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技术文档编写与版本控制标准指南

一、指南制定背景与应用范围

（一）背景说明

在技术研发、项目交付及团队协作过程中，技术文档作为知识沉淀、信息传递和问题追溯的核心载体，其规范性直接影响团队效率与产品质量。同时版本控制不当易导致文档内容混乱、信息不同步，甚至引发协作风险。为统一技术文档编写标准，规范版本管理流程，特制定本指南。

（二）适用场景

本指南适用于以下场景：

产品研发阶段：需求文档、设计文档（架构/接口/数据库）、测试方案、用户手册等技术文件的编写与版本管理；

项目交付过程：客户交付文档、实施方案、验收报告等文件的规范化处理；

团队知识沉淀：技术总结、最佳实践、故障处理流程等内部文档的存档与迭代；

跨团队协作：多个部门或成员共同编辑、审核文档时的版本同步与内容一致性保障。

二、技术文档编写标准操作流程

（一）文档类型与目标明确

确定文档类型：根据使用场景明确文档类型（如需求规格说明书、系统设计文档、API接口文档等），不同类型文档需遵循对应的结构模板（见“三、模板表格”部分）。

定义目标受众：明确文档阅读对象（如研发团队、测试人员、客户、运维人员等），调整内容深度与表述方式（例如给客户的文档需避免过多技术术语，给研发团队的文档需包含详细实现逻辑）。

（二）信息收集与需求梳理

需求来源确认：从产品原型、业务需求会议、客户反馈等渠道收集核心信息，保证文档内容与实际需求一致。

信息分类整理：将收集到的信息按“背景-目标-范围-内容-约束”等模块分类，剔除冗余信息，保留关键内容。

（三）遵循文档结构模板

根据文档类型套用标准模板（见“三、模板表格”），保证结构完整、逻辑清晰。例如：

需求文档需包含“引言、总体需求、详细需求、非功能性需求、附录”等章节；

设计文档需包含“设计目标、总体架构、模块设计、接口设计、数据库设计、安全设计”等章节。

（四）内容撰写规范

术语统一：使用团队统一术语表（如“用户”统一为“终端用户”，“接口”统一为“API接口”），避免一词多义或术语混用。

表述准确：采用客观、简洁的语言，避免模糊表述（如“大概”“可能”），需量化指标（如“响应时间≤500ms”）。

图表规范：图表需有明确编号（如图1、表1）和标题，内容与文字说明对应，复杂图表需附图例说明。

逻辑连贯：章节之间需有过渡句，内容编排符合“总-分”或“问题-解决方案”逻辑，避免信息跳跃。

（五）内部评审与修改

组建评审小组：由文档编制人、技术负责人、相关领域专家（如研发、测试、产品）组成评审小组。

评审要点：检查文档完整性（是否覆盖所有需求）、准确性（数据/逻辑是否正确）、易读性（表述是否清晰）、合规性（是否符合模板与标准）。

修改与反馈：评审人填写《文档评审意见表》（见表3），编制人根据意见修改文档，直至评审通过。

（六）定稿与发布

格式标准化：文档定稿后统一转换为PDF格式（防止内容被误改），保留源文件（如Word、）用于后续版本迭代。

发布登记：在《文档发布登记表》（见表4）中记录文档名称、版本号、发布日期、发布范围、存储路径等信息，保证文档可追溯。

三、版本控制管理操作流程

（一）版本控制规则制定

版本号规范：采用“主版本号.次版本号.修订号”格式（如V1.0.0），规则

主版本号：重大架构调整或需求变更（如V1.0→V2.0）；

次版本号：功能新增或模块优化（如V1.0→V1.1）；

修订号：错误修复或细节调整（如V1.0.0→V1.0.1）。

注：初始版本号为V1.0.0，每次变更后按规则递增，避免使用“最新版”“最终版”等非规范表述。

变更类型分类：

重大变更：影响核心功能、架构或业务逻辑的修改，需经技术负责人及项目经理审批；

一般变更：功能优化、文档结构调整等，需文档编制人所在部门负责人审批；

紧急变更：修复线上故障或应对客户紧急需求，需口头同步技术负责人后24小时内补填审批流程。

（二）文档提交与记录

版本控制系统选择：团队统一使用Git（或SVN）进行文档版本管理，创建独立仓库（如“技术文档库”），按“项目/文档类型”目录分类存储（如“项目A/需求文档/”）。

提交规范：每次提交时，需填写清晰的提交信息（格式：“[变更类型]变更内容”，如“[修订]修正API接口参数错误”），并在《文档修订记录表》（见表2）中同步记录变更详情。

（三）版本发布与归档

正式版本发布：完成审批的文档，由仓库管理员在指定目录（如“发布版本/”）创建对应版本号的文件夹，并将PDF源文件及源文件存放，同时更新《文档发布登记表》。

历史版本归档：保留近3个历史版本，更早版本可归档至“历史版本/”目录，避免主目录版本过多导致混乱。

（四）变更审批与回滚

审批流程：

编制人提交《版本变更申请表》（见表5）→部门负责人审核→技术负责人审批（重大变更需项目经