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企业日常合同管理流程规范及存档模板
一、适用范围与核心价值
本规范及模板适用于各类中小企业（涵盖贸易、服务、制造、科技等行业）的合同全生命周期管理，旨在通过标准化流程明确各环节责任、降低法律风险、提升管理效率，保证合同从起草到归档的合规性与可追溯性。核心价值体现在：统一管理口径、减少合同纠纷、优化资源配置、保障企业合法权益。
二、合同全生命周期管理流程
合同管理需遵循“事前预防、事中控制、事后完善”原则，具体分为以下7个阶段，各阶段责任主体与操作要求
（一）合同发起与起草
责任主体：业务部门（如采购部、销售部、项目部）
操作步骤：
需求确认：业务部门根据合作需求（如采购物料、提供服务、项目外包等），明确合同相对方、合作标的、核心条款（金额、履行期限、验收标准等），填写《合同立项申请表》（见模板1），经部门负责人*经理审批后启动起草。
模板选用：优先使用企业标准化合同模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》），若需定制模板，需说明原因并提交法务部（或综合管理部）审核。
内容起草：合同内容需包含以下核心要素：
双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人）；
合作标的（名称、规格、数量、技术标准等）；
权利义务（双方责任、履行期限、地点、方式）；
价格与支付方式（金额、币种、支付条件、发票类型）；
违约责任（违约情形、赔偿计算方式、争议解决条款）；
其他约定（保密条款、知识产权、不可抗力等）。
（二）内部审批
责任主体：业务部门、法务部（或综合管理部）、财务部、分管领导
审批流程（按合同金额分级）：
小额合同（≤10万元）：业务部门负责人→法务专员（审核条款）→财务专员（审核付款条件）→分管副总*总审批；
大额合同（＞10万元）：业务部门负责人→法务部（审核法律风险）→财务部（审核预算与资金安全）→分管副总→总经理*董事长审批。
审批要点：法务部重点审核条款合法性、公平性、权责对等性；财务部重点审核价格合理性、付款节奏与企业现金流匹配度。审批需在2个工作日内完成，超时未反馈视为同意。
（三）合同谈判与修订
责任主体：业务部门、法务部、对方合作方
操作步骤：
谈判准备：业务部门携带合同草案与对方对接，明确谈判核心诉求（如价格调整、交付周期、违约金比例等），法务部提供法律支持。
条款修订：根据谈判结果，由业务部门修订合同文本，重大修订（如金额变动、责任范围调整）需重新履行内部审批流程；一般修订可由法务专员确认后更新版本，并标注修订说明（如“V2.0版：第3条交付期限调整为30天”）。
（四）正式签署
责任主体：法定代表人（或授权代表）、对方签约人
签署规范：
主体资格核查：签署前需核对对方营业执照、法定代表人身份证明（或授权委托书），保证签约人有权代表企业签约（留存复印件加盖公章）。
签署形式：
纸质合同：一式三份（甲乙双方各执一份，企业存档一份），采用签字+盖章形式（公章或合同专用章，骑缝章）；
电子合同：通过第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证签署身份真实、内容不可篡改（导出PDF版并同步纸质存档）。
签署时间：合同文本经双方确认无误后签署，严禁“先履行后签署”或“空白合同盖章”。
（五）履行跟踪
责任主体：业务部门、财务部
操作要求：
台账登记：合同签署后1个工作日内，业务部门将合同信息录入《合同台账总表》（见模板2），编号规则为“年份-部门简称-合同类型序号”（如“2023-采-001”）。
进度监控：业务部门按合同约定跟踪履行情况（如交付进度、验收节点、付款节点），每月填写《合同履行跟踪表》（见模板3），异常情况（如逾期交付、质量争议）需及时上报分管领导并启动应对措施。
付款管理：财务部根据合同约定的付款条件（如“验收合格后7日内支付”），审核业务部门提交的付款申请（附验收单、发票等材料），确认无误后安排付款，留存付款凭证。
（六）变更与解除
责任主体：业务部门、法务部、分管领导
操作规范：
变更流程：因不可抗力、政策调整或双方协商需变更合同的，由业务部门提交《合同变更申请表》（见模板4），说明变更原因、内容及影响，履行原审批流程后签署《补充协议》，作为原合同附件。
解除流程：符合约定解除条件（如一方违约、不可抗力导致无法履行）时，守约方需书面通知对方，收集违约证据（如逾期证明、验收报告），经法务部审核后签署《合同解除协议》，明确责任划分（如已付款项返还、损失赔偿）。
（七）归档管理
责任主体：行政部（或档案室）、业务部门
归档要求：
归档范围：合同正本、审批文件（立项表、审批表）、谈判记录、补充协议、履行过程中的往来函件、验收单、付款凭证等所有相关材料。
归档时限：合同履行完毕或解除后10个工作日内，业务部门将材料整理成册，移交行政部归档。
归档规范：
纸质材料：按合同编号顺序装订，标注“合同档案+编
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