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行政公文写作技巧与格式规范手册

一、行政公文概述与应用范畴

行政公文是政机关、企事业单位在社会活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政、沟通信息、部署工作的重要工具。其核心功能包括传达贯彻方针政策、请示和答复问题、指导布置工作、报告情况、交流经验等。

常见应用场景

下行文：用于上级机关对下级机关的指挥部署，如通知（部署工作、批转文件）、通报（表彰先进、批评错误）、决定（重要事项决策）、批复（答复请示）等。

上行文：用于下级机关向上级机关的请示报告，如请示（请求指示、批准）、报告（汇报工作、反映情况、答复询问）等。

平行文：用于不相隶属机关之间的商洽工作、询问和答复问题，如函（商洽函、询问函、答复函）等。

特定事项文：如会议纪要（记录会议精神、议定事项）、意见（对重要问题提出见解和处理办法）、决议（经会议讨论通过的重大决策事项）等。

二、公文写作标准化流程

公文写作需遵循“明确目标—收集素材—起草初稿—审核修改—定稿印发”的规范流程，保证内容准确、逻辑清晰、格式合规。

（一）明确写作目标与主题

确定公文类型（如通知、请示等），明确核心目的（是部署工作、请求批准还是通报情况）。

界定发文对象（上级、下级或平行单位），把握行文语气（上行文需谦逊规范，下行文应明确肯定，平行文需平和得体）。

提炼核心观点，保证公文主题集中，避免内容分散。

（二）收集素材与信息梳理

收集政策依据：如上级文件、法律法规、领导指示等，保证公文内容符合政策要求。

整理事实材料：包括数据、案例、背景情况等，需真实、准确、有代表性。

梳理逻辑框架：根据公文类型搭建结构，如“背景—目的—内容—要求”（通知类）、“问题—原因—建议”（报告类）、“请示事项—理由—请求”（请示类）。

（三）起草初稿

遵循“一文一事”原则（除综合性报告外），避免一文涉及多个不相干事项。

结构通常包括：

开头：说明发文依据、目的或背景（如“根据会议精神”“为解决问题，现将有关事项通知如下”）。

主体：阐述具体内容、措施、要求等，条理清晰（可分条列项，用“一、”“二、”“（一）”“（二）”等序号）。

结尾：提出希望、要求或说明生效时间（如“请认真贯彻执行”“本通知自发布之日起施行”）。

语言表达：使用规范书面语，避免口语化、网络用语；表述准确、简洁，避免歧义。

（四）审核与修改

自审：检查内容是否完整、逻辑是否连贯、政策依据是否准确、语言是否规范。

会审：涉及重大事项或跨部门工作的公文，需相关部门会签，保证内容无冲突。

核稿：由办公室或文秘部门审核格式、文字、标点等规范性问题，重点检查发文字号、主送机关、抄送机关等要素是否准确。

签发：按权限由领导签发（上行文需主要负责人签发，下行文由分管领导签发），签发人需亲笔签名并注明日期。

（五）定稿与印发

根据签发意见修改定稿，保证最终稿与签发稿一致。

按规范排版（字体、字号、行距等符合要求），编号印发（涉密公文需按规定标注密级和保密期限）。

三、格式规范与要素详解

行政公文格式需严格遵循《政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）要求，包括眉首、主体、版记三部分，具体要素及规范

（一）眉首部分（公文首页红色分隔线以上区域）

要素

规范要求

示例

份号

涉密公文标注，顶格编排，阿拉伯数字，如“001”

份号：001

密级和保密期限

涉密公文标注，顶格编排，密级用“秘密”“机密”“绝密”，保密期限用数字，如“1年”

密★1年

紧急程度

特急或加急公文标注，顶格编排，如“特急”“加急”

特急

发文机关标志

由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，居中排布，红色小标宋体字

市人民文件

发文字号

由“发文机关代字〔年份〕序号”组成，年份用六角括“〔〕”括起，序号不加“第”字

国办发〔2023〕15号

签发人

上行文标注，平行排列于发文字号右侧，标注“签发人：”+签发人姓名（后加职务）

签发人：*局长

（二）主体部分（红色分隔线以下、版记以上区域）

要素

规范要求

示例

标题

由发文机关事由+文种组成，一般用2号小标宋体字，居中排布；标题一般不用标点

关于开展2024年度安全生产大检查的通知

主送机关

公文的主要受理机关，顶格编排，后加冒号；多个机关用逗号分隔，同类机关用顿号

各县（市、区）人民，市各部门：

一般用3号仿宋体字，每个自然段左空2字符，回行顶格；行距28磅左右

（内容略）

附件说明

有附件时，在下空一行左空2字符编排“附件：”，后标附件名称全称

附件：1.市2024年安全生产检查方案

发文机关署名

用发文机关全称或规范化简称，居排布，后加冒号

市人民：

成文日期

署会议通过或者发文机关负责人签发的日期，联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期；用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（如1不编为01）

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