企业办公用品管理流程模板用品采购与库存管理.docVIP

企业办公用品采购与库存管理流程模板

一、适用范围与应用场景

二、办公用品采购与库存管理全流程操作指引

（一）需求提报与审批

需求发起

各部门根据实际工作需要，由部门内勤或指定人员填写《办公用品采购申请表》（见表1），明确物品名称、规格型号、预估数量、用途、期望到货日期等信息。

对于常规消耗品（如A4纸、笔、笔记本等），可按月度汇总提报；对于非常规或大额物品（如办公设备、专用耗材等），需单独提报并附加详细说明。

需求审批

部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，签字确认后提交至行政部。

行政部汇总各部门需求，对照《库存台账》（见表4）核对现有库存，避免重复采购。

根据采购金额执行分级审批：

单次采购金额≤500元：行政部经理审批；

500元＜单次采购金额≤2000元：行政部经理+财务部经理联合审批；

单次采购金额＞2000元：需报请公司分管领导（如行政总监）审批。

（二）采购执行与供应商管理

供应商选择

行政部建立《合格供应商名录》（见表5），定期评估供应商的资质、价格、供货能力、售后服务等，至少保留2-3家同类型供应商备选。

单次采购金额≥1000元时，需从《合格供应商名录》中选取至少2家供应商进行比价，填写《比价记录表》（见表6），优先选择性价比高、供货及时的供应商。

下单与合同管理

采购负责人根据审批通过的《办公用品采购申请表》及比价结果，向供应商下达采购订单，明确物品名称、规格、数量、单价、交货时间、付款方式等条款。

对于单次采购金额＞5000元或长期合作项目，需签订采购合同，合同需经法务部（或指定法务人员）审核、行政部负责人及公司分管领导签字盖章后生效。

订单跟踪与收货

采购负责人全程跟踪订单执行进度，保证供应商按时交货；若遇延期，需及时与供应商沟通并反馈至行政部及需求部门。

物品送达后，行政部组织验收（至少2人共同参与），对照采购订单核对物品名称、规格、数量、质量，确认无误后在《送货单》上签字验收；若发觉数量不符、质量问题或错发，需当场记录并联系供应商处理（退货、换货或补发）。

（三）入库登记与库存管理

入库操作

验收合格的物品，由行政部库管员及时在《入库登记表》（见表2）中登记，填写物品编号、名称、规格型号、单位、入库数量、单价、供应商、入库日期、存放位置等信息，并更新《库存台账》（见表4）。

物品需分类存放：按“办公用品类别”（如办公用纸、文具、设备耗材、清洁用品等）分区，按“规格型号”排序，张贴清晰标签（标注名称、编号、入库日期），便于查找。

库存预警与盘点

库管员设定库存安全阈值（如常用A4纸安全库存为5箱），当库存数量低于阈值时，系统自动（或手动）触发《库存补货提醒表》（见表7），推送至行政部及采购部，启动补货流程。

每月25日-28日进行月度库存盘点，由行政部牵头，财务部监盘，核对《库存台账》与实际库存数量，编制《月度库存盘点表》（见表8），若发觉盘盈、盘亏或毁损，需分析原因（如出入库登记错误、保管不当等）并出具《库存差异报告》，报行政部经理及财务部审批后处理（如调整台账、追究责任等）。

每年6月、12月进行全面盘点，重点核查高价值物品（如打印机、扫描仪等）的实物状态与使用记录，保证账实相符、资产安全。

（四）领用与退库管理

领用申请

员工领用办公用品时，需填写《办公用品领用申请表》（见表3），注明领用部门、物品名称、规格型号、领用数量、领用人、用途等信息。

部门负责人对领用数量的合理性进行审核（如避免个人领用过量或非工作用途领用），签字确认后提交至行政部。

领用发放

库管员核对审批通过的《办公用品领用申请表》与《库存台账》，确认库存充足后发放物品，领用人签字确认；若库存不足，需告知领用人预计到货时间或协调替代品。

大额物品（如单价＞500元的办公设备）领用需额外填写《资产领用登记表》，明保证管责任人、使用年限、归还要求等，行政部定期检查使用状况。

退库与报废处理

对于领用后多余或不适用的物品（如规格错误、功能冗余等），可由领用部门在15日内申请退库，库管员确认物品完好后办理退库手续，更新《库存台账》。

对于损坏、过期或无法修复的物品，由库管员填写《物品报废申请表》（见表9），注明物品名称、规格、数量、报废原因、残值预估等信息，经行政部经理、财务部经理审批后，按公司资产报废流程处理（如变卖、回收等），禁止私自丢弃或处置。

三、核心流程配套表单模板

表1：办公用品采购申请表

申请部门

申请人

申请日期

物品名称

规格型号

单位

用途说明

期望到货日期：

部门负责人审批

行政部审核

签字：_________

签字：___

签字：______

表2：办公用品入库登记表

入库日期

物品编号

物品名称

规格型号

单位

入库数量

单价（元）

供应商

存放位置

经手人

表3：办公用品领用申请表

领用部门

领用人

领用