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企事业单位文书档案管理办法

第一章总则

第一条为规范本单位文书档案管理工作，提高文书档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保文书档案的真实、完整、安全和有效利用，为单位各项工作服务，依据国家有关档案法律法规及相关行业标准，结合本单位实际，制定本办法。

第二条本办法所称文书档案，是指本单位在行政管理、经营管理、业务活动及其他各项工作中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条文书档案管理工作是单位整体工作的重要组成部分，是维护单位历史真实面貌的基础性工作。各部门及全体员工均有保护文书档案的义务。

第四条文书档案管理工作遵循统一领导、分级负责，真实准确、齐全完整，规范整理、科学保管，依法利用、服务发展的原则。

第二章管理机构与职责

第五条单位档案工作实行统一领导、归口管理的体制。单位应明确分管档案工作的领导，设立（或指定）档案管理部门（或档案工作岗位），配备专职或兼职档案管理人员，负责本单位文书档案的统一管理。

第六条档案管理部门（或档案工作岗位）的主要职责包括：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位文书档案管理规章制度和工作细则；

（二）负责本单位各部门形成的文书材料的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等工作的指导与监督；

（三）组织实施文书档案的规范化整理、系统化编目和数字化建设工作；

（四）负责文书档案的安全保管，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密；

（五）编制档案检索工具，积极开展档案利用服务，为单位各项工作提供支持；

（六）组织档案管理人员的业务培训和学习交流，提高档案管理队伍素质；

（七）按规定向同级国家档案馆移交具有永久、长期保存价值的档案。

第七条单位各职能部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门文书材料的形成、收集、整理和预归档工作，并定期向单位档案管理部门移交。各部门负责人对本部门文书材料的真实性、完整性负责。

第三章文书材料的形成与收集

第八条单位在各项工作中形成的文书材料，是文书档案的来源。各部门在公文处理和业务活动中，应严格执行国家及本单位有关公文处理的规定，确保文书材料的规范性和有效性。

第九条文书材料的收集范围主要包括：

（一）本单位制定的各类方针政策性、法规性、计划性文件；

（二）本单位党、政、工、团等组织的会议记录、纪要；

（三）本单位与上级主管部门、下级单位、平级单位之间的请示、报告、批复、通知、函等；

（四）本单位对外签订的合同、协议；

（五）本单位各项管理工作中形成的规章制度、工作总结、统计报表、调研报告等；

（六）本单位干部任免、奖惩、职工名册、工资福利等涉及人事管理的文件材料；

（七）本单位重要的外事活动材料；

（八）其他具有保存价值的文书材料。

第十条文书材料的收集应及时、准确、齐全。各项工作办理完毕后，承办人员应将相关的全部材料（包括正本、定稿、附件、重要的修改稿等）整理好，交本部门兼职档案员。兼职档案员应定期（一般为每季度或每半年）对本部门形成的文书材料进行收集、核对，确保不遗漏、不丢失。

第十一条对于专业性强、数量大的业务档案，如会计档案、科研档案、基建档案等，应按照国家有关专业档案管理规定进行收集、整理，并可根据实际情况，由相关业务部门暂存一定时期后向档案管理部门移交。

第四章文书档案的整理

第十二条文书档案的整理，是指将收集到的零散文书材料，按照其形成规律和有机联系，进行分类、组合、排列、编号、编目，使之系统化、条理化的过程。整理工作应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。

第十三条整理原则：

（一）遵循文件材料的自然形成规律和内在联系，保持文件之间的历史联系；

（二）区分不同价值，便于保管和利用；

（三）符合规范化、标准化要求，做到整齐有序。

第十四条分类：应根据本单位的职能和档案形成特点，选择适当的分类方法。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等。可采用年度-组织机构（或问题）-保管期限的分类层次。分类方案应保持相对稳定。

第十五条组卷（件）：一般以“件”为单位进行整理。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括修改稿）为一件；转发件与被转发件为一件；报表、名册、图册等，一册（本）为一件。

第十六条排列：同一事由的相关文件材料，应按照形成时间顺序或重要程度排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

第十七条编号：对整理好的每件档案赋予唯一的档号。档号编制应遵循《档号编制规则》，具有唯一性和可追溯性。

第十八条编目：包括编制卷内文件目录（或件内文件目录）和案卷目录（或归档文件目录）。目录项目应规范、准确，便于检索。文件应逐件填写《归档文件目录》，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。

第十九