商业合同评审记录表标准化填写范例.docVIP

一、适用业务场景

本标准化填写范例适用于企业各类商业合同的评审环节，包括但不限于：供应商合作协议、技术服务采购合同、产品销售合同、租赁合同、保密协议等。当业务部门需与合作方签订正式合同时需通过此记录表完成多部门（业务、法务、财务等）联合评审，保证合同条款合规、风险可控、权责清晰，为合同签订及后续履约提供依据。

二、标准化填写流程

（一）评审资料准备

发起部门：业务经办人需提前收集以下资料，并作为合同评审记录表的附件：

合同草案（需明确版本号，如“V1.0”）；

合作方背景资料（如营业执照复印件、资质证明等）；

业务需求说明（包括合作目的、核心需求、预期目标等）；

前期沟通记录（如邮件、会议纪要，体现关键条款协商过程）。

资料提交：将上述资料通过内部审批系统或邮件发送至法务部门、财务部门及相关评审部门，同步明确“合同评审截止日期”（一般为收到资料后2-3个工作日）。

（二）分部门评审填写

各部门需根据职责分工，在“评审意见”栏填写具体意见，避免使用“同意”“不同意”等模糊表述，需明确指出条款问题及修改建议。

业务部门初审（评审人：*经理/经办人）：

审核合作必要性：是否符合公司战略规划、业务发展需求；

核对条款匹配度：合同标的、数量、价格、交付周期等是否与业务需求一致；

关注商务条款：付款方式、验收标准、违约责任（如延迟交付的赔偿比例）是否合理；

填写示例：

“合同第3.2条约定‘验收合格后10日内支付尾款’，建议补充‘验收标准以附件一《技术服务规范》为准’，避免验收争议；第5.1条违约责任‘乙方延迟交付每日按合同总额0.5%支付违约金’，比例过高，建议调整为0.3%。”

法务部门合规审查（评审人：*律师/法务专员）：

审核法律效力：合同主体是否具备签约资格（如合作方是否为存续企业）、条款是否违反法律法规；

风险点排查：争议解决方式（管辖法院/仲裁机构）、知识产权归属、保密期限、不可抗力条款是否明确；

填写示例：

“合同第7.2条约定‘争议解决由甲方所在地法院管辖’，建议明确为‘甲方注册地有管辖权的人民法院’，避免歧义；第4.3条保密期限‘至合同终止后2年’，建议延长至‘3年’，符合行业惯例。”

财务部门审核（评审人：*主管/会计）：

审核资金条款：付款节点、金额、币种是否符合财务预算；发票类型（如增值税专用发票）、开票时间是否约定清晰；

成本效益分析：合同总成本是否合理，是否存在隐性费用（如违约金、税费承担）；

填写示例：

“合同第3.1条约定‘首付款30%签约后支付’，建议调整为‘首付款30%收到合作方预付款保函后支付’，降低资金风险；发票条款需补充‘乙方应在收款后5个工作日内提供等额合法增值税专用发票’。”

（三）汇总评审意见

发起部门汇总：业务经办人收集各部门评审意见，整理成“问题整改清单”，明确每条意见的“修改内容”“责任人”（合作方或己方）、“完成时限”。

沟通确认：与合作方就整改内容进行协商，达成一致后形成“合同修订版”（需更新版本号，如“V1.1”），并重新提交各部门确认。

（四）评审结论与归档

结论确认：所有部门无异议后，在“最终评审结论”栏勾选“通过”“补充后通过”或“不通过”，并由评审人签字、日期确认。

“通过”：可直接进入合同签订流程；

“补充后通过”：需完成整改并重新确认后签订；

“不通过”：终止合作或重新谈判。

资料归档：将最终版合同评审记录表（含附件、整改清单）扫描存档，电子版保存至公司合同管理系统，纸质版由行政部统一保管，保存期限不少于合同终止后5年。

三、合同评审记录表模板

合同基本信息

合同编号

（按公司合同编码规则填写，如“HT-2024-X”）

合同名称

（需与合同草案标题一致，如“公司软件开发服务合同”）

甲方（采购方）

公司名称：___________________________

乙方（服务方/供应商）

公司名称：___________________________

合同类型

□采购□销售□服务□租赁□其他_________

合同金额

人民币：___________________________（大写：____________________）

评审日期______年_月_日

评审地点□会议室□线上系统□其他_________

评审环节及参与人

评审意见（需具体说明问题点、修改建议，可附页）

整改要求（修改内容、责任人、完成时限）

确认签字

业务部门

评审人：______日期：______

法务部门

评审人：______日期：______

财务部门

评审人：______日期：______

其他部门（如技术、人力）

评审人：______日期：______

管理层审批（如需）

审批人：______日期：______

最终评审结论|□通过（可直接签订）□补充后