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行政办公日常操作手册

前言

为规范行政办公日常流程，提升工作效率，保证各项事务有序开展，特编制本手册。手册涵盖会议组织、办公用品管理、文件归档、访客接待等高频场景，提供标准化操作指引及相关表单模板，供行政人员及相关岗位参考使用。

一、会议组织与记录

适用工作情境

部门例会、项目推进会、跨部门协调会、临时工作会议等需多人参与、明确议题及行动事项的正式会议场景。

操作流程详解

会议筹备

明确会议主题、目标及预期成果（如决策事项、任务分配、问题解决方案等）。

确定参会人员（根据议题关联度筛选必要人员，避免无关人员参会）、会议时间（避开工作高峰期，提前1-3天通知）及地点（提前预订会议室，确认设备可用性）。

准备会议材料：议程表（明确议题顺序、每项议题时长）、相关文档（如项目方案、数据报表）、签到表、会议记录模板等。

发送会议通知

通过企业内部通讯工具（如OA系统、企业）或邮件发送通知，内容需包含：会议主题、时间（起止时间，精确到分钟）、地点（会议室名称及楼层）、参会人员、会议议程、需提前阅读的材料（如有）。

重要会议需提前1天发送提醒，保证参会人员知悉。

会前准备

提前30分钟到达会议室，调试设备（投影仪、麦克风、音响、视频会议软件等），保证正常运行。

摆放会议材料（按参会人数准备，放置于座位指定位置）、签到表、笔、饮用水等。

会议组织

主持人准时宣布会议开始，重申会议主题及议程，控制各环节时长。

按议程逐项推进讨论，引导参会人员聚焦议题，避免偏离主题；对争议问题及时协调，必要时形成初步共识或待后续讨论项。

需明确行动事项时，当场确认负责人、完成时限及交付成果（如“经理负责于X月X日前提交预算方案，同步抄送主管”）。

会议记录

记录人需全程记录，内容包括：会议时间、地点、参会人员（请假人员需标注）、各议题讨论要点、形成的决议、行动事项（负责人、时限）。

对关键数据、结论需准确记录，避免主观表述；对存疑内容会后及时与发言人确认。

会后跟进

会议结束后24小时内，整理会议纪要（需包含上述记录要素），经主持人审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门。

跟进行动事项落实情况，提前1天提醒负责人，保证按时完成；完成后归档会议纪要及相关材料。

相关表单模板

会议通知模板

会议主题

X项目推进会

会议时间

年月日14:00-16:00

会议地点

3楼第一会议室

参会人员

经理、主管、专员、助理

会议议程

1.项目进度汇报（专员，30分钟）2.当前问题讨论（全体，40分钟）3.下阶段计划确定（经理，20分钟）

需准备材料

项目进度表、风险清单

备注

请提前10分钟到场，携带相关材料

会议签到表

序号

姓名

部门

职位

签到时间

备注（迟到/请假）

1

*经理

市场部

部门负责人

13:55

2

*主管

运营部

项目主管

14:02

迟到2分钟

3

*专员

技术部

开发专员

13:58

会议纪要模板

会议名称

X项目推进会纪要

会议时间

年月日14:00-16:00

会议地点

3楼第一会议室

主持人

*经理

参会人员

经理、主管、专员、助理

记录人

*助理

会议议题及结论

1.项目进度汇报：专员同步当前开发进度，已完成60%，按计划推进。2.问题讨论：测试环节资源不足，需协调主管抽调2名测试人员支持，主管确认本周内安排。3.下阶段计划：确定X月X日完成第一版测试，专员负责输出测试方案，*经理审核。

行动事项

序号

内容

负责人

1

输出测试方案

*专员

2

协调测试人员支持

*主管

附件

项目进度表、风险清单

执行要点提示

会议议程需提前与核心参会人员确认，保证议题合理、时长可控。

重要会议建议使用录音设备辅助记录（需提前告知参会人员），避免漏记关键信息。

会议纪要需在24小时内分发，逾期易导致行动事项遗忘；分发后需通过邮件或系统发送“已阅”回执确认。

二、办公用品申领与管理

适用工作情境

员工日常办公所需消耗品（如纸张、笔、文件夹）及固定资产（如电脑、打印机、办公家具）的申领、领用、归还及库存管理场景。

操作流程详解

需求确认

员工根据实际工作需要确认申领物品（如新入职员工需申领基础办公用品，现有物品损坏需更换）。

消耗品需注明“日常使用”或“项目专项”，固定资产需说明用途（如“新入职员工*工办公用”）。

填写申领单

通过OA系统或纸质表单填写《办公用品申领单》，内容需包含：申领部门、申领人、申领日期、物品名称、规格型号、数量、用途说明、部门审批人（部门负责人签字）。

审批流程

消耗品：申领人→部门负责人审批→行政部审核→发放。

固定资产：申领人→部门负责人审批→行政部审核→财务部备案→发放（价值较高物品需总经理审批）。

审批人需核对申领合理性，避免过度申领（如一次性申领超过3个月的用量需说明原因）。

物品发放与登记

行政部审批通过