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商务合同审批流程电子化操作指南

一、适用范围与核心价值

（一）适用场景

本指南适用于各类企业（含中小型企业、集团化公司）的商务合同电子化审批管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等常见类型。尤其适合存在多部门协同审批、合同数量较大、审批流程复杂的企业场景，可有效解决传统纸质审批中流程繁琐、效率低下、文件易丢失、进度难追溯等痛点。

（二）核心价值

通过电子化审批系统，实现合同全流程线上化管理：缩短审批周期（平均耗时减少50%以上）、规范审批标准（避免人为操作偏差）、提升数据透明度（实时查看审批进度）、降低管理成本（减少纸质打印、存储费用），同时为企业合同履约分析、风险管控提供数据支撑。

二、操作步骤详解

（一）发起审批申请：登录系统，创建合同审批

登录系统：员工通过企业统一身份认证登录商务合同电子化审批系统（如OA系统、专业合同管理系统）。

选择合同类型：在“合同管理”模块“新建审批”，根据合同性质选择对应模板（如“采购合同模板”“服务合同模板”），或“空白合同”自定义创建。

填写基础信息：依次录入合同编号（系统自动或手动填写，需保证唯一性）、合同名称（规范为“甲方+乙方+核心内容+合同”，如“科技有限公司与商贸有限公司采购合同”）、合同类别（下拉选择采购/销售/服务等）、申请部门、申请人、申请日期等字段。

（二）填写合同核心内容：主体与条款信息录入

合同主体信息：

甲方（采购方/服务接受方）：填写单位全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（仅填写办公电话，禁止留手机号）。

乙方（供应商/服务提供方）：填写单位全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式，并乙方营业执照复印件（加盖公章扫描件，JPG/PDF格式，单个文件不超过10MB）。

合同核心条款：

根据模板填写合同金额（大小写一致）、币种、履行期限（明确起止日期）、交付/验收标准、付款方式（如“分期付款：合同签订后支付30%，验收合格后支付65%，质保期满后支付5%”）、违约责任等关键条款。

如有特殊约定（如保密条款、争议解决方式），在“其他约定”文本框中详细说明，或补充协议附件。

（三）必要附件：材料齐全性检查

必备附件清单：

合同草案（最终版，需双方签字盖章扫描件）；

乙方资质文件（营业执照、相关行业许可证如适用）；

项目立项审批单（内部项目需提前提供）；

比价/招标文件（如适用，需体现价格公允性）；

其他支撑材料（如技术参数、验收标准等）。

规范：每个附件需命名规范（如“公司营业执照-乙方”“合同草案-最终版”），后可在“附件列表”中预览确认，保证清晰、完整、无缺页。

（四）提交审批并流转：选择流程，跟踪进度

选择审批流程：根据合同金额、类型预设审批流程（如“10万元以下：部门负责人→法务→分管领导；10万元以上：部门负责人→法务→分管领导→总经理”），或手动添加审批节点（需提前向系统管理员申请流程配置权限）。

填写提交说明：在“审批意见”栏简要说明合同背景、审批要点（如“本次采购为年度框架协议续签，价格较上年下调5%，请重点关注”），“提交”后系统自动将审批任务推送至下一节点审批人。

进度跟踪：申请人可在“我的申请-审批中”查看流程进度，显示当前审批人、预计耗时、历史审批意见（如需修改，可“撤回”操作，仅限审批未开始时撤回）。

（五）各节点审批操作：审阅内容，明确意见

接收审批任务：审批人通过系统待办提醒（短信/系统消息）接收审批任务，进入审批详情页，查看合同基本信息、条款内容、附件材料及上一节点意见。

审阅要点：

合同条款是否符合法律法规及公司制度；

金额、履约期限等核心要素是否准确；

附件是否齐全、有效（如乙方营业执照是否在有效期内）；

是否存在履约风险（如付款条件过于宽松、违约责任不明确）。

审批操作：

通过：“同意”，填写审批意见（如“条款无异议，同意提交下一环节”），系统自动流转至下一节点；

驳回：“驳回”，填写驳回原因（需具体，如“合同金额未填写大写，请补充”“付款方式未按财务制度要求修改”），流程将退回至申请人，修改后需重新提交；

加签：如需其他人员会签，“加签”，输入加签人工号/姓名，系统同步推送任务。

（六）审批结果处理：归档或退回修改

审批通过：所有节点审批完成后，系统自动“合同审批通过通知”，同步至申请人、财务部、档案室。申请人需在3个工作日内将最终版合同（双方签字盖章扫描件）至系统“归档附件”栏，系统自动标记为“已归档”状态。

审批驳回：若任一节点驳回，申请人需根据驳回意见修改合同，修改完成后“重新提交”，系统从驳回节点重启审批流程（无需重新填写全部信息）。

（七）合同归档与查询：电子存档，随时追溯

自动归档：审批通过且附件完整后，系统自动将合同信息（含审批记录、附件）归档至“合同档案库”，按合同编号、