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企业合同档案电子化管理流程工具模板
一、适用场景与价值体现
本工具模板适用于各类企业（尤其是中大型企业、合同数量较多的行业如制造业、贸易、服务等）的合同档案管理需求，覆盖合同从起草、审批、签订、履行到归档、查询、借阅、到期处置的全生命周期。
核心痛点解决
传统纸质管理缺陷：存储空间占用大、查找效率低（平均耗时30分钟/份）、易丢失或损坏、借阅流程繁琐、无法实时监控合同状态。
电子化管理价值：实现合同信息集中存储与快速检索（检索时间≤1分钟）、规范审批流程、降低存储成本（年节省60%以上空间）、支持多部门协同、自动触发到期预警，提升合规性与管理效率。
二、全流程操作步骤详解
（一）合同起草与审批阶段
目标：保证合同内容规范、审批流程合规，为电子化管理奠定基础。
1.合同起草
操作主体：业务部门经办人（如销售经理、采购专员）。
操作步骤：
（1）使用企业标准合同模板（或根据需求新建模板），填写合同核心信息（双方主体、标的、金额、履行期限、违约责任等）。
（2）通过企业OA系统或合同管理系统发起“合同起草”流程，合同初稿（Word/PDF格式）。
2.合同审批
审批层级：根据合同金额、类型设置审批权限（示例）：
金额≤5万元：部门负责人审批→法务专员审核（仅需审核合规性）
5万元＜金额≤50万元：部门负责人*→法务专员*→分管副总*
金额＞50万元：部门负责人*→法务专员*→分管副总*→总经理*
操作步骤：
（1）审批人在系统内查看合同，填写审批意见（通过/驳回/修改后通过），驳回时需注明具体修改意见。
（2）所有审批环节完成后，系统自动“合同审批编号”（规则：年份-部门代码-序号，如2024-CG-001），并发起下一步“用印申请”。
（二）电子化扫描与信息录入
目标：将纸质合同转化为电子档案，建立结构化数据库，保证后续快速检索。
1.纸质合同扫描
操作主体：行政专员或档案管理员。
操作要求：
（1）使用高拍仪或专业扫描仪，分辨率≥300DPI，色彩模式为“彩色”，保证合同文字、印章、签名清晰可辨。
（2）扫描后PDF格式文件（单份合同对应1个PDF，禁止拆分或合并），文件命名规则：“合同编号-合同名称-签订日期”，如“2024-CG-001-采购合同。
2.合同信息录入
操作主体：档案管理员*。
录入字段（必填项）：
字段名称
说明
示例
合同编号
系统自动的审批编号
2024-CG-001
合同名称
与审批文件一致
原材料采购合同
甲方名称
企业自身或签约主体之一
科技有限公司
乙方名称
合作方全称
贸易有限公司
签订日期
合同落款日期
2024年3月15日
生效日期
合同开始生效日期
2024年4月1日
到期日期
合同终止日期
2025年3月31日
合同金额
大写+小写（币种标注）
人民币伍万元整（￥50,000）
合同类型
按业务分类（采购/销售/服务/租赁等）
采购合同
关联项目编号
如涉及具体项目，填写项目编号
P2024-003
存储路径
电子档案服务器路径
//Server/Contract/2024/CG/
扫件附件
扫描后的PDF文件
2024-CG-001-采购合同pdf
操作步骤：
（1）登录合同管理系统，进入“合同档案录入”模块，逐项填写字段信息。
（2）对应PDF扫描件，系统自动提取部分文本（如合同编号、金额）辅助核对，保证录入信息与纸质合同一致。
（3）保存后“电子档案编号”（规则：E+年份+部门代码+序号，如E2024CG001），与合同编号绑定。
（三）分类存储与索引建立
目标：实现合同档案有序存储，支持多维度快速检索。
1.分类标准
一级分类：按部门划分（如采购部、销售部、行政部、人力资源部）。
二级分类：按合同类型划分（如采购合同下的“原材料采购”“设备采购”；销售合同下的“产品销售”“服务销售”）。
三级分类：按年份划分（如2024年、2025年）。
2.存储规则
电子档案按“一级分类/二级分类/三级分类”路径存储至服务器，例如：//Server/Contract/2024/采购/原材料/。
同一合同包含多份附件（如技术协议、补充函）时，与主合同存入同一文件夹，附件命名格式：“合同编号-附件名称”，如“2024-CG-001-技术协议.pdf”。
3.索引建立
系统自动根据录入的字段检索索引，支持按“合同编号、合同名称、甲方/乙方名称、签订日期、合同金额、合同类型”等条件组合检索。
档案管理员每月核对索引完整性，保证新录入合同及时纳入检索范围。
（四）权限管理与借阅流程
目标：保障合同档案安全，规范借阅行为，避免信息泄露或丢失。
1.权限设置
管理员权限：档案管理员*，可进行合同录入、修改、删除、权限分配、数据备
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