办公设备采购申请及配置评估表.docVIP

办公设备采购申请及配置评估表工具指南

一、适用情形与背景说明

本工具适用于企业内部各部门因业务开展、人员新增、设备老化或功能升级等场景，需申请采购办公设备（如电脑、打印机、投影仪、办公家具等）时的规范化管理。通过标准化流程，保证采购需求合理、配置匹配实际需求、预算符合公司规定，同时避免资源浪费或重复采购，提升设备管理效率。常见使用场景包括：新部门成立需批量配备基础办公设备、现有设备故障无法维修需替换、业务量增加导致现有设备功能不足、特殊岗位需定制化设备支持等。

二、标准化操作流程

（一）需求提出与初步确认

发起申请：由部门负责人或指定员工（如行政专员）根据实际业务需求，填写《办公设备采购申请及配置评估表》，明确设备名称、用途、数量、期望配置及预算上限。

部门初审：部门负责人审核需求的必要性（如是否为业务必需、是否存在闲置设备替代可能），确认无误后签字，并提交至行政管理部门（或IT部门，根据公司职责划分）。

（二）配置合理性评估

技术参数评估：由IT部门（或技术支持团队）对申请的设备配置进行专业评估，重点核对：

功能匹配度：CPU、内存、硬盘等配置是否满足岗位需求（如设计岗需高显卡配置，行政岗基础配置即可）；

兼容性：新设备是否与现有系统、网络环境、其他设备兼容；

扩展性：未来1-2年内业务扩展时，设备是否具备升级空间（如可扩展内存、接口类型）。

预算合规性审核：财务部门根据公司年度预算标准，审核申请预算是否在部门预算额度内，是否符合同类设备的市场均价区间，避免超预算采购。

（三）多级审批流程

部门负责人审批：确认需求及评估结果后，签字同意。

行政/IT部门审批：审核采购流程合规性及配置合理性，签字确认。

分管领导审批：根据采购金额分级审批（如单次采购金额≤5000元由部门分管领导审批，＞5000元需提交总经理审批）。

总经理（或授权人）终审：对高价值或批量采购进行最终决策。

（四）采购执行与供应商选择

供应商筛选：行政部门根据审批结果，从公司合格供应商名录中选择至少2家供应商进行询价，对比价格、质保、售后服务后确定供应商。

合同签订与下单：与供应商签订采购合同（明确设备型号、数量、交付时间、质保条款等），下达采购订单。

（五）验收与资产入库

设备验收：设备到货后，由申请人、IT部门、行政部门共同验收，核对设备型号、配置、数量是否与订单一致，测试功能是否正常（如电脑开机、打印机打印质量等），并填写《设备验收单》。

资产登记：验收合格后，行政部门将设备信息录入公司固定资产管理系统，分配资产编号，粘贴资产标签，并更新部门设备台账。

（六）交付与使用培训

设备交付：IT部门负责设备安装调试（如系统安装、网络连接），交付至使用人，并讲解基础操作注意事项。

使用反馈：使用人确认设备无误后签字，并在使用1周内反馈设备运行情况，如有问题及时协调供应商或IT部门处理。

三、模板表格及填写指引

办公设备采购申请及配置评估表

基本信息

申请部门

申请人

*某某（部门行政专员）

申请日期

年月日

联系方式

（内部分机号，不涉及隐私）

设备需求概要

□新增□替换□升级（请注明原因：如“新入职员工3名需办公电脑”）

设备详细信息

设备名称

（如：台式电脑/激光打印机/办公桌椅等）

规格型号

（需具体，如“联想ThinkStationP360台式机：i7-12700/16G/512GSSD”）

单位

台/套/台

数量

主要用途

（如：“设计岗图形处理”“部门日常文件打印”）

期望预算（元/台）

预算总计（元）

配置评估（IT部门填写）

必要性说明

□业务必需□替换旧设备（已使用__年，故障原因：）□升级需求（原配置不足：）

功能匹配度

□高功能（设计/研发岗）□中等功能（行政/财务岗）□基础功能（文岗/后勤岗）

建议配置

（如CPU：i5-12400；内存：16G；硬盘：512GSSD；显卡：集成显卡/独立显卡RTX3050等）

兼容性核查

□与现有系统兼容□需升级系统□需配套采购其他设备（如：显示器）

扩展性评估

□支持1年内内存/硬盘升级□需更换整机□其他：__

评估人

*某某（IT部主管）

评估日期

年月日

预算审核（财务部门填写）

预算标准依据

（如：《2024年办公设备采购预算标准》第__条）

单台设备市场均价参考

元（提供2家供应商报价对比：供应商A：__元，供应商B：__元）

预算是否合规

□符合预算□超预算__元，需说明原因：__

审核人

*某某（财务部专员）

审核日期

年月日

审批意见

部门负责人签字

（签字）

行政/IT部门负责人签字

（签字）

分管领导签字

（签字）

总经理（或授权人）签字

（签字）

采购执行与验收

最终供应商

（名称）

合同编号

实际采购单