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企业行政文书标准格式范本

一、总则

企业行政文书是企业在运营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达政令、沟通信息、记录事务、规范行为的重要工具。为确保企业行政文书的严肃性、规范性和高效性，统一文书格式，提升办文质量，特制定本标准格式范本。本范本适用于企业内部各类行政公文的起草、审核、印发等环节。

二、企业行政文书通用标准格式

（一）前置部分

1.文件标题

*位置：首页顶端居中，距上页边约3cm。

*字体字号：方正小标宋简体，二号字。

*内容要求：准确概括文件核心内容，明确发文事由和文种。通常由“发文机关+事由+文种”三部分组成，如“XX公司关于加强办公用品管理的通知”。事由应简明扼要，避免使用模糊或歧义词语。

*规范示例：“XX有限公司关于举办第一季度员工技能培训的通知”

*不规范示例：“培训通知”（要素不全）、“XX公司的一个通知”（表述随意）

2.编号

*位置：文件标题下方，靠右编排，与标题之间空一行；或根据企业实际情况，置于文件版头的右上角。

*字体字号：仿宋GB2312，三号字。

*内容要求：由企业自行设定编号规则，一般包含年份、发文部门代字、顺序号等，用于文件管理和查阅。

*规范示例：“X行〔2024〕X号”（“X行”代表行政部，“2024”代表年份，“X”代表顺序号）

3.主送机关（抬头）

*位置：编号下方，顶格书写，后加冒号。

*字体字号：仿宋GB2312，三号字。

*内容要求：指文件的主要受理机关，应使用全称或规范化简称、统称。如“各部门、各子公司：”、“总经理办公室：”。

*注意事项：普发性文件可省略主送机关，或将其置于版记部分的“分送”栏。

（二）主体部分

1.正文

*位置：主送机关下一行，每段首行空两格。

*字体字号：仿宋GB2312，三号字，一般每页22行，每行28字（可根据企业实际调整，但应保持统一）。

*内容要求：

*开头：简明扼要说明发文依据、目的或原因。常用“为……”、“根据……”、“鉴于……”等引导。

*主体：阐述文件的核心内容、具体事项、要求、措施、规定等。内容应条理清晰，逻辑严密，语言准确、规范、简洁。可根据内容需要分条列项，分条项时应使用规范的序号，如“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”等层级。

*结尾：提出希望、要求或发出号召，或说明施行日期、解释权归属等。常用“特此通知”、“请遵照执行”、“本规定自发布之日起施行”等。

*段落间距：一般为固定值28-30磅，或设置为段前0.5行、段后0.5行。

2.附件（如有）

*位置：正文结束后，成文日期之前。

*字体字号：仿宋GB2312，三号字。

*标注方式：正文下空一行左空两格标注“附件：”，后接附件名称。如有多个附件，应使用阿拉伯数字依次标注序号（如“附件：1.XXXX”）。附件名称后不加标点符号。

*附件内容：附件是对正文的补充说明或提供具体支撑材料，其格式参照正文要求。

（三）后置部分

1.发文机关署名（落款）

*位置：成文日期之上，居中排布。

*字体字号：与正文一致，仿宋GB2312，三号字，也可使用黑体。

*内容要求：应使用发文机关全称或规范化简称。

2.成文日期

*位置：发文机关署名下一行，居中排布。

*字体字号：与正文一致，仿宋GB2312，三号字。

*标注方式：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），如“2024年5月20日”。

*确定原则：一般以负责人签发日期为准；联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准；法规性文件以批准日期为准。

3.印章

*位置：加盖在发文机关署名和成文日期之上，做到“骑年盖月”，即印章的中心线压在成文日期上，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

*要求：印章必须清晰、端正。单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期；联合行文时，各发文机关印章按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并使印章加盖在发文机关署名和成文日期上。

4.抄送机关（如有）

*位置：印发机关和印发日期之上。

*字体字号：小于正文，一般为四号或小四号仿宋GB2312。

*标注方式：左空两格标注“抄送：”，后接抄送机关名称。如有多个抄送机关，同类机关之间用顿号隔开，不同类机关之间用逗号隔开，结尾用句号。

5.印发机关和印发日期

*位置：公文末页页码上端，版心内最下方。

*字体字号：小于正文，一般为四号或小四号仿宋GB2312。

*标注方式：左空一字标注“印发机关：XX公司办公室”，