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技术文档归档保存规定

技术文档归档保存规定

（一）技术文档归档保存的基本原则与组织架构

技术文档的归档保存工作应当遵循系统性、完整性、安全性与可追溯性的基本原则。系统性要求文档管理覆盖从生成、流转、审核到归档的全生命周期，形成闭环管理；完整性确保所有具有保存价值的技术资料，包括图纸、设计方案、测试报告、变更记录等，均得到全面收集与规范保存；安全性要求采取物理与数字双重保护措施，防止文档的丢失、损毁与非授权访问；可追溯性则需建立清晰的索引体系，确保任何一份文档的历史版本、修改记录和使用轨迹均可快速检索与验证。

在组织架构层面，应建立由公司管理层统一领导、技术部门主导、档案管理部门具体执行、信息技术部门提供支持的协同工作机制。公司管理层负责审批归档保存的总体政策与重大事项，提供必要的资源保障；技术部门是文档的产生源头，负责确保文档的准确性、规范性，并按时提交归档；档案管理部门负责制定具体的归档细则，进行文档的接收、整理、分类、存储、保管与提供利用服务；信息技术部门则负责建设与维护电子文档管理系统，保障系统安全稳定运行，并负责数字档案的长期可读性技术保障。各部门需指定专人担任文档管理接口人，形成定期沟通机制，确保归档流程顺畅。

文档分类体系应科学合理，可按照项目生命周期、产品型号、专业领域等多种维度进行划分。例如，按项目阶段可分为立项论证、方案设计、开发实施、测试验证、验收交付、运维保障等类别；按产品结构可分为系统级、分系统级、单机级、元器件级等；按专业领域可分为机械、电子、软件、工艺等。每一类文档均需明确其归档范围、划分、保存期限以及具体的格式要求。同时，应建立统一的文档编码规则，确保每一份文档具有唯一标识，便于检索与管理。编码规则应包含公司代码、项目代码、文档类型代码、序列号等要素，并具备一定的可扩展性。

（二）技术文档归档的流程规范与操作细则

技术文档的归档流程应标准化、精细化，涵盖从生成到销毁或永久保存的全过程。具体流程包括文档生成与预立卷、审核与审批、提交与接收、整理与编目、存储与保管、利用与复制、鉴定与处置等关键环节。

在文档生成与预立卷阶段，所有技术活动均应采用标准化的模板和格式进行记录。文档作者在创建文档时，即需根据预设的分类体系和编码规则，初步确定文档的类别和编号，并填写文档的基本元数据，如文档名称、作者、创建日期、预计、关联项目等。在项目进行过程中，相关文档应在项目组内进行预立卷，由项目负责人或指定人员负责初步收集与整理，确保项目资料的齐全性。

审核与审批是保证归档文档质量的关键环节。技术文档在正式提交归档前，必须经过严格的技术审核和审批流程。技术审核由相关领域的专家或负责人进行，重点检查文档内容的正确性、完整性与符合性；审批流程则确保文档的发布符合公司规定，并最终确定其和保存期限。所有审核与审批意见均需留有记录，并与文档主体一并归档。

提交与接收环节需明确责任与时限。经审批通过的文档，由文档创建者或项目指定的文档管理员，通过电子文档管理系统或线下交接方式，向档案管理部门提交。提交时需核对文档清单，确保内容与数量无误。档案管理部门在接收文档时，需进行形式审查，检查文档格式、元数据填写、审批手续等是否完备，对不符合要求的文档予以退回并要求整改。接收成功后，系统应自动生成归档凭证，记录接收时间与接收人。

整理与编目是档案管理的核心工作。档案管理人员对接收的文档进行物理整理（针对纸质文档）和逻辑整理（针对电子文档）。物理整理包括装订、修复、贴标等；逻辑整理则包括文件格式转换（如将设计图纸转换为标准PDF/A格式以确保长期可读）、病毒查杀、数据校验等。随后，根据既定的分类与编码规则，对文档进行精确分类与编号，并著录详细的目录信息，建立或更新档案数据库。编目信息应尽可能详尽，包括题名、责任者、日期、、保存期限、主题词、摘要等，以支持多角度检索。

存储与保管环节需针对不同载体采取相应措施。对于纸质文档，应设立专用的档案库房，库房需满足防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠等“七防”要求，并严格控制温湿度。档案装具应采用无酸材料。对于电子文档，应实行多套备份制度，至少包括在线存储、近线备份和异地容灾备份三个层级。存储介质应定期检查与更新，防止因介质老化导致数据丢失。所有电子文档均需进行完整性校验，确保数据未遭篡改。系统操作日志应详细记录，以备审计。

利用与复制服务应遵循既定的权限管理规定。档案管理部门应建立便捷的查阅申请流程，员工根据其职务和工作需要，申请相应的文档访问权限。查阅一般应在指定的阅览室或通过受控的电子系统进行。原则上，原始档案不予外借，确需外借需经严格审批。复制文档需经授权，并对复制件进行标记与管理，防止泄密。所有利用行为均需登记，记录利用人、时间、文档内容及用途。

鉴定与处置是档案管理的终点环节。档案