政部确认是否允许，并安排清洁。

2.指定会议室：如有特殊需求（如隔音要求），可联系行政部协调。

（三）违规处理

1.滥用资源：未经批准使用会议室，将影响个人或部门后续预订权限。

2.损坏设备：造成设备损坏需按价赔偿，并记录在案。

五、附则

本规程由行政部负责解释和更新，自发布之日起实施。如有疑问，可联系行政部咨询。

一、概述

会议室预订规程旨在规范会议室的使用流程，确保会议资源得到合理分配和高效利用。本规程适用于所有需要使用会议室的部门及个人，通过明确预订流程、使用规范和注意事项，提升会议效率，保障会议环境。

二、预订流程

（一）预订申请

1.线上预订：通过公司内部会议室预订系统进行申请，填写会议主题、时间、参与人数、所需设备等信息。具体步骤如下：

(1)登录预订系统：使用个人账号进入会议室预订平台。

(2)选择会议室：根据会议时间和人数需求，选择合适的会议室。系统会显示会议室的可用状态和容量。

(3)填写申请信息：输入会议主题、开始时间、结束时间、预计参与人数、是否需要视频会议设备、白板、投影仪等。

(4)提交申请：确认信息无误后，提交预订申请。系统将自动进入审核队列。

2.线下预订：前往行政部填写纸质预订表，提交相关申请信息。具体步骤如下：

(1)获取预订表：到行政部领取会议室预订申请表。

(2)填写申请信息：详细填写会议主题、预订日期、时间段、参会人数、所需设备等。

(3)提交申请：将填写完整的预订表提交给行政部工作人员。行政部将进行人工审核。

（二）预订时间

1.提前预订：建议提前24小时提交预订申请，以便系统或行政部审核。具体时间分配如下：

-工作日：至少提前1个工作日预订，以应对突发情况。

-周末或节假日：建议提前3天预订，因为会议室需求量较大。

2.紧急预订：如遇紧急情况，可联系行政部协调临时会议室。具体流程如下：

(1)电话联系：第一时间拨打行政部电话，说明紧急情况。

(2)提供信息：告知所需会议室的规格（如容纳人数、设备需求）。

(3)等待协调：行政部将尽快协调可用会议室，并及时通知结果。

（三）预订确认

1.系统确认：线上预订后，系统将自动发送确认邮件至申请人邮箱。邮件内容将包括：

-预订成功的会议室信息（名称、时间）。

-会议设备清单（如投影仪、麦克风等）。

-使用前注意事项（如设备调试指南）。

2.行政部确认：线下预订后，行政部将电话或邮件通知申请人预订结果。具体内容如下：

-确认预订信息（会议室名称、时间、设备）。

-提醒使用规范（如准时开始、保持整洁）。

-提供联系方式，以便咨询或变更预订。

三、使用规范

（一）会议设备

1.投影仪：使用前检查投影仪是否正常，连接好相关设备（如电脑、手机）。具体操作步骤如下：

(1)开启投影仪：按下电源键，等待设备启动。

(2)连接设备：使用HDMI或VGA线连接电脑或手机。

(3)调试画面：调整投影仪焦距和亮度，确保画面清晰