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会议纪要制作与存档统一格式规范

一、规范适用范围与典型应用场景

本规范适用于各类正式会议的纪要编制与存档管理，涵盖但不限于以下场景：

公司层面战略规划会、经营分析会、季度/年度总结会；

跨部门协调会、项目推进会、专题研讨会；

上级单位调研会、客户对接会、外部合作洽谈会；

临时性决策会议、问题整改部署会等。

无论会议规模大小、时长长短，均需按本规范形成标准化纪要，保证信息传递准确、责任追溯清晰、历史资料可查。

二、会议纪要全流程操作指引

（一）会前准备：奠定高效记录基础

明确会议核心目标

仔细查阅会议通知，提炼会议主题、需解决的核心问题及预期成果，提前预判会议重点（如决策事项、争议焦点、行动计划）。

若对会议议程存疑，及时向主持人或组织者确认，避免记录时偏离方向。

梳理参会人员信息

获取参会人员名单，熟悉其姓名（经理、总监等）、职务及所属部门，便于准确记录发言主体（“市场部经理提出”“研发中心主管建议”）。

标记关键决策人（如主持人、部门负责人），重点关注其表态内容。

准备记录工具与模板

电子记录：优先使用公司统一模板（见第三章），在电脑或平板中提前打开，设置好自动保存；支持语音转文字工具时，需同步人工校对，避免技术误差。

纸笔记录：准备专用的会议记录本，提前标注页码、日期，使用不同颜色笔区分“讨论内容”“决议”“待办事项”等模块。

（二）会中记录：保证信息完整准确

聚焦核心内容，抓大放小

重点记录：会议决议（如“同意通过《项目方案》”）、待办事项（明确“谁来做、做什么、何时完成”）、关键分歧点（如“技术部认为需延期1个月，市场部坚持按原计划推进”）、数据结论（如“Q3销售额同比增长15%”）。

简化处理：过程性讨论、重复性发言、与主题无关的闲聊可简记或略记，避免纪要冗长。

规范记录格式，实时标注

按会议议程顺序记录，每项议程单独分段，标注“一、议程1：议题”“二、议程2：议题”等。

发言内容需注明主体（“财务部*总监：预算需压缩10%，重点保障核心项目”），若多人发言观点一致，可合并为“与会人员普遍认为……”；若存在对立观点，需分别标注（“正方观点：……；反方观点：……”）。

动态核对关键信息

对存疑信息（如数据、时间、责任人）及时向发言人或主持人确认，例如：“确认一下，该任务的截止时间是10月30日吗？”

会议结束前，向主持人简要复述决议和待办事项，保证理解一致，避免遗漏。

（三）会后整理：形成标准化纪要初稿

信息补全与逻辑梳理

会后2个工作日内完成初稿整理，根据会议录音（若有）补充未记录的细节，修正口语化表达（如“这个嘛”改为“此项”），调整段落顺序，保证逻辑连贯。

检查“六要素”是否齐全：会议名称、时间、地点、参会人员、主持人、记录人（缺一不可）。

突出重点，分层呈现

将“会议决议”“待办事项”单独列出，用加粗、表格等形式清晰呈现（示例见表3-1）；讨论过程按议题分点叙述，避免内容混杂。

语言需客观、简洁，避免主观评价（如“经理的发言很有道理”改为“经理提出……”），禁用模糊词汇（如“大概”“可能”“差不多”）。

审核与修订

初稿完成后，先发送给主持人或指定审核人（如部门负责人）确认，重点核查决议准确性、待办事项明确性、参会人员名单完整性。

根据审核意见修改定稿，修改处需标注（如“删除原第三段，补充‘技术部负责提交详细排期表’”），最终版本需经审核人签字（电子档可使用审批系统）确认。

（四）存档管理：保证资料规范可查

存档范围与方式

所有正式会议均需存档，存档材料包括：会议纪要定稿（PDF+Word版）、会议通知（如有）、会议议程（如有）、参会人员签到表（如有）、相关附件（如方案、数据表）。

电子档存档：按“部门-会议类型-日期-会议名称”格式命名（例：“市场部-项目推进会产品上市方案讨论会”），存储于公司指定共享服务器目录（如“公司-行政部-会议纪要库”），禁止存于个人电脑或私人云盘。

纸质档存档：重要会议（如董事会、战略会）需打印纸质版（A4纸，单面打印，左侧装订），经审核人签字后交行政部统一归档，保存期限不少于3年；普通会议可仅存电子档，保存期限不少于1年。

查阅与权限管理

电子档通过公司OA系统或共享文件夹查阅，设置“仅查看”“可编辑”权限，非相关人员需经部门负责人审批后方可查阅。

纸质档查阅需在行政部填写《会议纪要查阅登记表》，注明查阅人、日期、用途，归还时保证资料完好。

三、标准化会议纪要模板结构

表3-1会议纪要基本信息表

项目

内容

会议名称

（例：2023年Q3销售目标分解会）

会议时间

（例：2023年10月15日14:00-16:30）

会议地点

（例：公司总部3楼第一会议室/线上会议（腾讯会议，会议号：X-X-X））

主持人

（例：销售部*总监）

记录人

（例：销售部*