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合同签订及审批标准化流程工具指南

一、适用范围与典型场景

本流程工具适用于企业内部各类经济合同的签订及审批管理，涵盖但不限于以下场景：

外部合作类：与供应商采购物料、与客户签订销售合同、与服务商外包业务（如IT支持、营销推广）等；

内部协作类：跨部门项目合作（如研发与市场部联合推广）、资源使用协议（如场地租赁、设备共享）等；

其他类型：劳动合同补充协议、保密协议、知识产权授权协议等。

通过标准化流程，保证合同内容合规、权责清晰、审批高效，降低法律风险与运营成本。

二、标准化操作流程详解

合同签订及审批需严格遵循“发起-审核-审批-用印-签订-归档”六步流程，各环节操作主体及要求

第一步：合同发起与资料准备

操作主体：业务部门经办人（如采购专员、销售经理）

明确合同需求：梳理合作背景、交易标的、金额、履行期限、双方权利义务等关键要素；

拟定合同文本：根据公司《合同管理办法》及模板，起草合同条款（需包含标的、数量、质量、价款/报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决等核心内容）；

准备附件材料：包括但不限于对方主体资质文件（营业执照复印件、授权委托书）、合作方案、技术协议、过往交易记录等（加盖对方公章的复印件需与原件一致）。

输出物：《合同审批单》（需填写合同基本信息、附件清单）、合同草案、相关附件材料。

第二步：部门内部初审

操作主体：业务部门负责人（如采购部主管、销售总监）

审核重点：

业务真实性：确认合作需求是否符合部门年度计划、交易背景是否真实合理；

经济性：评估合同金额、定价策略是否符合公司成本控制要求；

完整性：检查合同文本是否包含核心条款，附件材料是否齐全。

处理结果：

审核通过：流转至法务部门审核；

审核不通过：退回经办人*修改，注明修改意见，重新提交。

第三步：法务合规审核

操作主体：法务部专员*（或外部法律顾问）

审核重点：

主体资格：核实对方是否为合法存续的法人/组织，授权委托人是否具备签约权限；

条款合法性：检查合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销条款；

权责对等性：确认双方权利义务是否明确、违约责任是否合理，是否存在“霸王条款”；

风险提示：对潜在法律风险（如知识产权纠纷、不可抗力条款）提出书面修改建议。

处理结果：

审核通过：流转至财务部门审核；

审核不通过：出具《法务审核意见书》，退回业务部门经办人*修改，重大争议条款需与对方协商一致后重新提交。

第四步：财务合规审核

操作主体：财务部经理*（或指定审核人）

审核重点：

金额准确性：核对合同金额与预算、报价单是否一致，付款方式、进度是否合理；

税费约定：明确发票类型（如增值税专用发票）、开票时间及税费承担方；

资金风险：大额合同需评估对方履约能力，必要时要求提供担保；

财务流程合规性：是否符合公司费用报销、资金支付相关规定。

处理结果：

审核通过：流转至高层领导审批；

审核不通过：退回业务部门经办人*调整财务相关条款（如付款条件、发票要求）。

第五步：高层领导审批

操作主体：根据合同金额及重要性，由分管副总、总经理或董事会审批

审批重点：

战略匹配度：是否符合公司发展战略、年度经营目标；

权限范围：审批人需根据《公司授权管理办法》在自身审批权限内决策（如10万元以下由分管副总审批，10万元以上由总经理审批）；

重大事项：对涉及重大投资、长期合作或高风险合同，需组织专项会议审议。

处理结果：

审批通过：进入用印环节；

审批不通过：出具书面审批意见，退回业务部门重新评估或终止合作。

第六步：合同用印与签订

操作主体：行政部用印管理员（用印）、业务经办人（签订）

用印申请：审批通过的《合同审批单》及合同文本（最终版）提交至行政部，核对审批流程完整性、合同文本与审批单一致性；

用印管理：在合同指定位置（如落款处、骑缝页）加盖公司公章或合同专用章，严格执行“审批单与合同一一对应”原则，严禁超范围用印；

合同签订：与对方同时签订合同，双方签字/盖章页需清晰完整，骑缝章需覆盖合同所有页；

文本分发：签订后，正本至少留存2份（公司存档1份、对方留存1份），副本根据需要分发给业务、法务、财务部门。

第七步：合同归档与跟踪

操作主体：业务部门经办人（归档）、行政部档案管理员（入库）

资料整理：将合同正本、审批单、附件材料、签订过程记录（如邮件往来）等整理成册；

归档登记：在《合同管理台账》中记录合同编号、名称、签订方、金额、履行期限、归档日期等信息，电子版同步至公司档案管理系统；

履行跟踪：业务部门负责跟进合同履行进度（如交付、验收、付款），及时向法务、财务部门反馈异常情况（如违约、争议）。

三、合同审批及签订模板表格

表1：合同审批单

合同基本信息

合同名称

合同编号

（按“年份-部门-序号”规则填写，如2024-采-001）

签订方