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合同审批及跟踪管理表格集：企业规范化管理工具

一、适用场景与管理价值

在企业运营中，合同作为明确双方权利义务、规避法律风险的核心载体，其管理质量直接影响业务效率与合规性。本表格集适用于各类企业（尤其是中大型企业、集团化公司）的合同全生命周期管理场景，包括但不限于：

采购合同：原材料、设备、服务采购等业务场景；

销售合同：产品销售、服务提供等对外业务场景；

合作合同：联合研发、渠道合作、项目外包等协作场景；

劳动合同：员工录用、岗位调整等内部管理场景（需结合人力资源专项制度）。

通过标准化表格工具，可解决合同审批流程混乱、节点责任不清、履约跟踪滞后、档案管理分散等痛点，实现“流程可追溯、责任可明确、风险可预警、档案可查询”的管理目标，提升合同管理效率与合规性。

二、全流程操作步骤详解

（一）合同发起与信息录入

操作人：业务部门经办人（如采购专员、销售经理）

操作内容：

填写《合同审批流程表》（见表1基础信息栏），明确合同名称、合同类型（采购/销售/合作等）、合同金额、合作方信息（名称、统一社会信用代码、联系人）、合同主要内容（标的、数量、价格、履行期限、违约责任等核心条款）；

附件准备：需合同草案（含签字盖章页）、合作方资质文件（营业执照、授权委托书等）、相关业务支持文件（如采购需求单、报价单、项目立项批复等）；

提交审批：通过OA系统或纸质流程，将《合同审批流程表》及附件提交至部门负责人初审。

输出结果：完整的《合同审批流程表》初稿及附件材料。

（二）部门初审

操作人：业务部门负责人

操作内容：

审核业务必要性：确认合同内容是否符合部门年度计划、业务需求是否真实合理；

审核条款完整性：检查合同核心条款（如标的、金额、履行期限、违约责任）是否明确，是否存在明显业务风险（如交货周期过短、付款条件不合规等）；

审核附件合规性：确认合作方资质文件是否在有效期内，支持文件是否与合同内容一致；

填写初审意见：在《合同审批流程表》“部门初审意见”栏签署意见（“同意提交审核”“需补充材料”“驳回重填”），并注明日期。

输出结果：部门负责人签署初审意见的《合同审批流程表》。

（三）法务审核

操作人：法务专员/法务部门

操作内容：

合法性审查：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效、可撤销风险；

风险评估：重点关注违约责任、知识产权争议、管辖条款、保密条款等法律风险点，评估企业责任边界；

语言规范性：审核合同文本表述是否清晰、无歧义，避免“原则上”“尽量”等模糊用语；

填写审核意见：在《合同审批流程表》“法务审核意见”栏列明法律风险点及修改建议，签署“同意”“修改后同意”“不同意”意见，并注明日期。

输出结果：法务部门签署审核意见的《合同审批流程表》（若需修改，业务部门根据意见调整后重新提交）。

（四）领导审批

操作人：分管领导/总经理/决策委员会（根据合同金额及类型分级授权）

操作内容：

审批权限划分：

金额≤10万元：分管领导审批；

10万元＜金额≤50万元：总经理审批；

金额＞50万元或重大合作项目：决策委员会集体审议；

审批重点：结合部门初审、法务审核意见，评估合同的战略匹配度、成本效益及企业整体风险；

填写审批意见：在《合同审批流程表》“领导审批意见”栏签署“批准”“否决”意见，注明日期（若否决，需说明理由并退回发起部门）。

输出结果：最终审批通过的《合同审批流程表》。

（五）用印申请与登记

操作人：业务部门经办人+行政部用印管理员

操作内容：

用印申请：业务部门持审批通过的《合同审批流程表》及合同最终稿，向行政部提交《合同用印申请表》（可附于《合同审批流程表》后）；

用印审核：行政部核对审批手续是否齐全、合同文本与审批版本是否一致、用印数量是否符合规定；

用印登记：行政部在《合同用印登记台账》（可并入表1“用印登记号”栏）记录用印日期、合同编号、用印份数、经办人等信息，监督用印过程（如“骑缝章”“正本章”规范）。

输出结果：加盖企业公章/合同章的正式合同文本（正本至少2份，合作方与各执1份）。

（六）合同履行跟踪

操作人：业务部门执行人+合同管理员

操作内容：

信息录入：合同生效后，执行人将合同关键信息（编号、名称、金额、履行期限、里程碑节点）录入《合同履约跟踪表》（见表2），明确各节点责任人及计划完成时间；

进度更新：按月/季度跟踪履约情况（如采购合同的“到货验收”“付款节点”，销售合同的“交付确认”“回款节点”），在《合同履约跟踪表》“实际完成时间”“进展描述”栏更新信息，若出现延期，需在“风险预警”栏标注并说明原因；

异常处理：对履约中的风险（如合作方违约、不可抗力影响），执行人需及时上报部门负责人，协同法务、财务部门制定应对措施，并在“处理措施”栏记录结果。

输出结果：动态更新的《合同履约跟踪表》，保