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企业合同管理规范模板与流程

一、企业合同管理规范的应用背景与适用对象

（一）应用背景

合同是企业经营活动中明确双方权利义务、防范法律风险的核心载体。企业规模扩大及业务复杂度提升，合同管理不规范易导致条款漏洞、履约争议、法律纠纷等问题，甚至造成经济损失。为规范合同全生命周期管理，降低运营风险，提升管理效率，特制定本规范。

（二）适用对象

本规范适用于企业内部所有部门（包括采购部、销售部、法务部、财务部、人力资源部等）及员工，涵盖企业在生产经营过程中签订的各类合同，如采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、保密协议、租赁合同等。

二、企业合同全生命周期管理流程详解

合同管理需遵循“事前预防、事中控制、事后总结”原则，严格履行以下流程：

（一）合同起草

责任部门：由业务部门（如采购部、销售部）根据业务需求发起，法务部提供模板支持及条款审核。

操作要点：

（1）优先使用企业标准化合同模板（可参考本规范“三、常用模板表格”），保证核心条款（如标的、数量、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式等）完整；

（2）针对特殊业务（如定制化服务、跨境合作），需在模板基础上补充个性化条款，并明确双方权利义务的边界；

（3）合同内容需符合《民法典》《公司法》等法律法规，不得违反公序良俗或损害企业利益。

输出成果：《合同（草案）》《合同起草说明》（含背景、目的、关键条款解释等）。

（二）合同审核

审核主体：实行“部门初审-法务复审-财务/专项终审”三级审核机制。

审核要点：

（1）部门初审：由业务部门负责人审核，重点关注合同内容与业务需求的一致性、数据准确性（如数量、金额、日期）、合作方资质（如营业执照、授权文件）等；

（2）法务复审：由法务部审核，重点审查条款合法性、合规性、逻辑严密性，是否存在歧义或法律漏洞（如违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖法院），必要时可要求业务部门补充材料；

（3）财务终审：由财务部审核，重点关注付款方式、税费承担、发票开具、财务影响（如资金流、成本核算）等。

审核时限：一般合同不超过2个工作日，重大/复杂合同不超过5个工作日（需在审核意见中明确反馈时限）。

输出成果：《合同审核意见表》（各部门审核人签字确认，注明“同意”“修改后同意”或“不同意”及修改理由）。

（三）合同审批

审批权限：根据合同金额、类型及重要性分级审批，示例：

金额≤5万元：由业务部门负责人审批；

5万元＜金额≤20万元：由分管副总审批；

金额＞20万元或重大合同（如并购、融资）：由总经理审批，必要时提交董事会审议。

操作要求：

（1）审批人需基于审核意见及业务实际作出决策，对审批结果负责；

（2）审批通过后，由法务部汇总审核意见，形成《合同审批单》，明确审批结论及生效条件；

（3）审批未通过退回的，由业务部门根据意见修改后重新提交审核。

输出成果：《合同审批单》（审批人签字确认，加盖审批专用章）。

（四）合同签署

签署准备：

（1）法务部确认审批流程完整，审核意见已落实，合同文本最终版定稿；

（2）业务部门与合作方确认签署方式（纸质签署或电子签署），电子签署需通过合法合规的第三方平台（如e签宝、法大大），保证签署主体身份真实及文件不可篡改。

签署规范：

（1）纸质合同：需由授权签署人（需提供《授权委托书》）签字并加盖企业公章或合同专用章，公章需加盖在合同签署页及关键条款处（如金额、违约责任），骑缝章需加盖在合同所有页面的侧面；

（2）电子合同：签署人需完成实名认证，通过平台在线签署，签署过程及结果可追溯，的电子合同与纸质合同具有同等法律效力。

签署份数：纸质合同一式至少两份（企业留存一份，合作方留存一份），重大合同可根据需要增加备案份数（如财务部、法务部各留存一份）。

（五）合同履行

责任部门：业务部门为合同履行主体，负责跟踪履约进度；财务部负责款项收支；法务部负责监督履约合规性。

操作要点：

（1）业务部门建立《合同履行跟踪表》，记录关键节点（如交货日期、验收时间、付款节点）完成情况，对延迟履约或违约行为及时预警，并向分管领导汇报；

（2）合作方履行义务后，业务部门需在3个工作日内完成验收（如质量、数量、服务标准），并出具《验收确认书》；

（3）财务部根据《验收确认书》及合同约定办理付款手续，保证资金支付与履约进度匹配。

风险应对：

（1）发觉合作方可能违约时，业务部门应立即书面通知其限期整改，并抄送法务部；

（2）发生违约情况时，法务部牵头收集证据（如沟通记录、验收报告、违约证明），启动争议解决程序（协商、仲裁或诉讼）。

（六）合同变更与终止

合同变更：

（1）变更需由双方协商一致，签订《合同变更协议》，明确变更内容（如标的、金额、履行期限）、生效条件及原合同其他条款的效力；

（2）《合同变更协议》需履行原合同审批审核流程，重大变更需重新履