行政办公文件归档与存储模板.docVIP

行政办公文件归档与存储指南

一、适用办公场景

在行政办公工作中，文件归档与存储是保障信息有序流转、提升管理效率的重要环节。以下场景均需规范执行归档流程：

常规业务文件：部门年度工作计划、总结报告、会议纪要、内部通知、管理制度等日常办公文件；

专项工作文件：项目立项资料、验收报告、合同协议（不含涉密条款）、审计材料等阶段性成果文件；

人事管理文件：员工入职登记表、劳动合同、培训记录、绩效考核表、离职手续等人事档案；

财务相关文件：费用报销单（需合规审批）、预算报表、财务分析报告等非涉密财务凭证；

资产及后勤文件：固定资产采购记录、维修保养单、办公场地租赁合同等后勤保障文件。

二、标准化归档流程

（一）文件收集：明确范围，全面覆盖

责任划分：各部门指定专人（如*专员）为本部门文件归档第一责任人，每月25日前收集本月需归档文件，保证无遗漏；

收集范围：仅收集办理完毕、具有保存价值的正式文件（草稿、重复文件无需归档），电子文件需为最终版本，纸质文件需为签字盖章原件；

交接登记：收集时填写《文件交接清单》，注明文件名称、数量、交接人、交接日期，双方签字确认后移交档案管理部门。

（二）文件分类：科学分级，逻辑清晰

采用“一级分类+二级分类+年度”的三级分类法，保证文件体系有序：

一级分类：按部门划分（如行政部、财务部、项目部）；

二级分类：按文件类型划分（如会议纪要、合同、人事档案）；

年度标识：在分类后添加文件形成年份（如“2024年”）。

示例：行政部-会议纪要-2024年、项目部-合同协议-2024年。

（三）文件整理：规范标准，便于检索

检查完整性：核对纸质文件是否齐全（如会议纪要需包含时间、地点、参会人、决议事项），电子文件是否可正常打开；

去除冗余：剔除文件中的附件草稿、重复页，保留核心内容；

装订规范：纸质文件使用不锈钢夹或装订线左侧装订，避免遮挡文字；超过A4纸规格的文件需折叠为A4大小，折叠处留出装订空间。

（四）文件编号：唯一标识，避免重复

采用“部门代码+文件类型代码+年度+流水号”的编码规则，保证每个文件有唯一编号：

部门代码：行政部（XZ）、财务部（CW）、项目部（XM）、人事部（RS）；

文件类型代码：会议纪要（HY）、合同协议（HT）、人事档案（RS）、制度文件（ZD）；

流水号：每年从001开始按顺序编号，跨年重新计数。

示例：XZ-HY-2024-001（行政部2024年第一份会议纪要）、XM-HT-2024-015（项目部2024年第15份合同）。

（五）文件存储：安全有序，分类存放

纸质文件存储：

使用统一规格的档案盒（长310mm×宽220mm×厚30mm），正面标注“一级分类-二级分类-年度”（如“行政部-会议纪要-2024年”），侧面标注“文件编号-文件名称”；

档案盒按分类顺序存入档案柜，同一类档案盒按流水号从左至右排列，档案柜张贴分类索引标签；

存放环境需干燥、通风（温度14-24℃，湿度45-60%），远离水源、火源，定期检查防虫防霉。

电子文件存储：

按分类建立文件夹层级（如“行政部-会议纪要-2024年”），文件名包含编号和名称（如“XZ-HY-2024-001_2024年第一次办公会纪要”）；

电子文件存储于公司指定服务器或加密云盘，设置访问权限（仅部门负责人及档案管理员可修改），每月进行本地及云端双重备份；

定期检查电子文件完整性，防止因设备故障或病毒导致数据丢失。

（六）文件检索：便捷高效，精准定位

建立检索工具：

纸质文件编制《文件归档目录》，包含文件编号、名称、形成部门、归档日期、存放位置（档案柜-层-号）；

电子文件通过服务器关键词搜索功能（支持按文件名、编号、部门、日期检索）或Excel索引表（包含上述字段）快速定位。

借阅流程：

员工借阅文件需填写《文件借阅申请表》，说明借阅用途、归还期限，经部门负责人审批后，由档案管理员调取；

涉密文件需经分管领导审批，借阅时登记《涉密文件借阅登记表》，当面核对，当天归还。

（七）文件销毁：合规处理，杜绝风险

销毁范围：超过保管期限且无保存价值的文件（如普通会议纪要保管期限为3年，一般合同保管期限为5年）；

销毁流程：

档案管理员每年末对到期文件进行鉴定，编制《文件销毁清单》，注明文件编号、名称、销毁原因、经办人；

经行政部负责人及分管领导审批后，由2人以上共同监销，纸质文件采用粉碎处理，电子文件彻底删除并清除备份；

《文件销毁清单》需存档备查，保存期限不少于2年。

三、实用模板工具包

（一）文件归档登记表

文件编号

文件名称

形成部门

责任人

归档日期

文件类型

存储位置（档案柜/电子路径）

保管期限

备注

XZ-HY-2024-001

2024年第一次办公会纪要

行政部

*主管

2024-01-05

会议纪要

档案柜-1层-3号