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企业文件信息安全保护清单

一、适用场景与价值定位

本清单适用于各类企业（尤其是金融、医疗、政务、科技等对信息敏感度较高的行业）在日常运营中涉及文件信息安全管理的关键场景，包括但不限于：

新员工入职培训：帮助员工快速知晓文件安全规范与操作要求；

部门文件管理自查：定期梳理部门内部文件存储、流转、使用情况，排查安全风险；

合规审计支撑：为外部监管（如网信办、行业主管部门）或内部审计提供文件安全管理依据；

信息安全事件复盘：在发生文件泄露、篡改等事件后，对照清单分析管理漏洞并优化措施；

跨部门协作文件管控：明确项目组、部门间共享文件的安全责任与操作边界。

通过系统化清单管理，企业可构建“分类管控、责任到人、流程规范、风险可防”的文件信息安全体系，降低信息泄露风险，保障核心数据资产安全。

二、清单应用全流程指南

步骤1：明确适用范围与文件分类

操作说明：

界定文件范畴：明确本清单覆盖的文件类型，包括但不限于电子文档（Word、Excel、PDF、PPT等）、纸质文件、设计图纸、数据库备份、邮件附件、聊天记录（含工作群文件）等。

划分文件敏感级别：根据文件内容的重要性和泄露风险，将文件分为4个级别，明确各级别的标识方式（如标签、水印、加密强度）：

绝密级：关系企业生存与核心利益（如未上市财报、核心技术专利、并购重组方案、高管薪酬数据）；

机密级：涉及企业重大经营决策或客户敏感信息（如战略规划、大客户合同、员工个人信息库、系统）；

秘密级：影响部门工作或内部运营（如项目计划、内部管理制度、普通供应商信息、未公开培训资料）；

内部公开级：可在企业内部自由流转（如通知公告、通用模板、企业文化资料）。

步骤2：组建工作小组与职责分工

操作说明：

成立专项小组：由企业分管安全的领导（如总监）牵头，成员包括IT部门负责人（经理）、法务合规专员（专员）、各业务部门文件管理员（如部门助理）及信息安全专家（顾问）。

明确职责分工：

领导小组：审批文件安全策略、监督清单执行、协调跨部门资源；

IT部门：负责文件加密、权限设置、系统安全防护、技术漏洞排查；

业务部门：梳理本部门文件清单、落实文件日常管理、配合安全检查；

法务合规部：审核文件分类合规性、制定泄密处理流程、提供法律支持。

步骤3：制定文件全生命周期保护措施

操作说明：针对文件“创建-存储-流转-使用-销毁”全流程，制定差异化保护措施：

创建阶段：绝密/机密级文件需在加密环境或专用终端中创建，自动添加“密级+责任人”水印；

存储阶段：电子文件存储于企业内部加密服务器（禁止使用个人网盘、未加密U盘）；纸质文件存放带锁铁皮柜，绝密级文件需单独存放并记录出入库台账；

流转阶段：机密级以上文件通过企业内部加密系统或指定安全渠道（如加密邮件）传递，禁止使用QQ等公共工具；纸质文件流转需登记《文件交接单》，接收人签字确认；

使用阶段：按“最小权限”原则设置访问权限（如仅项目负责人可查看机密级项目计划），禁止越权、打印；外部人员借阅文件需经部门负责人及法务部审批，全程陪同；

销毁阶段：电子文件使用专业工具粉碎（低级格式化+随机覆写），纸质文件使用碎纸机销毁（绝密级需交叉切割），销毁过程双人监督并记录《文件销毁登记表》。

步骤4：填写清单模板并审核确认

操作说明：

各部门根据文件分类和保护措施，填写《企业文件信息安全保护清单》（模板见下一章节），内容包括文件名称、密级、存储位置、责任部门/人、保护措施、检查周期等；

清单填写完成后，先由部门负责人审核，再提交IT部门核验技术措施可行性，最后报领导小组审批，保证清单内容准确、责任明确、措施可行。

步骤5：全员宣贯与执行落地

操作说明：

培训宣贯：通过内部会议、线上课程、宣传海报等形式，向员工讲解清单内容、操作规范及违规后果（如泄密法律责任、内部处分）；

试点运行：选择1-2个核心部门试点执行，收集问题并优化清单（如简化审批流程、调整加密工具）；

全面推行：试点成功后，在企业内部全面推行清单管理，将文件安全纳入员工绩效考核（如未按清单操作导致泄密，扣减当月绩效）。

步骤6：定期检查与动态更新

操作说明：

日常检查：责任部门每周自查本部门文件管理情况，IT部门每月抽查系统日志（如异常登录、文件记录）；

专项审计：每季度由法务合规部牵头，联合IT、业务部门开展文件安全审计，重点检查绝密/机密级文件的管理合规性；

动态更新：当企业业务调整（如新业务上线）、法规更新（如《数据安全法》新要求）或发生安全事件时，及时修订清单内容并重新审批。

三、企业文件信息安全保护清单（模板）

文件名称

文件密级

存储位置（电子/纸质）

责任部门

责任人

保护措施

检查周期

备注（如特殊要求）

2024年度财务报表

绝密级

内部加密服务器-财务部文件夹

财务部

*经理

1.创建时添加“绝密+责