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企业资产采购与管理操作指南

一、适用范围与应用场景

本指南适用于企业各部门开展资产采购、入库、领用、维护、盘点及报废全流程管理，覆盖固定资产（如办公设备、生产机械、车辆等）、低值易耗品（如文具、工具等）的日常操作。具体场景包括：新部门成立需新增资产、现有资产补充采购、员工岗位变动需办理资产调拨、定期资产清查盘点、资产达到使用年限或损坏需报废处置等。通过规范流程，保证资产采购合规、使用高效、账实相符，降低企业运营风险。

二、全流程操作步骤详解

（一）资产采购申请与审批

需求提报

各部门根据业务需要，由申请人填写《资产采购申请表》（见模板1），详细注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、使用人及期望到货时间，部门负责人对需求的必要性进行审核签字。

大额资产（单笔金额超5万元）或关键设备需附《资产采购可行性分析说明》，包括技术参数对比、预算依据等。

预算与审批

表单提交至财务部，财务专员核对采购预算，确认资金是否充足，并在2个工作日内反馈意见。

预算通过后，按审批权限逐级报批：部门负责人→资产管理部门→分管领导→总经理（单笔金额超10万元需总经理审批）。

审批完成后，资产管理部门留存备案，启动采购流程。

（二）采购执行与供应商管理

供应商选择

通用资产（如电脑、办公家具）优先从企业合格供应商库中选择；特殊资产需由资产管理部门牵头，组织使用部门、财务部进行供应商考察（资质、价格、服务能力等），形成《供应商评估报告》。

采购金额超3万元的，需至少比价3家供应商，填写《比价记录表》，保证价格公允。

合同签订与订单下达

与选定供应商签订采购合同，明确资产规格、数量、价格、交付时间、验收标准、质保条款及违约责任，合同需经法务部门审核（如需）。

资产管理部门根据合同《采购订单》，加盖公章后发送供应商，并同步跟踪生产/发货进度。

（三）资产验收与入库

到货初检

资产到货后，资产管理部门通知使用部门、财务部共同到场验收，核对送货单与采购订单信息（名称、数量、型号）是否一致，检查外包装是否完好。

质量与功能检测

开箱验收：对照资产说明书，检查配件、说明书、保修卡等是否齐全；对需通电检测的设备（如电脑、仪器），由使用部门现场测试功能是否正常，填写《资产验收单》（见模板2），三方签字确认。

验收不合格的，资产管理部门需在24小时内联系供应商退换货，并记录《不合格品处理报告》。

资产登记入库

验收合格后，资产管理部门为资产分配唯一编号（规则：资产类别代码+年份+流水号，如“BJ-2024-001”），粘贴资产标签（含编号、名称、责任人）。

将资产信息录入《资产台账》（见模板3），内容包括编号、名称、型号、规格、采购日期、原值、使用部门、使用人、存放地点、状态（在用/闲置/报废）等，同步更新电子台账系统。

（四）资产领用、调拨与归还

领用流程

员工需领用资产时，填写《资产领用登记表》（见模板4），经部门负责人审批后，至资产管理部门办理领用手续。

管理员核对领用信息，发放资产并更新台账“使用人”“存放地点”字段，领用人签字确认。

内部调拨

因岗位变动或部门协作需调拨资产时，由调入部门提出申请，填写《资产调拨申请单》，经双方部门负责人及资产管理部门审批后，管理员办理转移手续，更新台账信息，调拨双方签字确认。

离职归还

员工离职或岗位变动不再使用资产时，需将资产交还资产管理部门，管理员核对资产状态（如有损坏，按企业规定赔偿），确认无误后在台账中标记“已归还”，并通知财务部核销。

（五）资产日常维护与盘点

维护管理

资产使用人负责日常清洁、简单保养，发觉故障及时向资产管理部门报修。

资产管理部门建立《资产维护记录》，记录维修时间、维修内容、费用、维修单位等信息，定期对高价值资产（如生产设备）进行专业巡检。

定期盘点

每季度末由资产管理部门牵头，财务部、使用部门共同参与，全面盘点资产，采用“账实核对法”，保证台账信息与实物一致。

盘点差异需填写《资产盘点差异报告》，分析原因（如漏登、遗失、损坏），经审批后调整台账，重大差异（如盘亏金额超1万元）需上报总经理处理。

（六）资产报废与处置

报废申请

资产达到使用年限、技术淘汰或无法修复时，由使用部门提交《资产报废申请表》，注明报废原因、数量、原值、残值预估，附技术鉴定意见（如需）。

审批与处置

资产管理部门审核报废申请，确认资产状态后，按审批权限报批（报废金额超2万元需总经理审批）。

审批通过后，选择合规处置方式（如公开拍卖、回收公司变卖），签订《资产处置协议》，回收款项交财务入账，台账中标记“已报废”，注销资产编号。

三、常用表单模板示例

模板1：资产采购申请表

申请部门

申请人

申请日期

资产名称

规格型号

单位

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

期望到货时间

部门负责人签字

财务部预算审核意见

签字：