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企业合同审查与签署标准化流程表

一、适用范围与场景

本流程适用于各类企业（含中小企业、集团型企业）在开展业务过程中，涉及合同起草、审查、签署及管理的全流程标准化操作。具体场景包括但不限于：

采购合同（原材料、设备、服务等）

销售合同（产品、服务交付）

劳动合同、保密协议

合作协议（项目合作、联合开发等）

租赁合同（场地、设备租赁）

其他具有法律约束力的业务协议

二、标准化操作步骤

（一）合同需求发起与初步确认

发起主体：业务部门（如销售部、采购部、人力资源部等）根据业务需求发起合同申请。

核心动作：

明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等），核实合作方资质（如营业执照、相关行业许可证，必要时通过“国家企业信用信息公示系统”查询最新状态）；

梳理合同核心要素，包括但不限于：合同标的、数量/质量标准、价款/支付方式、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式等；

填写《合同需求申请表》（见附件模板），附合作方资质文件、业务需求说明（如技术参数、服务要求等）。

输出文件：《合同需求申请表》及相关附件（合作方资质、需求说明等）。

（二）合同起草与初核

起草主体：业务部门指定专人（如业务专员*）根据《合同需求申请表》内容起草合同初稿，或由法务部门/外部律师根据需求提供模板框架。

核心动作：

合同内容需符合《民法典》《公司法》等法律法规，参考行业示范文本（如国家市场监管总局发布的合同示范文本）；

明确合同双方权利义务，避免使用“大概”“尽量”等模糊表述，关键条款（如金额、日期、违约责任）需具体量化；

合同结构一般包括：标题、合同主体、（标的、数量、质量、价款、履行、违约、争议解决等）、签署页（法定代表人/授权代表人签字、盖章、日期）。

初核主体：业务部门负责人*对合同初稿进行内容完整性、业务逻辑性审核，保证与需求一致。

输出文件：合同初稿（含修订痕迹）、《合同需求申请表》审核版。

（三）内部多部门联合审查

审查主体：法务部门（或合规部门）、财务部门、业务部门（根据合同类型可增加技术部、审计部等）。

审查要点：

法务审查：

合同主体资格（合作方是否具备签约能力，如超越经营范围、无民事行为能力等情形需规避）；

条款合法性（是否存在“霸王条款”、违反强制性规定）；

权利义务对等性（违约责任是否明确、公平，争议解决方式是否约定明确（如仲裁/诉讼，明确管辖机构））；

合同风险点（如知识产权归属、不可抗力定义、保密条款等）。

财务审查：

价款/支付方式是否符合公司财务制度（如大额支付需分阶段、发票开具要求）；

成本预算合理性，是否存在资金风险（如预付款比例过高、质保金设置不足）；

涉及税费条款是否清晰（如增值税税率、发票类型）。

业务审查：

履行能力匹配性（如交付周期是否与生产计划冲突、技术参数是否满足业务需求）；

合作方履约记录（历史合作中是否存在违约情况）。

输出文件：各部门《合同审查意见表》（含法务、财务、业务审核意见及修订建议）。

（四）外部沟通与修订（如需）

沟通主体：业务部门（或法务部门）与合作方对接，根据内部审查意见协商修订合同。

核心动作：

对内部审查中提出的重大修改意见（如违约责任调整、争议解决方式变更），需与合作方达成一致；

沟通过程需留痕（如邮件、书面函件，避免口头承诺），重要修订内容需形成《合同修订记录表》。

输出文件：修订版合同（经合作方确认）、《合同修订记录表》。

（五）最终审批与签署

审批层级：根据合同金额、重要性确定审批权限（示例）：

金额≤5万元：业务部门负责人+法务部门审批；

5万元＜金额≤50万元：业务部门负责人+法务部门+财务部门+分管副总审批；

金额＞50万元：需提交总经理*/董事会审批（具体权限根据企业内部制度确定）。

签署规范：

合同文本需为最终定稿（含所有修订内容），一式多份（至少留存原件2份，合作方、公司各1份，涉及部门可留存复印件）；

签署页需加盖公司公章（或合同专用章，公章需备案），法定代表人或授权代表人签字（需附《授权委托书》，明确授权范围、期限）；

合作方签署页需核对其名称与营业执照一致，签字人需为法定代表人或授权代表（提供授权文件）。

输出文件：签署完成的合同原件、《审批单》（含各层级审批签字）、《授权委托书》（如需）。

（六）合同归档与管理

归档主体：行政部（或档案管理部门）在合同签署后3个工作日内完成归档。

归档内容：合同正本、审批单、《合同需求申请表》、审查意见表、修订记录表、合作方资质文件、授权委托书等全套资料。

管理要求：

建立电子台账（记录合同编号、名称、合作方、金额、签署日期、履行期限、归档号等），定期更新；

合同履行过程中，业务部门需跟踪履约情况（如付款进度、交付验收），发觉问题及时向法务及管理层汇报；

合同到期前1个月，业务部门评估是否续签，启动续签流程