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采购申请审批流程模板：简化采购管理，提升审批效率
一、适用场景：哪些情况需要这套采购审批流程？
本模板适用于各类企业（中小型企业、大型集团、跨部门协作团队）的日常采购管理场景，尤其适合需要规范采购行为、缩短审批周期、避免资源浪费的团队。具体包括：
常规采购：办公用品、生产原料、设备耗材等计划内采购；
紧急采购：突发需求（如设备故障抢修、临时项目物资）的快速审批；
大额采购：固定资产（如服务器、生产设备）、服务类采购（如咨询、外包）的合规性审批；
跨部门采购：涉及多个部门（如行政部、技术部、市场部）的协同采购需求。
二、操作步骤：从申请到完成的6大环节
1.需求发起：明确采购需求与预算
操作主体：申请人（部门员工/部门负责人）
关键动作：
确认采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、预估单价及总价；
核对部门预算，保证采购金额在预算范围内（如超预算，需提前说明理由并附预算调整申请）；
收集至少2家供应商的报价单（紧急采购可提供1家报价并备注“紧急情况”），作为附件提交。
输出物：《采购申请表》（含报价单、需求说明、预算表）。
2.部门初审：审核需求合理性与预算匹配度
操作主体：部门负责人*
关键动作：
核查采购需求是否符合部门工作计划（如办公用品采购需结合库存量）；
审核预算是否准确，有无超预算情况（超预算需签署“超预算说明”）；
确认采购紧急程度（常规采购需提前3-5个工作日申请，紧急采购需标注“加急”）。
时限要求：常规需求2个工作日内完成，紧急需求4小时内完成。
输出物：部门负责人审批意见（同意/不同意/需修改），修改意见需明确具体内容（如“规格需明确为‘A4纸80g，500张/包’”）。
3.采购部复审：审核采购合规性与供应商选择
操作主体：采购经理*
关键动作：
核查采购物品/服务是否属于企业集中采购目录（如属于，需从合格供应商库中选择）；
对比报价单，评估供应商资质（营业执照、相关资质证书、历史合作评价）；
对于大额采购（如超过10万元），需组织3人以上询价小组或公开招标，形成《询价记录表》。
时限要求：常规需求3个工作日内完成，紧急需求1个工作日内完成。
输出物：采购部审核意见（同意/驳回/建议更换供应商），驳回需说明理由（如“供应商资质不全”）。
4.财务部审核：确认资金预算与支付方式
操作主体：财务审核*
关键动作：
核对采购总金额是否与预算一致，有无预算外支出；
审核支付方式是否符合企业财务制度（如预付比例、对公账户转账要求）；
对于固定资产采购，需核查折旧年限与残值率是否符合财务规定。
时限要求：2个工作日内完成（紧急需求4小时内完成）。
输出物：财务审核意见（同意/不同意），不同意需注明财务风险（如“预算不足”“支付方式违规”）。
5.最终审批：根据金额分级授权
操作主体：总经理/分管副总（根据采购金额分级）
审批权限划分（示例）：
金额≤5000元：部门负责人+采购部+财务部审批即可；
5000元＜金额≤5万元：部门负责人+采购部+财务部+分管副总*审批；
金额＞5万元：部门负责人+采购部+财务部+分管副总+总经理*审批。
关键动作：
核查审批流程是否完整（所有前置环节需已通过）；
评估采购事项对企业战略/运营的必要性（如大宗原材料采购需关注市场价格波动）。
时限要求：1-3个工作日（根据审批层级调整，紧急需求需加急处理）。
输出物：最终审批意见（同意/不同意），不同意需签署书面意见并退回申请人。
6.执行与归档：采购落地与资料留存
操作主体：采购专员*、申请人、行政部（档案管理）
关键动作：
采购专员根据审批结果联系供应商，签订采购合同（金额＞1万元需签订合同），明确交付时间、质量标准、违约责任；
申请人验收物品/服务，确认无误后在《验收单》上签字；
行政部将《采购申请表》《审批意见表》《报价单》《合同》《验收单》等资料整理归档，保存期限≥3年（固定资产归档期限≥5年）。
输出物：采购合同、验收单、档案编号。
三、模板工具：采购申请审批表（含填写示例）
采购申请审批表
基本信息
填写内容
申请编号
CG-2024-001（自动规则：年份-部门代码-序号，如“CG”代表采购）
申请人
*
所属部门
市场部
联系电话
138（内部联系方式，不对外公开）
申请日期
2024年3月15日
采购物品/服务信息
名称
笔记本电脑
规格/型号
联想小新Pro16，i5处理器，16G内存，512G固态硬盘
数量
2台
预估单价（元）
5500
预估总价（元）
11000
用途
市场部新员工入职办公使用，需满足日常办公及设计软件运行需求
供应商信息（至少2家）
1.北京科技有限公司，报价：5400元/台，附件：报价单（编号BJ-2024-001）2.上海电子有限公司，报价：5600元/台，附件：报价单
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