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公司活动方案计划执行记录表单

一、适用范围与核心价值

本表单适用于企业各类内部及外部活动的全流程管理，包括但不限于年会庆典、团建拓展、培训讲座、客户答谢、产品发布会等。通过标准化记录活动从策划到执行、复盘的完整过程，可实现目标追踪、责任落实、问题溯源及经验沉淀，保证活动有序推进并达成预期效果，同时为企业活动管理提供数据支持与改进依据。

二、全流程操作指引

（一）活动筹备阶段（活动前1-4周）

方案制定与审批

明确活动核心目标（如“提升团队凝聚力”“增强客户黏性”等），结合预算、规模、受众需求，制定详细活动方案，内容包括活动主题、时间、地点、流程、预算明细、风险预案等。

方案需提交至部门负责人及分管领导审批，审批通过后启动筹备工作。

资源筹备与分工

根据方案分解任务，明确各执行小组职责（如统筹组、物料组、宣传组、后勤组等），指定各组负责人及成员，并制定《任务分工表》（含任务内容、负责人、完成时限）。

完成资源协调：包括场地预订（确认场地容量、设备、布置需求）、物料采购/制作（如宣传物料、礼品、活动道具等）、嘉宾/人员邀请（外部嘉宾需提前发送邀请函，内部人员需统计参与名单）、餐饮/交通等配套安排。

计划细化与确认

制定《活动执行时间轴》，细化到各环节的具体时间节点（如“9:00-9:30嘉宾签到”“10:00-10:30领导致辞”），并明确各环节负责人。

召开筹备协调会，各组汇报准备进度，同步信息，协调跨部门协作事项，保证所有环节无缝衔接。

（二）活动执行阶段（活动当天）

现场布置与检查

提前2-3小时到达活动现场，按照方案完成场地布置（如背景板、桌椅摆放、设备调试、物料摆放等），并由统筹组逐项检查，保证符合活动要求。

流程执行与监控

严格按照《活动执行时间轴》推进流程，各环节负责人需实时监控进度，记录实际执行情况（如“签到环节提前10分钟完成”“领导致辞超时5分钟”）。

设立应急处理小组，现场突发情况（如设备故障、人员迟到、流程调整等）需立即启动预案，并记录问题发生时间、处理措施及结果。

参与人员与互动记录

负责签到人员统计实际参与人数（区分内部员工、外部嘉宾等），并收集签到表。

安排专人记录活动亮点（如精彩发言、互动环节参与度、突发状况应对等）及参与人员反馈（可通过现场访谈、问卷等形式收集）。

（三）活动复盘阶段（活动后3个工作日内）

效果评估与数据整理

对比活动目标与实际成果，评估目标达成率（如“参与人数达预期120%”“客户满意度评分9.2/10”）。

整理活动数据：包括参与人数、预算执行情况（实际支出与预算对比）、物料使用清单、宣传曝光量（如社交媒体转发量、媒体报道数）等。

问题总结与经验提炼

召开复盘会议，各组汇报执行过程中的问题（如“物料采购延迟导致布置时间紧张”“互动环节设计参与度不足”）及改进建议。

总结活动亮点（如“线上直播同步观看人数创新高”“个性化礼品获得好评”）与不足，形成《活动复盘报告》。

资料归档与反馈

将活动方案、执行记录、签到表、照片/视频、复盘报告等资料整理归档，指定专人保管，保存期限不少于1年。

向参与人员及相关部门发送活动总结（含成果展示、感谢语等），并根据反馈优化后续活动方案。

三、标准化记录模板

公司活动方案计划执行记录表

活动基本信息

活动名称

活动类型

□年会□团建□培训□客户活动□产品发布□其他：________________

举办日期

______年_月_日

举办地点

总负责人

□经理□主管□其他：________________

联系方式

活动目标

（如“提升员工归属感，参与人数≥200人”）

计划内容

核心流程

（按时间顺序填写环节、时间、负责人，示例：9:00-9:30签到，*助理）

预算明细

（分项填写：场地费_元、物料费_元、餐饮费_元、其他_元，总计____元）

资源清单

（场地：____；物料：____；嘉宾：____；其他：____）

人员分工

（岗位：统筹组负责人，成员；物料组负责人，成员；宣传组负责人，成员）

执行记录

时间节点

计划内容

（如“10:00致辞”）

签到情况

计划人数：____人

复盘总结

效果评估

目标达成率：____%（示例：参与人数120%，满意度95%）

亮点与不足

亮点：__________________________不足：____________________

改进建议

（示例：“提前3天检查设备”“增加互动环节奖品设置”）

资料归档情况

□已归档□归档中□未归档（归档负责人：*，归档日期：____）

四、使用规范与提示

信息同步性：各环节负责人需在完成后及时更新表单，保证信息实时共享，避免信息滞后导致执行偏差；若流程调整，需第一时间通知总负责人及关联小组。

问题追溯性：对活动中出现的问题需详细记录问