采购需求申请与审批标准化流程.docVIP

采购需求申请与审批标准化流程工具模板

一、适用情境与价值体现

本流程适用于企业内部各部门因生产经营、日常办公、项目实施等需要采购物品或服务时，规范需求提报、审核与审批的全过程。通过标准化管理，可明确各环节职责，提升采购效率，控制采购成本，保证采购行为合规、透明，同时为后续采购执行、财务结算及责任追溯提供依据。无论是常规办公用品采购、生产设备补充，还是服务类外包需求，均适用本流程。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与提报

责任主体：需求部门申请人（如部门专员、项目负责人）。

操作内容：

申请人根据实际需求，填写《采购需求申请表》（详见模板），清晰说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途、技术参数（如适用）及紧急程度。

如采购涉及新品或特殊需求，需附《技术需求说明书》或市场调研报告（如竞品对比、价格区间分析），保证需求描述准确、可执行。

将填写完整的申请表及相关附件提交至部门负责人审核。

（二）部门负责人初审

责任主体：需求部门负责人（如部门经理、主管）。

操作内容：

审核采购需求的必要性：确认该采购是否为部门工作开展必需，是否存在替代方案（如内部调配、租用等）。

审核需求的合理性：核对数量、规格是否符合实际工作需要，预估价格是否与市场常规水平匹配（可参考历史采购数据或询价初步结果）。

审核通过后，在《采购需求申请表》“部门负责人审核”栏签字确认，并注明审核意见（如“同意采购，建议优先考虑品牌”）；若审核不通过，需注明原因并退回申请人调整。

（三）采购部门复核

责任主体：采购部门专员/主管。

操作内容：

接收需求部门提交的申请表后，重点复核以下内容：

需求完整性：表格填写是否规范，附件是否齐全（如技术参数、审批流程是否完整）。

采购合规性：需求是否符合公司《采购管理制度》（如是否属于集中采购目录、是否需要公开招标等）。

市场行情：对预估单价进行初步核实，可通过历史采购记录、供应商库信息或快速询价（联系2-3家合格供应商获取报价）判断价格合理性，必要时调整预估金额。

复核通过后，在“采购部门复核”栏签字；若需补充信息或调整需求，与需求部门沟通后反馈申请人修改。

（四）财务部门预算审核

责任主体：财务部门专员/经理。

操作内容：

核对采购需求是否在部门预算范围内，重点关注“预估总价”与预算科目、金额的匹配度。

若预算充足，直接在“财务部门审核”栏签字确认；若预算不足，需判断是否可调剂其他科目预算或申请预算调整，并将意见反馈至需求部门及采购部门。

对于大额采购（如超过年度预算10%或单笔金额万元以上），需财务负责人签字确认，并报分管领导备案。

（五）分级审批与决策

根据采购金额及重要性，实行分级审批，保证审批效率与风险控制：

小额采购（如预估总价≤元，具体金额根据公司规模设定）：由需求部门负责人、采购部门负责人双签即可生效。

中额采购（如元＜预估总价≤YYYY元）：需增加财务部门负责人审批，最终由分管采购的副总经理/总监签字确认。

大额采购（如预估总价＞YYYY元）：需经上述部门负责人审核后，报总经理/总经理办公会审批，必要时提交董事会审议。

审批人需在“最终审批”栏明确签署意见（如“同意”“暂缓”“需补充材料”），并签署姓名及日期。

（六）审批结果反馈与执行

采购部门：审批完成后，及时将《采购需求申请表》复印件反馈至需求部门，告知“审批通过”或“未通过”结果（未通过需说明原因）。

需求部门：收到审批结果后，如通过，根据采购需求与采购部门对接后续执行（如提供技术参数、参与供应商评审）；如未通过，根据反馈意见调整需求后重新发起流程。

采购部门：依据审批通过的申请表，启动采购执行流程（如供应商选择、合同拟定、订单下达等），保证采购行为与审批需求一致。

三、采购需求申请表模板

采购需求申请表

申请编号

申请日期

年月日

申请部门

申请人

联系方式

紧急程度

□常规□紧急□特急

一、采购需求明细

序号

物品/服务名称

规格型号/服务内容

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

技术参数要求（如适用）

1

2

3

合计预估总价（大写）

佰仟佰仟佰仟佰仟佰仟佰仟元角分

合计预估总价（小写）

￥

二、审批意见

部门负责人审核

签字：__________日期：______年_月_日意见：□同意□不同意（原因：________________________）

采购部门复核

签字：__________日期：______年_月_日意见：□同意□需补充材料（材料：________________________）

财务部门审核

签字：__________日期：______年_月_日意见：□预算充足□预算不足（建议：________________________）

最终