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销售合同审查及执行标准化流程工具

一、适用范围与场景

本工具适用于各类企业销售业务中合同全生命周期的管理需求，涵盖从合同准备到最终归档的全流程标准化操作。具体场景包括：

企业法务部门、销售部门及采购部门对销售合同的合规性审查；

中小企业缺乏专职法务时，由业务人员主导的合同风险防控；

跨部门协作场景下，销售、财务、法务对合同条款的协同审核；

合同执行过程中的履约跟踪、异常问题处理及归档管理。

二、标准化操作流程详解

（一）合同准备阶段：需求对接与起草

目标：明确交易双方需求，保证合同内容与业务实际一致，为后续审查奠定基础。

操作步骤：

需求收集与确认

销售人员与客户（或内部采购部门）对接，明确合同标的（产品/服务名称、规格型号、数量）、价格（单价、总价、折扣政策）、交付时间（批次、地点、方式）、付款方式（预付款比例、节点、账户信息）、质量标准、验收流程等核心要素。

填写《合同需求确认单》（模板见文末），由客户方（或内部需求部门）签字确认，避免需求模糊导致后续争议。

合同起草

根据确认的需求，选择企业标准合同模板（如《产品销售合同》《服务合同》），或参考行业惯例起草合同文本。

合同结构需包含：合同编号、双方主体信息（名称、地址、法定代表人、联系方式）、标的描述、价格条款、交付与验收、付款条件、违约责任、争议解决、不可抗力、保密条款、生效条件等核心模块。

合同编号规则建议统一为“年份（4位）+部门代码（2位）+序列号（3位）”，例如“2024XS001”（2024年销售部第001号合同）。

（二）合同审查阶段：风险排查与合规校验

目标：识别合同中的法律风险、商业风险及操作漏洞，保证条款合法合规、权责清晰。

操作步骤：

形式审查

检查合同文本完整性：是否包含所有必备条款，页码是否连续，签字盖章处是否预留（尤其需双方签字/盖章的页面）。

核对基础信息准确性：双方名称、统一社会信用代码、法定代表人信息是否与营业执照一致，合同编号是否唯一，金额大小写是否一致，日期是否逻辑合理（如生效日期早于签订日期需特殊说明）。

实质审查

主体资格审查：通过“国家企业信用信息公示系统”或第三方信用平台核查对方是否为合法存续企业，是否存在经营异常、严重违法失信记录；若对方为分支机构，需核实其总公司授权范围，避免无权代理风险。

条款合规性审查：

价格条款：是否明确含税价/不含税价，税费承担方，折扣条件是否清晰；

交付条款：交付时间、地点、方式是否具体（如“2024年12月31日前送达市区仓库”），逾期交付的违约责任是否约定；

付款条款：付款节点（如“预付款30%发货，70%到货验收后30日内付清”），账户信息是否为企业对公账户，避免个人账户收款；

质量条款：质量标准（如国家标准、行业标准、双方约定标准）是否明确，验收期限（如“到货后7日内验收”）及异议处理方式（如“异议期内提出视为合格”）；

违约责任：违约金比例是否合理（一般不超过实际损失的30%），定金条款是否符合“定金不超过主合同标的额20%”的法律规定，争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖地是否明确（如“提交合同签订地有管辖权的人民法院诉讼”）。

风险排查与反馈

审查人员（法务/业务负责人）填写《合同审查清单》（模板见文末），列明审查要点及问题点，标注“通过”“需修改”“不通过”等意见，并反馈至销售人员。

销售人员根据审查意见与客户协商修改，重大争议（如违约责任、价格调整）需上报部门负责人审批，形成《合同审查记录表》留存。

（三）合同签署阶段：审批与用印

目标：保证合同签署流程合规，印章使用规范，避免签署后出现效力争议。

操作步骤：

内部审批

修改后的合同提交至销售部门负责人审核，确认业务条款符合公司战略及利润要求；

涉及金额较大（如超过10万元）或特殊条款（如独家代理、长期供货）的合同，需提交至法务部门及总经理审批，签署《合同审批单》（模板见文末）。

合同签署与用印

审批通过后，打印合同文本（一式两份或三份，双方各执一份，企业存档一份），由双方法定代表人或授权代表签字（需提供授权委托书）；

企业印章使用需遵守《印章管理制度》，合同文本需与审批版本完全一致，严禁在空白合同或未审批合同上盖章；

签署完成后，扫描合同原件存档电子版，将对方执存的合同正本及时收回，核对无误后由专人保管。

（四）合同执行阶段：履约跟踪与异常处理

目标：保证合同按约定履行，及时发觉并解决履约过程中的问题，保障企业权益。

操作步骤：

履约计划制定

销售人员根据合同交付条款，制定《履约计划表》（模板见文末），明确各环节责任人、时间节点及交付物（如生产排期、物流安排、验收准备）。

交付与验收

按约定时间组织产品交付或服务提供，要求对方签署《收货确认单》（模板见文末），注明收货时间、数量、状态（如“完好”“部分破损”）；

验收阶段：依据合同约