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财务报销审批流程标准化操作指引

一、引言

为规范公司财务报销管理，提高费用审批效率，保证报销行为合规、真实、合理，防范财务风险，特制定本操作指引。本指引适用于公司全体员工（含正式员工、实习生、劳务派遣人员）的各项日常费用报销，涵盖费用申请、审核、审批、支付及归档全流程，旨在统一标准、明确责任，保障公司资金安全与运营效率。

二、适用范围与业务场景概述

（一）适用费用类型

本指引适用于员工因公发生的以下费用报销：

日常办公费用：包括办公用品采购、打印复印、通讯费、快递费等；

差旅费用：包括交通费（机票、火车票、市内交通）、住宿费、餐补、补贴等；

业务招待费用：包括客户接待餐费、礼品费、活动场地费等；

其他合规费用：如培训费、市场推广费、维修费等（需符合公司预算管理规定）。

（二）适用部门与人员

申请主体：公司各部门员工（含项目负责人）为费用报销的直接申请人；

审核主体：部门负责人、项目负责人（涉及项目费用时）为部门审核第一责任人；

审批主体：财务部门、分管领导、总经理根据费用金额及类型分级审批。

（三）特殊业务场景

预借款报销：员工因公预借备用金后，需在费用发生完毕后10日内完成冲销报销；

跨部门费用：涉及多个部门共同承担的费用，需由主要受益部门牵头提交报销申请，附各部门费用分摊说明；

项目费用：需同步填写《项目费用归集表》，明确费用归属项目编号及预算科目。

三、报销申请发起阶段操作规范

（一）操作主体

费用报销申请人（员工本人或经办人）。

（二）操作流程

1.登录报销系统/领取纸质单据

线上报销：员工通过公司OA系统“财务报销”模块登录，选择对应费用类型（如“差旅费”“办公费”），自动《费用报销单》基础信息（含申请人姓名、部门、工号等）；

线下报销：至行政部领取纸质《费用报销单》（一式两联），用黑色签字笔填写基础信息。

2.填写报销单核心信息

费用归属：明确费用归属部门（若为跨部门费用，需标注主要承担部门）、归属项目（若有，填写项目编号）；

费用明细：按费用类型逐项填写，每项需注明“费用发生日期”“具体事由”“金额”“发票号码”，如“2023年10月15日，北京客户洽谈会议餐费，350元，发票代码：0123”；

报销总额：小写金额与大写金额保持一致，大写金额需顶格书写，“元”后加“整”字（如“人民币叁佰伍拾元整”）。

3.附件材料准备

附件是报销审核的核心依据，需按以下顺序整理并粘贴在报销单背面（线上报销需扫描清晰附件）：

发票类：增值税发票（电子发票需打印并标注“已报销”，避免重复使用）、行程单（机票/火车票）、消费清单（如酒店账单、餐饮小票）；

审批类：《业务招待费申请单》（单笔金额超500元需提前填写）、《出差审批单》（含出差事由、地点、天数、标准）；

证明类：活动方案（市场推广费）、会议通知（培训费）、维修报价单（维修费）等。

4.提交申请

线上提交：在OA系统中附件后，提交至部门负责人审批，系统自动发送待办提醒；

线下提交：将填写完整、附件齐全的纸质《费用报销单》交至部门助理，由部门助理统一提交至部门负责人。

（三）模板工具：《费用报销单》

项目

填写说明

报销单号

线上系统自动，线下报销由行政部按“部门-日期-序号”规则编制（如“SC001”）

部门/项目编号

所属部门全称，归属项目需填写公司统一编号（如“市场部-ZQ2023-001”）

申请人信息

姓名、工号、联系电话（填写常用手机号）

报销日期

费用实际发生日期的最后一日（如差旅费10月10日-12日，报销日期填写10月12日）

费用明细

按行填写，每行对应一张发票或一类费用，注明“日期、事由、金额、发票号码”

报销总额（小写/大写）

金额合计，大小写一致，大写需顶格书写

附件清单

列出附件名称及数量（如“增值税发票1张，行程单1张”）

申请人签字

需手写签名，日期填写提交当日

四、部门审核阶段操作规范

（一）操作主体

部门负责人（或部门授权的审核人，需提前向财务部报备授权书）。

（二）审核要点

1.业务真实性核查

核对费用明细与实际业务是否匹配：如差旅费需核对出差审批单与行程单地点是否一致，招待费需核对客户名称、招待事由与业务关联性；

检查附件是否完整：发票、审批单、证明材料是否齐全，避免“无票报销”或“附件缺失”。

2.预算符合性审核

确认费用是否在部门年度预算内：超预算费用需提前填写《超预算费用申请表》，附分管领导审批意见；

项目费用需核对是否在项目预算科目内：如“市场推广费”不得计入“研发费”预算。

3.报销规范性检查

检查报销单填写是否规范：大小写金额是否一致、事由是否清晰、附件是否粘贴整齐；

核对发票合规性：发票抬头为公司全称（“科技有限公司”），税号、开户银行信息准确，印章清晰（发票专用章或财务章）。

（三）审核处