跨部门沟通协调会议记录范本版.docVIP

跨部门沟通协调会议记录范本通用版

一、适用场景说明

本模板适用于企业内部需多部门协作、资源整合或问题解决的各类沟通协调场景，具体包括但不限于：

项目推进协调：当跨部门项目涉及职责交叉、资源分配或进度冲突时，通过会议明确分工与协作机制；

流程优化讨论：针对跨部门业务流程中的痛点（如审批繁琐、信息传递滞后等），组织相关部门共同梳理优化方案；

资源调配争议：当部门间对人力、预算、设备等资源需求存在分歧时，通过协商达成共识；

突发问题处理：如生产异常、客户投诉等需多部门联动解决的紧急情况，快速明确责任与应对措施；

定期工作同步：跨部门项目组或专项工作小组的例会，同步进展、协调后续计划。

二、会议记录全流程操作指南

（一）会前准备：保证会议高效聚焦

明确会议核心目标

会议发起部门需提前梳理需协调的核心问题（如“解决A项目研发与市场部需求分歧”“确定Q3市场推广预算分配”），避免议题发散。

示例：若会议目标是“协调产品上线时间”，需提前明确研发部当前进度、市场部推广节点及冲突点，为讨论提供依据。

确定参会人员与分工

必参会人员：相关部门负责人（具备决策权）、执行层接口人（需落实具体工作）、会议发起人（主导讨论）；

可选参会人员：技术专家、数据支持人员（需提供专业信息）；

提前3天发送会议通知，明确“议题、时间、地点、会前需准备的资料（如数据报表、方案初稿）”，并确认参会人是否出席。

准备会议资料与工具

汇总会前沟通中已形成的初步方案、分歧点清单，作为会议讨论基础；

准备白板、投影仪、录音设备（需提前告知参会人录音），指定专人记录（建议使用本模板，保证信息完整）。

（二）会中记录：客观全面抓关键

记录会议基本信息

按模板“会议基本信息”栏填写，包括会议名称（建议用“[事项]+跨部门协调会”，如“B项目上线进度协调会”）、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明会议）、主持人、记录人、参会部门及人员（用“”代替姓名，如“研发部：经理、*工程师”）、缺席人员及原因。

梳理议题与讨论过程

按“议题-讨论内容-各部门意见-分歧点”结构记录，避免流水账，突出关键观点：

示例：议题“产品上线时间”，研发部意见“需延期5天，因测试发觉3个核心bug”；市场部意见“按原计划上线，已提前预热，延期将影响推广效果”；分歧点“是否优先修复bug或按期上线”。

聚焦决议与待办事项

决议事项：对讨论结果达成共识的内容，需明确“做什么、谁负责、标准是什么”；

示例：决议“上线时间延期3天，研发部优先修复2个影响用户体验的bug，市场部调整推广节点并同步用户”。

待办事项：未立即解决需后续跟进的工作，需标注“任务描述、责任部门/人、完成时限、备注”；

示例：待办“研发部提供bug修复详细计划，*经理负责，2日内提交”。

控制会议节奏与时间

主持人需按议程推进，避免某部门发言过长；对未达成共识的议题，明确“下次沟通时间或单独沟通”。

（三）会后整理：形成正式记录并闭环

核对与补充信息

会议结束后2小时内，记录人根据会议录音、笔记核对信息，保证“决议内容、待办事项、责任人、时限”准确无误；

对模糊表述（如“尽快完成”）需与主持人确认明确标准（如“3个工作日内”）。

形成正式会议记录

按模板整理成文，语言简洁客观，避免主观评价（如“研发部不配合”改为“研发部表示资源紧张，需协调额外支持”）；

附上会议中提到的资料（如方案初稿、数据报表）作为附件。

分发与确认

会议记录完成后，1小时内发送给所有参会人，抄送相关领导；要求参会人1日内反馈意见，无异议后由主持人签字确认。

归档与跟踪

将最终版会议记录（含签字版）归档至公司共享文档库（按“年份-月份-会议主题”命名）；

记录人需在待办事项截止日前2天提醒责任人，完成后更新“待办完成状态”，形成“记录-执行-反馈”闭环。

三、跨部门沟通协调会议记录模板

会议基本信息

项目

内容

会议名称

[示例]C产品市场推广与研发部协调会

会议时间

[示例]2023年10月26日14:00-16:00

会议地点

[示例]3楼会议室1（线上会议：腾讯会议X）

主持人

[示例]市场部*经理

记录人

[示例]市场部*专员

参会部门及人员

研发部：经理、工程师；市场部：经理、专员、助理；财务部：主管

缺席人员及原因

研发部*工程师（因紧急测试任务请假）

会议议题

1.C产品推广需求与研发资源匹配；2.上线时间节点确认；3.预算分配调整

议题及讨论情况记录

序号

议题

讨论内容

各部门意见

分歧点

1

推广需求与研发资源

市场部提出C产品需新增“用户画像分析”功能，预计需研发3人/周支持。

市场部：该功能为推广核心卖点，需11月15日前完成；研发部：当前资源已排满A项目，需协调2名额外人力。

研发部能否提供额外资源；新增功能的优先级是否高于A项目。