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会议纪要撰写规范与模板：提升会议效率与质量

一、引言

会议纪要作为会议成果的书面载体，是同步信息、明确责任、跟踪进度的重要工具。一份规范的会议纪要能够避免信息遗漏、减少沟通成本，保证会议决议有效落地。本文从适用场景、操作流程、标准化模板及注意事项四个维度，提供系统化的会议纪要撰写指南，助力团队提升会议效率与质量。

二、适用范围与典型场景

（一）适用范围

本规范适用于各类工作会议的纪要撰写，包括但不限于：

常规例会：周会、月度总结会、季度规划会等；

专项会议：项目启动会、问题研讨会、决策评审会等；

跨部门协调会：资源对接会、流程优化会等；

临时会议：突发事件处理会、紧急任务部署会等。

（二）典型场景

项目进度同步：跨部门团队需明确各阶段任务分工与时间节点，通过纪要同步项目进展，避免信息差；

决策事项落地：管理层会议形成决议（如预算审批、方案调整），需通过纪要固化责任主体与完成时限；

问题追溯与复盘：针对会议中讨论的问题及解决方案，纪要可作为后续复盘的依据，明确问题根源与改进措施；

新人快速融入：新成员可通过历史会议纪要快速知晓团队工作重点、项目背景及既有决策，降低沟通成本。

三、会议纪要撰写全流程操作指南

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

确认会议核心目的

与会议组织者（如主持人、发起人）沟通，明确会议需达成的目标（如“确定项目A的Q3执行方案”“解决B部门流程卡点”），避免纪要偏离主题。

收集会议背景资料

提前获取会议议程、相关材料（如项目方案、数据报表、上次会议纪要等），熟悉讨论议题，记录关键背景信息（如项目当前进度、待解决问题清单），为会中记录做铺垫。

准备纪要模板与工具

根据会议类型选择或准备标准化纪要模板（见第四部分），准备好记录工具（如电脑、笔记本、录音设备，若需录音需提前征得参会人员同意），保证记录高效便捷。

（二）会中记录：抓准重点，条理清晰

区分“信息类型”，精准记录

事实描述：客观记录会议中的关键数据（如“Q2销售额同比增长15%”）、背景信息（如“因供应链延迟，原定交付时间需延后1周”），避免主观评价；

讨论要点：提炼不同参会人员的核心观点（如“建议采用方案一，成本更低且周期可控”“提出方案二更符合长期战略需求”），用“提出人+核心观点”格式标注；

决议事项：明确会议达成的共识（如“同意项目A预算增加10万元，用于采购新设备”），需标注“决议”字样；

待办事项：记录需执行的具体任务，需包含“任务描述、负责人、截止时间、交付成果”四要素（如“*负责完成客户需求调研报告，8月20日前提交，需包含TOP3需求优先级排序”）。

采用“关键词+缩写”提升效率

对高频重复内容（如项目名称、专业术语）使用缩写（如“项目A”简写为“PA”，“客户需求调研”简写为“KD调研”），避免完整记录影响速度；对复杂讨论可用思维导图梳理逻辑，保证内容条理清晰。

标注“疑问点”与“待补充信息”

若讨论中存在未明确的信息（如“*需确认设备采购的具体型号”），或数据需后续核实（如“Q2用户留存率需与数据部门二次确认”），需单独标注，会后及时跟进补充。

（三）会后整理：核对信息，规范输出

24小时内完成初稿撰写

会后趁记忆清晰，尽快整理记录内容，将关键词、缩写补充为完整表述，保证信息准确无误。初稿需包含会议基本信息、核心讨论、决议事项、待办清单四部分核心内容。

与参会人员核对关键信息

对涉及决议、待办事项的内容，特别是负责人、截止时间等关键信息，需与相关参会人员（如任务负责人、会议主持人）确认，避免遗漏或歧义。例如若会议中提到“下周完成方案初稿”，需与确认具体截止日期（如“8月18日”）。

按模板规范排版，突出重点

根据标准化模板（见第四部分）调整格式，使用加粗、表格等方式突出待办事项、决议等关键内容，保证阅读者快速抓取重点。例如待办清单需用表格呈现，明确“负责人”“截止时间”“优先级”字段。

分发与归档

纪要定稿后，通过邮件、企业等工具发送至所有参会人员及相关方，并抄送上级领导（如需）；同时将电子版纪要归档至团队共享文档库（如企业网盘、项目管理工具），方便后续查阅。

四、标准化会议纪要模板（含填写示例）

（一）会议基本信息

字段

填写内容

会议名称

项目AQ3执行方案研讨会

会议时间

2023年8月10日14:00-16:30

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议）

主持人

*（部门经理）

记录人

*（项目专员）

参会人员

（产品经理）、（技术负责人）、（运营专员）、（财务代表）

缺席人员

*（市场部经理），事由：外出客户拜访

发放范围

全体参会人员、项目组全体成员、*（总监）

（二）会议主题与议程概要

会议主题：明确项目AQ3执行方案，确定资源分配与时间节点。

议程概要：

Q2项目A执行情况复盘（*汇报）；

Q3目标