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公司文件管理制度

1总则

1.1目的

为加强公司文件管理，确保文件管理工作规范化、专业化、标准化、程序化、数字化、精细化，保障公司管理体系科学、规范、高效运行，提高文件处理工作的效率和质量，使之成为公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具，根据有关法律法规和《公司章程》，结合公司实际，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司内部所有部门及员工，涵盖文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止、归档、保管、销毁等各个环节的管理工作。公司文件包括但不限于行政文件、业务文件、财务文件、技术文件、人事文件等各类纸质和电子文件。

1.3基本原则

公司文件管理遵循以下基本原则：

合规性原则：贯彻党和国家路线、方针、政策，符合法律法规要求，适应风险管理和内部控制要求，坚持中国特色现代企业制度方向，体现依法治企理念。

体系化原则：以职能模块为基础，管理事项为核心，构建全面覆盖、纵向贯通、横向协同、权责清晰、流程明确的规章制度体系。

安全性原则：确保企业信息的安全，防止信息泄露和丢失，采取相应的安全措施保障信息的机密性和完整性。

规范性原则：遵循统一的标准和流程，确保文件的分类、存储、检索和销毁等环节的规范化。

可追溯性原则：确保所有文件的操作记录可追溯，便于后续的审计和检查。

便捷性原则：确保文件的存取便捷，通过合理的分类和索引，提升文件检索效率。

2文件分类与体系

2.1文件分级分类

2.1.1文件分级

根据文件的重要性和适用范围，将公司文件分为四个层级：

表：文件分级体系

文件级别

文件类型

说明

示例

一级文件

战略规划文件

具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编

公司员工手册、经营管理规范、公司章程

二级文件

职能管理文件

规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件

人力资源管理制度、财务管理制度、行政管理制度

三级文件

操作执行文件

各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件

作业指导书、操作规范、项目管理文件、公文

四级文件

记录凭证文件

记录作业结果所用的表格、表单类文件

审批单、登记表、统计表、凭证

2.1.2文件类型

根据文件的性质和内容，公司文件可分为以下类型：

行政文件：包括决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

业务文件：与公司主营业务相关的文件，如销售合同、采购订单、客户资料等。

财务文件：财务报表、会计凭证、预算决算资料等。

技术文件：研发文档、技术规范、设计图纸等。

人事文件：劳动合同、考核记录、薪酬资料等。

体系文件：质量管理体系、环境管理体系等相关文件。

外来文件：来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件（法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）。

2.2文件编号规则

为实现文件规范化管理，公司所有文件需按照统一规则进行编号：

公司代码-部门代码-文件类型-顺序号-年份

示例：XX-KJ-XZ-2025001-2025，其中XX为公司代码，KJ为部门代码，XZ为行政类文件，2025001为顺序号，2025为年份。

2.3文件控制与标识

受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制，随时保持有效版本的文件，封面或正文页面有受控标识。

非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无受控标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

文件版本标识：文件版本采用试行版、正式版标识，或用大写英文字母表示版本号，修改状态需明确标注。

3管理职责分工

3.1文件管理委员会

公司设立文件管理委员会，由公司高层领导和各部门负责人组成，负责：

审批公司文件管理政策和重大文件管理决策。

协调解决文件管理中的重大问题。

监督文件管理工作的有效实施。

3.2综合管理部门

综合管理部门（行政部或办公室）是公司文件管理的归口部门，负责：

制定和完善公司文件管理制度，并监督制度的执行情况。

对公司各类文件进行统一的收发、登记、归档和保管工作。

组织文件的定期整理和清查，确保文件的安全和完整。

负责文件的借阅、复制等管理工作，严格控制文件的使用范围。

对各部门文件管理工作进行指导和检查，提出改进意见和建议。

3.3各部门职责

各部门在文件管理中的职责包括：

负责本部门文件的起草、审核、签发和发布工作。

按照公司文件管理制度的要求，对本部门文件进行分类、编号、装订和归档。

及时将本部门产生的文件移交综合管理部门进行统一保管。

负责本部门文件的日常管理和保密工作，防止文件的泄露和丢失。

3.4相关人员职责

3.4.1文件起草人

确保文件内容的准确性、完整性和规范性。

按照公司规定的格式和要求起草文件，注明文件的主题、文号、日期、起草人等信息。

对文件的内容负责，