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渠道合作退出管理规定

渠道合作退出管理规定

一、总则

渠道合作退出管理是企业渠道管理体系中的重要环节，旨在规范合作关系的终止流程，明确各方权责，保障业务平稳过渡，维护企业与合作方的合法权益。本规定适用于所有通过正式协议建立的渠道合作关系，包括但不限于代理商、分销商、经销商等合作模式的退出管理。退出情形可分为协议期满自然终止、双方协商一致终止、单方违约导致终止及不可抗力等因素引发的非正常终止。退出管理应遵循合法合规、公平公正、风险可控、信息保密的原则，确保退出过程有序、高效，最大限度降低对市场、客户及企业运营的负面影响。

渠道合作退出管理应当建立全流程管控机制，涵盖退出触发、评估决策、方案制定、交接执行、结算清算及事后评估等环节。公司渠道管理部门为退出管理的归口部门，负责制度制定、流程监督与协调支持；各业务单位负责具体退出工作的执行与落实；法务、财务、供应链等职能部门根据职责分工提供专业支持。合作退出过程中，应重视商业信息的保密管理，避免敏感数据外泄或不当使用。同时，应注重与合作方的沟通方式，维护企业商业信誉与长期合作关系。

二、退出触发与评估

渠道合作退出的触发条件主要包括以下几类：合作协议约定的期限届满；经双方协商一致同意提前终止合作；一方发生重大违约行为，且未在约定时间内予以纠正；一方出现破产、清算、被吊销营业执照等丧失经营主体资格的情形；因法律法规或政策调整导致合作无法继续；或因不可抗力致使合作目的无法实现。任何一方提出退出意向，均应正式以书面形式通知对方，并说明退出原因与依据。

接到退出意向或满足退出触发条件后，渠道管理部门应牵头启动退出评估程序。评估内容应包括：该渠道合作的历史绩效、当前业务贡献度、客户资源覆盖情况、库存与资产状态、潜在财务风险、可能涉及的违约赔偿、以及对区域市场或相关产品线的潜在影响。评估过程中，应收集整理合作协议、往来票据、履行记录、沟通函件等相关证据材料，确保事实清楚、依据充分。对于因违约导致的退出，应重点核查违约事实、因果关系及造成的损失程度。

基于评估结果，渠道管理部门应形成退出分析报告，提出初步处理建议，报具有相应权限的决策机构审批。决策机构应综合考虑商业利益、法律风险、执行成本及后续影响等因素，审慎做出是否同意退出、以及以何种方式退出的最终决定。对于情况复杂或可能引发重大影响的退出案件，可引入法务、财务等专业部门进行联合评审。决策过程与结果应有书面记录并归档保存。

三、退出方案制定与审批

经决策批准退出后，渠道管理部门应会同相关业务单位及职能部门，制定详细的退出实施方案。方案内容应全面涵盖业务交接、资产清算、财务结算、人员安排、客户转移、信息处理等关键环节。业务交接应明确待交接的客户资料、销售合同、服务协议、项目进度等具体内容，制定交接时间表与责任人，确保客户服务不受影响或平稳过渡。资产清算需包括库存产品、宣传材料、设备工具、软件系统等资产的盘点、回收、处置方式及价值评估标准。

财务结算应核对双方往来账款、保证金、返利、佣金、预付费用等，计算应付应退款额，明确支付时间与方式。涉及违约情形的，应依据协议约定计算违约赔偿金额，并保留相关凭证。人员安排方面，若合作方涉及专门服务于本企业业务的人员，应评估该等人员的安置方案，必要时可提供转岗协助或就业信息，履行企业社会责任。客户转移应制定客户沟通计划，明确告知客户合作变更情况、后续服务对接方及联系方式，维护客户关系与满意度。

退出方案还应包括知识产权的处理方式，合作方应在退出后停止使用企业的商标、标识、商业秘密及其他专属信息，并按要求返还或销毁载体。信息管理系统权限应及时关闭，数据访问记录应进行审计。方案中应预设应急预案，应对可能出现的争议、纠纷或突发状况。退出方案需经过法务部门审核其合法性，财务部门审核其经济合理性，最终报原决策机构或授权管理人员审批后执行。方案审批通过后，应以书面形式送达合作方，并确认其收悉与理解。

四、退出交接执行

退出方案获批后，进入具体交接执行阶段。渠道管理部门应指定退出项目负责人，统筹协调整个退出过程。首先，应与合作方召开退出启动会议，正式告知退出安排、双方分工、时间节点及注意事项，建立定期沟通机制，及时解决交接中出现的问题。业务交接应按照方案有序进行，逐项清点、移交客户资料、销售合同、服务记录等，制作交接清单，由双方代表签字确认。重要客户或重大项目，可安排双方人员共同拜访客户，完成服务主体的平稳切换。

资产回收与处置需双方人员在场，共同盘点实物资产，记录资产状况，确认数量与规格。企业资产应按时回收，合作方资产应依约处理。对于库存产品，可根据协议约定按原价回购、折价处理或由合作方自行消化，但需避免冲击正常市场价格体系。财务结算人员应按核对结果，及时完成资金支付或催收工作，确保款项清晰、凭证齐全。保证金退还应在合作方履