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行业通用产品说明书编写规范手册
前言
产品说明书是连接产品与用户的重要桥梁，其质量直接影响用户对产品的理解、使用体验及品牌信任度。为规范各行业产品说明书的编写流程与内容要求，保证说明书的专业性、准确性和易用性，特制定本手册。本手册适用于工业设备、消费电子、医疗器械、智能家居等多领域的产品说明书编写，旨在为编写人员提供统一的标准指引，提升产品信息的传递效率与合规性。
一、适用范围与应用场景
（一）适用产品类型
本手册适用于硬件类产品（如机械设备、电子设备、家电产品）、软件类产品（如应用软件、系统平台）及软硬件结合类产品（如智能终端、物联网设备）的使用说明书、安装说明书、维护说明书等技术文档的编写。
（二）适用编写人员
产品经理、技术文档工程师、质量管理人员、研发工程师及市场推广相关人员，均可依据本手册开展产品说明书编写工作。
（三）典型应用场景
新产品上市：需配套完整说明书，明确产品功能、使用方法及安全注意事项；
产品迭代升级：当产品功能、功能或结构发生变化时，需同步更新说明书内容；
法规合规要求：针对特定行业（如医疗器械、特种设备），需满足法规对说明书内容的强制性要求；
用户反馈优化：基于用户使用疑问或投诉，对说明书进行修订，提升信息准确性。
二、产品说明书编写流程与步骤
（一）第一步：编写需求分析与目标明确
目标：明确说明书的定位、核心内容及用户需求，避免编写方向偏离。
操作内容：
确定产品类型与目标用户（如普通消费者、专业技术人员、运维人员），分析用户的知识水平与使用场景；
梳理产品核心信息点，包括功能特点、技术参数、安装要求、操作步骤、安全规范、维护保养等；
收集相关法规与标准（如GB/T9969《工业产品使用说明书总则》、ISO20607《机械产品说明书编写指南》），明确合规性要求；
输出《编写需求确认单》，明确说明书范围、重点内容及交付时间，由项目负责人审核确认。
（二）第二步：资料收集与信息整合
目标：保证说明书内容的全面性与准确性，避免信息遗漏或错误。
操作内容：
内部资料收集：研发部门提供《产品规格书》《测试报告》，设计部门提供《产品图纸》《结构清单》，市场部门提供《用户调研报告》《竞品分析》；
外部信息收集：行业标准法规、用户常见问题反馈（客服记录、评论分析）、安全认证要求（如CE、CCC认证）；
信息整理与分类：建立信息库，将资料按“产品概述-技术参数-安装使用-维护保养-安全警示-故障排除”等模块分类，标注关键数据与待验证内容。
（三）第三步：内容结构框架设计
目标：构建逻辑清晰、层次分明的说明书结构，便于用户快速定位信息。
操作内容：
标准结构框架（可根据产品类型调整）：
封面（产品名称、型号、商标、生产厂家、版本号）
目录（章节标题及页码）
产品概述（功能、特点、适用范围、包装清单）
技术参数（功能指标、规格尺寸、工作环境）
安装与调试（安装步骤、接线图、初始设置）
使用说明（操作流程、功能按键、界面说明）
维护与保养（清洁方法、更换部件、周期检查）
安全警示（风险提示、操作禁忌、应急处理）
故障排除（常见问题、原因分析、解决方法）
附录（术语解释、联系方式、保修条款）
确定各章节的逻辑顺序，保证内容从“认知产品”到“使用产品”再到“维护产品”逐步递进。
（四）第四步：核心内容撰写规范
目标：保证内容表述准确、简洁，符合用户阅读习惯。
操作内容：
产品概述：用通俗语言描述产品核心功能与优势，避免堆砌技术术语；明确适用场景（如“适用于家庭日常烹饪”而非“适用于额定功率220V、频率50Hz的厨房环境”）。
技术参数：采用表格化呈现，参数名称规范（如“额定功率”而非“功率”），单位统一（如“V”“A”“W”），数值范围明确（如“工作温度：-10℃~50℃”）。
安装与使用：步骤化描述，每步配编号（如“1.确认安装环境：地面平整，远离热源”）；关键操作需配示意图或实物图（如“电源线接口位置如图2-1所示”）；避免使用“大概”“可能”等模糊词汇。
安全警示：按风险等级分类（危险、警告、注意），使用统一图标（如??表示警告），明确后果（如“警告：请勿在潮湿环境中操作，可能导致触电”）。
故障排除：以“现象-原因-解决方法”对应呈现，语言简洁（如“现象：设备无法开机；原因：电源未接通；解决方法：检查电源插座是否通电”）。
（五）第五步：多级审核与修订
目标：通过多环节审核，消除内容错误与合规风险。
操作内容：
自审：编写人员对照《编写需求确认单》检查内容完整性、准确性，重点核对技术参数、操作步骤与产品实际是否一致；
交叉审核：技术部门审核专业内容（如技术参数、安装步骤），市场部门审核用户导向性（如语言通俗性、场景贴合度），法务部门审核合规性（如安全警示、免责条款）；
专家审核：邀请行业专家或资深工程师对复
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