商务会议策划执行模板会议材料准备及场地布置版.docVIP

商务会议策划执行模板：会议材料准备及场地布置版

一、适用场景与价值定位

二、全流程操作指引

（一）会前准备阶段：需求确认与方案细化

步骤1：明确会议核心信息

与会议组织者*（如行政经理、项目负责人）确认会议目标（如决策、沟通、推广）、参会人员（职级、人数、外部嘉宾占比）、议程时长、会议性质（正式/非正式、内部/外部）及特殊要求（如保密级别、文化适配性）。

输出：《会议基础信息表》（模板见“核心工具模板清单”），同步给材料组、场地组负责人。

步骤2：制定会议材料清单

根据会议目标和议程，梳理所需材料类型，通常包括：

核心材料：议程表、参会手册、演讲PPT/讲义、签到表、会议纪要模板；

辅助材料：公司宣传册、产品资料、背景板设计稿、桌牌、议程卡、笔纸套装；

应急材料：备用演讲稿、备用签到表、纸质版议程（电子版故障时使用）。

明确每种材料的规格要求（如PPT页数、手册装订方式）、数量（按参会人数+10%备用）、负责人（设计、制作、审核人）、完成时限（至少提前2个工作日完成终稿）。

输出：《会议材料准备清单表》（模板见“核心工具模板清单”），每日跟踪进度。

步骤3：场地布置需求规划

根据会议性质与参会人数，确定场地布局：

正式会议：课桌式（适合培训、研讨）、剧院式（适合峰会、发布会）；

非正式会议：回字形（适合圆桌讨论）、鱼骨式（适合小组协作）；

特殊需求：外部嘉宾需设置VIP休息区、同声传译设备、茶歇区等。

列出场地布置物料清单，包括：

基础设备：投影仪、音响、麦克风（手持/领夹）、灯光、白板/翻页板；

视觉物料：背景板（尺寸、内容、材质）、桌牌（字体、排序）、指示牌（入口、签到区、卫生间等）；

功能物料：签到台、资料摆放架、茶歇桌椅、绿植/装饰品（避免过度花哨）。

输出：《场地布置规划与执行表》（模板见“核心工具模板清单”），明确物料采购/租赁渠道、摆放位置、负责人及完成时间。

（二）会中执行阶段：材料分发与场地落地

步骤1：材料制作与最终审核

材料组按清单完成制作后，由会议组织者*或指定负责人（如部门总监）终审，重点检查：

内容准确性（数据、议程时间、嘉宾头衔等）；

格式规范性（PPT模板统一、手册排版清晰）；

保密性（涉密材料需标注“内部资料”，控制分发范围）。

审核通过后，按参会人员名单分类打包（如“嘉宾资料包”“普通参会者资料包”），贴好标签。

步骤2：场地布置与设备调试

场地组提前4-6小时到达会场，按《场地布置规划与执行表》摆放物料：

基础布局：桌椅间距（主通道≥1.2米，座位间距≥0.8米）、背景板居中设置（高度以参会者平视为宜）；

设备调试：投影仪清晰度、音响音量（避免回音）、麦克风续航、灯光亮度（主会议区明亮，投影区调暗）；

细节完善：桌牌按“主宾-次宾-内部人员”排序摆放，资料放在座位右上方，指示牌放置在入口、转角处（字体大、颜色醒目）。

布置完成后，拍摄场地全景照片，发送给会议组织者*确认，调整至符合要求。

步骤3：材料分发与现场支持

参会签到时，按“嘉宾-普通参会者-工作人员”顺序发放资料包，同步告知：

议程表中的重点环节（如领导致辞、互动时间）；

材料位置（如PPT讲义放在手册第X页）；

应急求助方式（如“如需补充材料，请联系现场工作人员*”）。

会议期间，安排2-3名材料组人员在会场外待命，应对材料缺失、损坏等问题（如快速打印补充讲义）；场地组人员每小时巡查一次设备，保证麦克风、投影等正常运行。

（三）会后收尾阶段：材料归档与场地复原

步骤1：材料清点与归档

会议结束后，回收所有涉密材料（如未发放的内部手册、嘉宾演讲稿），统计剩余材料数量，反馈给采购/制作部门，避免浪费；

将电子材料（PPT、会议纪要、照片）分类存至公司共享文件夹，命名格式为“2023会议_材料_部门_日期”；纸质材料重要文档需归档至行政部，保存期限≥1年。

步骤2：场地复原与验收

场地组按《场地复原检查表》（模板见“核心工具模板清单》）逐项检查：

桌椅是否恢复原位、损坏是否报修；

设备是否关闭、电源线是否收纳整齐；

垃圾是否清理（尤其是茶歇区）、装饰物料是否回收；

与场地管理方（如酒店、会议室租赁方）共同验收，确认无损坏后签字，避免后续纠纷。

三、核心工具模板清单

表1：会议基础信息表

项目

内容示例

填写人

确认日期

会议名称

2023年企业客户答谢会

*

2023–

会议目标

感谢客户支持，展示新产品，促进合作

*

2023–

参会人数

150人（外部客户80人，内部70人）

*

2023–

会议时间

2023年月日9:00-17:00

*

2023–

会议地点

酒店三楼宴会厅

*

2023–

特殊要求

需同声传译设备，设置VIP休息区

*

2023–

表2：会议材料准备清单表

材料名称

规格/要求

数量

负责人

完成时限

状态