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专业秘书的训练教程

引言

秘书是上司的左右手，他的责任是替上司分忧解劳，减少主管无谓的干扰，因此，主管假如能获得一个优秀的秘书的话，就能心无旁骛拓展业务版图。

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美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克，当记者问他一生经营企业的要领时，他说：〝没什么要领，只要请一位好秘书就对了〞。

因此由此可见一斑，秘书在企业的角色有多么的重要。

秘书的自我定位

当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特，其一生经营企业的要领时，他说〝要请一位好秘书〞，由此可见，秘书在企业中的位置有多么重要。

1．秘书的工作内容

秘书的工作专门烦杂琐碎，公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及，因此秘书需要专门细致和耐心。大致来说，秘书的工作包括以下几个方面：

?辅助决策

当上司面对多个选择而犹疑不决时，秘书要为上司收集相关资料，关心上司分析情形。

?调查研究

当上司接到一个新任务时，秘书应协助上司进行调查研究，把握具体的第一手资料。

?收集信息

当今的社会已进入信息时代，秘书必须具备信息处理能力，及时、准确地收集所需要的信息。此外，还要善于运用网络收集信息。

?文书处理

文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。

?会务预备

所谓会务预备既包括公司内部的会议预备，也包括对外的会议沟通，预备工作要紧是进行业务汇报。

?公关工作

公关工作包括沟通、社交、商务等方面，有时也要代表公司进行发言，或者代表主管或老总与媒体以及同行打交道，与他们建立良好的沟通渠道。

?档案治理

在高科技迅速进展的今天，我们差不多摆脱了往常传统的档案治理方式，而是采纳电脑来治理档案，因此秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平稳。

?工作日程安排

上司每天的工作日程一样都由秘书安排，秘书必须依照上司的时刻以及事务的重要程度进行合理的安排，如上司今天到南京出差，改日在北京参加某个会议，秘书要把握好时刻，留出往返的时刻空档，保证上司能及时参加。

?查办工作

查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实，或者对一些须要重视的传言进行证实。

?接待工作

当有客人或来访者的时候，秘书有责任做好接待工作，让来宾感受到自己受到礼遇，产生宾至如归的感受。

?行政事务

行政事务治理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的治理，以及下对上、上对下的沟通与和谐。

?保密工作

秘书要具备保密意识，公司任何情况都要保密，包括最要好的同事询问，也不能随便透露。

2．秘书应该具备的能力

秘书的工作专门繁琐，而且经常有突发性的事件要处理，因此秘书的能力应该是多元化的，决不能只有单一专长。

【自检】

以下是一些秘书在工作中的表现，你认为他们当中谁是合格的秘书，谁需要改进工作态度、提高工作能力？

〔1〕小王在处理其他的事务时都专门能干，然而她厌恶写报告，认为写报告是一件无关紧要的小事，因此没有在写作上下功夫。

〔2〕小李是财务经理的秘书，经常有同事或者好友向她打探别人的薪水，小李总是巧妙地回避这些话题。

〔3〕小张做了多年的秘书工作，一直做得专门好，只是最近两年公司引进电脑，实行电脑化治理，小张没有学过电脑，觉得适应不了。

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见参考答案1－1

答案1－1

返回

小李是一名合格的秘书，小王需要提高写作能力，小张需要提高操作电脑的能力。

人际关系与沟通技巧

认知人际关系

1．增进人际互动

人是一种群体动物，没有人能够离群独居，我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题，职位、地位、社会背景等都会阻碍到人际关系，有一句老话说得好，〝先学做人，再学做事〞，假如可不能做人，人际关系就会一团糟，办事自然就会到处碰壁。

那么如何样才能增进人际互动呢？这要靠平常的积存。朋友可不能从天而降，也可不能突然显现，我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友，建立人际关系网。

2．人际交往的流程

人与人之间从彼此生疏到彼此交往，有一个循序渐进的过程，一样来说，那个过程能够分为八个步骤，其流程如以下图所示。

图1－1人际交往的流程图

3．人际交往的四种态度

人际关系有四种交往态度：

?我不行，你好，这是大公无私的态度。

?我不行，你也不能好，这是玉石俱焚的态度。

?我好，不管你好不行，这是自私自利的态度。

?我好，你也好，这是我们追求的目标，期望大伙儿都能够有和谐的博爱的精神。阻碍人际关系的因素

1．阻碍人际交往的客观