采购申请与审批流程标准表.docVIP

采购申请与审批流程标准工具

一、适用范围与启动条件

本工具适用于公司内部各类采购需求的管理，涵盖日常办公物资（如文具、耗材）、生产设备配件、服务类采购（如保洁、咨询）等非生产性及生产性采购场景。启动条件为：部门已明确采购需求，且采购事项符合公司预算管理要求（或预算已通过审批流程），不存在违反公司采购政策的禁止情形（如非必需品、重复采购等）。

二、全流程操作步骤详解

步骤1：需求确认与申请单填写

执行人：需求部门申请人*

操作说明：

申请人*确认采购需求（物品名称、规格、数量、用途等），保证需求合理、必要；

填写《采购申请与审批标准表》（见第三部分），详细填写采购明细、预算金额、期望到货日期等信息，附必要说明（如设备采购需注明技术参数、服务采购需注明服务范围）；

核对信息无误后，提交至部门负责人审核。

输出物：《采购申请与审批标准表》（初稿）

步骤2：部门负责人审核

执行人：需求部门负责人*

操作说明：

审核采购需求的必要性、合理性（如是否存在替代方案、是否为重复采购）；

核对采购明细与部门工作计划的匹配度，确认预算金额是否在部门年度预算范围内；

审核通过后，在“部门负责人审核意见”栏签字确认，若不通过需注明理由并退回申请人*调整。

输出物：审核通过的《采购申请与审批标准表》

步骤3：财务预算复核

执行人：财务部门审核人*

操作说明：

复核采购预算与公司财务制度的合规性（如是否超预算、预算科目是否正确）；

审核报价依据（若提供）或市场价格参考的合理性，保证预算金额与市场行情基本匹配；

复核通过后，在“财务复核意见”栏签字确认；若预算不足或科目不符，需反馈申请人或部门负责人调整预算。

输出物：财务复核意见及通过的申请表

步骤4：分级审批决策

执行人：按采购金额分级审批（示例：

金额≤5000元：需求部门负责人、财务审核人审批；

5000元＜金额≤20000元：需求部门负责人、财务审核人、分管副总*审批；

金额＞20000元：需求部门负责人、财务审核人、分管副总、总经理审批）

操作说明：

审批人根据采购事项的重要性、金额大小、预算执行情况等进行决策；

审批通过后，在对应审批栏签字；若不通过，需注明理由并终止流程（或退回修改）。

输出物：完整审批通过的《采购申请与审批标准表》

步骤5：采购执行与跟进

执行人：采购专员*（或需求部门指定人员）

操作说明：

根据审批通过的申请表，开展采购工作（如比价、选型、签订采购合同等）；

优先选择合格供应商（公司合格供应商名录内），保证采购物品/服务符合质量要求；

采购过程中若需调整采购明细（如规格、数量、金额），需重新履行审批流程；

跟进物流进度，保证按“期望到货日期”交付，到货后通知需求部门验收。

输出物：采购合同、送货单、验收单等

步骤6：验收与结果反馈

执行人：需求部门验收人、采购专员

操作说明：

需求部门验收人*对照采购申请单核对物品/服务的规格、数量、质量，填写《验收单》；

验收合格后，在《采购申请与审批标准表》“验收结果”栏签字确认；若不合格，及时联系采购专员*处理（如退换货、索赔）；

采购专员将验收单、发票（若涉及）等资料提交财务部门办理结算，并将采购结果反馈给申请人。

输出物：《验收单》、采购完成反馈

三、采购申请与审批标准表（模板）

申请基本信息

采购明细

审批流程

执行与验收

申请单号：

序号

部门负责人审核意见：签字：__________

验收结果：□合格□不合格

申请部门：

1

日期：__________

验收人签字：__________

申请人：*

物品名称：

采购专员签字：__________

联系方式：*

规格型号：

财务复核意见：签字：__________

日期：__________

申请日期：

单位：

日期：__________

期望到货日期：

数量：

审批领导意见：签字：__________

备注：

采购事由：（简要说明用途及必要性）

单价（预算）：

日期：__________

（如供应商信息、特殊要求等）

总价（预算）：

用途说明：

供应商建议（若有）：

四、关键注意事项与风险提示

需求明确性：采购申请需详细填写物品规格、用途等信息，避免模糊描述（如“一批办公用品”应具体到“A4纸100包，70g”），防止采购偏差。

预算优先原则：未纳入年度预算或未通过临时预算审批的采购事项，不得启动流程；紧急采购需提前口头报备分管领导，事后补全手续。

审批时效：各审批环节需在2个工作日内完成，无合理理由不得拖延；紧急采购可启动“绿色审批通道”，但需注明“紧急”字样并由分管副总*加签。

供应商合规：采购需从公司合格供应商名录中选择，名录外供应商需经采购部门、财务部门联合评估并报分管领导*批准。

信息准确性：申请人*对申请信息的真实性、完整性负责，若因信息错误导致采购失败或损失