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设立办公室操作规程

一、总则

设立办公室是组织架构优化、业务拓展或项目启动的重要环节。为确保操作规范、高效有序，特制定本规程。本规程旨在明确设立办公室的申请、审批、筹备、启用及后续管理流程，保障新办公室顺利运行。

二、操作流程

（一）申请与审批

1.**提出申请**

(1)需要设立办公室的部门或团队需填写《办公室设立申请表》，说明设立目的、预算需求、预期规模及人员配置等。

(2)申请表需经部门负责人签字确认，并附相关支撑材料（如业务计划、场地需求说明等）。

2.**审批流程**

(1)申请表提交至管理层或指定审批部门（如行政部、财务部）。

(2)审批部门需在5个工作日内完成评估，包括预算合理性、场地可行性、业务必要性等，并出具审批意见。

(3)审批通过后，正式下发《办公室设立批复文件》。

（二）筹备阶段

1.**场地选择与租赁**

(1)根据预算和需求，确定办公室面积范围（如50-300平方米），并筛选3-5个候选场地。

(2)对候选场地进行实地考察，重点评估交通便利性、配套设施（网络、水电）、租赁成本及合同条款。

(3)选中后，签订租赁合同，并支付定金或押金。

2.**装修与布置**

(1)制定办公室布局方案，包括工位区、会议室、茶水间等功能区划分，需预留10%-15%的弹性空间。

(2)选择办公家具（如工位、会议桌、文件柜），预算控制在总装修费用的30%-40%。

(3)完成水电改造、网络布线及墙面装修，确保符合安全生产标准。

3.**设备采购与安装**

(1)根据人员数量配置电脑、打印机、电话等基础设备，建议采购品牌机，3年质保期内提供售后支持。

(2)安装办公软件（如钉钉、企业微信、OA系统），并完成网络接入及调试。

（三）启用与运营

1.**人员配置与培训**

(1)招聘或调配办公室相关岗位人员（如前台、行政助理），确保岗位职责明确。

(2)组织新员工入职培训，内容包括公司文化、规章制度、办公系统使用等，时长不少于2天。

2.**系统启用**

(1)办公室正式启用前，完成消防验收、环保检测等必要手续。

(2)召开启用仪式，邀请相关部门负责人参加，宣布办公室正式投入使用。

3.**日常管理**

(1)建立办公用品领用制度，每月盘点库存，及时补充笔、纸、打印耗材等。

(2)定期检查设备运行状况，每年安排一次全面维护，故障报修响应时间不超过2小时。

三、后续优化

1.**绩效评估**

(1)办公室启用后3个月内，需提交《运营评估报告》，分析空间利用率、成本效益及员工满意度等指标。

(2)根据评估结果，调整布局或流程，优化资源配置。

2.**持续改进**

(1)每半年开展一次员工满意度调查，收集对办公室环境、设施、服务的意见。

(2)对反馈问题进行分类处理，优先解决高频投诉（如网络卡顿、空调故障等）。

本规程适用于所有新办公室的设立操作，各环节需严格遵守，确保流程标准化、规范化。

**一、总则**

设立办公室是组织架构优化、业务拓展或项目启动的重要环节。为确保操作规范、高效有序，特制定本规程。本规程旨在明确设立办公室的申请、审批、筹备、启用及后续管理流程，保障新办公室顺利运行。设立办公室需综合考虑空间规划、设备配置、人员组织及预算控制等多方面因素，通过标准化操作减少冗余环节，提升资源利用效率。本规程适用于公司内部所有新设办公室的创建与管理活动。

**二、操作流程**

**（一）申请与审批**

1.**提出申请**

(1)**申请表填写**：需要设立办公室的部门或团队需使用公司统一制定的《办公室设立申请表》。申请表中应详细列明以下内容：

-**设立背景**：说明设立办公室的具体原因，如业务增长需求、服务客户需要、项目独立运作等。

-**功能定位**：明确办公室的主要职能，如区域运营中心、技术研发基地、客户服务站点等。

-**人员规划**：预计入驻人数、岗位设置（如管理人员、技术人员、支持人员）、人员来源（内部调配或外部招聘）。

-**预算需求**：分项列出场地租赁、装修、设备购置、初期运营等费用，并提供预算明细表。

-**场地需求**：预估所需办公面积（参考人均使用面积，一般建议每人6-10平方米）、对场地设施的要求（如网络带宽、电力供应、停车条件）。

-**时间计划**：设定办公室的期望启用时间，并给出各阶段的关键时间节点。

(2)**支撑材料准备**：根据申请表内容，补充以下材料以支持申请：

-业务拓展或项目计划的详细说明。

-场地考察报告，包括至少3个备选场地的优劣势对比。

-相关部门（如财务部、人力资源部）对预算和人员配置的意见。

2.**审批流程**

(1)**提交申请**：申请表及支撑材料经部门负责人签字确认后，提交至公司