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跨部门协作项目申请与审批指南

一、适用场景：哪些情况需要启动跨部门协作申请

当项目涉及两个及以上部门的资源整合、目标协同或职责交叉时，需通过本模板规范申请与审批流程，保证跨部门协作高效有序。典型场景包括：

新产品/服务开发：如研发部、市场部、生产部联合推出新产品，需明确各部门职责分工与资源投入；

大型市场活动：如市场部主导的行业峰会，需协调销售部、技术部、行政部支持客户邀请、现场技术保障及后勤安排；

流程优化与数字化转型：如财务部与IT部联合推进费用报销系统升级，需梳理业务需求、技术方案及数据对接流程；

客户需求响应：如销售部签约大客户后，需协同产品部、供应链部制定定制化交付方案，保证客户需求落地。

二、全流程操作指南：从申请到落地的5个关键步骤

步骤1：项目发起与申请表填写（由项目发起人负责）

操作说明：

项目发起人（通常为需求部门负责人或指定牵头人）需全面梳理项目背景、目标及协作需求，填写《跨部门协作项目申请表》（详见第三部分），保证信息真实、完整。重点填写以下内容：

项目基本信息：明确项目名称、编号（可按年份-部门-序号格式，如2024-市-001）、发起部门、负责人及联系方式；

项目背景与目标：说明项目发起的业务驱动（如“提升客户复购率”“降低流程审批时长”），目标需量化（如“3个月内上线新功能，使客户投诉率下降20%”）；

协作部门与需求：列出所有需参与的协作部门，明确各部门需承担的职责（如“技术部负责系统开发”“运营部负责用户测试”）、所需资源（人力、预算、设备等）及时间节点（如“10月15日前完成需求文档交付”）；

项目计划：制定详细的项目里程碑（如“11月1日启动开发，12月1日上线试运行”），明确起止时间及关键交付物；

风险评估：预判跨部门协作可能的风险（如“资源冲突”“需求理解偏差”），并初步提出应对措施（如“每周召开进度同步会”“联合评审需求文档”）。

注意事项：申请表需经发起部门负责人签字确认，保证部门内部已对项目必要性达成共识。

步骤2：发起部门初审（由发起部门负责人负责）

操作说明：

发起部门负责人需对申请表内容进行审核，重点核查：

项目是否符合部门及公司战略目标；

协作部门需求是否明确、合理，是否存在模糊表述（如“支持推广工作”需细化至“提供10万元推广预算、协助对接5家媒体资源”）；

项目计划是否可行，时间节点是否与其他部门工作冲突；

风险评估是否全面，应对措施是否具体。

审核通过后，负责人在申请表“发起部门意见”栏签字，并提交至项目管理办公室（或指定统筹部门，如总经办、战略部）备案；若不通过，需反馈具体修改意见，发起人调整后重新提交。

步骤3：跨部门评审会议（由项目管理办公室组织）

操作说明：

项目管理办公室收到初审通过的申请表后，2个工作日内组织跨部门评审会议，参会人员包括：

发起部门负责人及项目发起人；

各协作部门负责人（或授权代表）；

项目管理办公室负责人（担任会议主持人）。

会议议程：

项目发起人介绍项目背景、目标及协作需求（10分钟）；

各协作部门负责人就本部门职责、资源投入、时间节点等进行提问（15分钟）；

全体参会人员就项目可行性、资源协调、风险应对等进行讨论（20分钟）；

形成评审结论：通过、修改后通过或不通过。

输出成果：

若结论为“通过”，会议记录需明确各部门职责分工及最终项目计划，由参会负责人签字确认；

若结论为“修改后通过”，发起人需根据会议意见调整申请表，2个工作日内重新提交；

若结论为“不通过”，需书面说明理由，项目终止。

步骤4：最终审批（由分管领导/项目管理委员会负责）

操作说明：

跨部门评审通过后，项目管理办公室将申请表、会议记录及评审结论提交至公司分管领导（或项目管理委员会）进行最终审批。审批重点：

项目是否符合公司年度战略规划；

资源投入（预算、人力）是否在可控范围内；

跨部门协作机制是否健全，能否保障项目落地。

审批通过后，在申请表“审批意见”栏签字，项目正式启动；若未通过，退回发起部门并说明调整方向。

步骤5：项目执行与跟踪（由项目发起人及协作部门共同负责）

操作说明：

项目启动后，需建立跟踪机制，保证按计划推进：

进度同步：项目发起人每周组织跨部门进度会（或通过线上工具同步），更新里程碑完成情况，协调解决跨部门问题；

文档归档：项目管理办公室负责留存申请表、会议记录、审批文件等资料，形成项目档案；

变更管理：若项目范围、时间或资源需调整，需重新填写变更申请表，经原审批流程确认后方可执行；

结项复盘：项目完成后，发起人组织协作部门进行结项复盘，总结经验教训，输出《项目总结报告》并提交项目管理办公室。

三、标准化模板：跨部门协作项目申请表（含填写说明）

跨部门协作项目申请表

项目基本信息

项目名称

（例：2024年客户体验提升项目）

项目编号

（由项目管