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企业标准化公文格式写作规范书
一、适用范围与场景
本规范适用于企业内部各类正式公文的撰写、排版与流转，包括但不限于：
对内管理类：通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、管理制度等；
对外沟通类：函、邀请函、合作意向书、公函等；
专项事务类：请示（如资金申请、事项审批）、报告（如工作总结、专项汇报）、决定（如表彰、处分）等。
凡需以企业名义正式发文、具有规范效力或需长期存档的书面材料，均应遵循本规范。
二、标准化公文撰写全流程指引
（一）拟稿阶段：明确核心要素
确定文种：根据公文内容与目的选择恰当文种（如“请示”适用于向上级请求指示，“通知”适用于发布规章或批转文件），避免文种混用（如“报告”不得夹带请示事项）。
拟制标题应准确概括公文核心内容，格式为“发文机关+事由+文种”（如“公司关于2024年春节放假安排的通知”），简洁明了，不超过50字。
梳理逻辑：采用“开头（背景/依据）—主体（事项/要求）—结尾（期望/号召）”结构，层次分明，语言简练。
（二）审核阶段：保证内容合规
内容审核：检查公文数据是否准确（如日期、金额、百分比）、表述是否清晰（避免歧义）、是否符合企业规章制度及相关法律法规（如涉及劳动、财务、合规事项）。
格式初审：核对标题、主送机关、附件、发文机关、成文日期等要素是否齐全，排版是否符合初步格式要求（如字体、段落间距）。
签核流程：根据公文重要性提交对应负责人审批（如一般事项由部门负责人签批，重大事项由总经理办公会审议），保证签发权限合规。
（三）排版阶段：统一格式规范
页面设置：采用A4纸张（210mm×297mm），页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，页码位于页脚居中，起始页为“1”。
字体与字号：
二号小标宋体字，居中排布；
主送机关：三号仿宋体字，顶格编排，后加冒号；
三号仿宋体字，首行缩进2字符，行距28磅；
一级三号黑体字，独占行，段前段后间距0.5行；
二级三号楷体字，独占行，段前段后间距0.5行；
附件说明：三号仿宋体字，在下空一行左空2字符编排“附件：1.X”，后标全角句号。
特殊要素排版：
发文机关：下空3行编排，右空4字符，字体为三号仿宋体；
成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全（如“2024年3月15日”），右空4字符，字体为三号仿宋体；
印章：单一机关行文时，印章用红色，不得出现“印章”字样，上距2mm～4mm，端正居中下压发文机关和成文日期。
（四）印发与归档阶段：规范流转存档
校对印制：公文正式印发前需经2人以上交叉校对，保证无错字、漏字、格式错误，印制份数根据实际需求确定（如存档1份、相关部门1份）。
登记分发：建立《公文登记台账》，记录公文标题、文号、印发日期、份数、分发部门等信息，由收件人签字确认。
归档管理：公文正本（含电子版）在印发后1个工作日内移交档案管理部门，按“年度—文种—部门”分类归档，保存期限根据企业档案管理规定执行（如一般性通知保存5年，重要制度保存10年以上）。
三、常用公文格式模板示例
（一）通知模板
要素
格式要求
示例内容
标题
二号小标宋体，居中
关于召开2024年第二季度安全生产工作会议的通知
主送机关
三号仿宋体，顶格，加冒号
各部门、各子公司：
三号仿宋体，首行缩进2字符，行距28磅
为贯彻落实公司安全生产要求，部署第二季度安全管理工作，现定于2024年4月10日（周三）14:00在总部301会议室召开安全生产工作会议。请各部门负责人、安全主管准时参会，并携带本部门第一季度安全工作总结。
附件说明
下空1行，左空2字符，三号仿宋体
附件：1.2024年第二季度安全生产会议议程
发文机关
下空3行，右空4字符，三号仿宋体
公司办公室
成文日期
发文机关下空1行，右空4字符，三号仿宋体，阿拉伯数字
2024年4月5日
（二）请示模板
要素
格式要求
示例内容
标题
二号小标宋体，居中
关于申请采购办公自动化设备的请示
主送机关
三号仿宋体，顶格，加冒号
公司总经理：
三号仿宋体，首行缩进2字符，行距28磅（含背景、事项、请求三部分）
为提高部门工作效率，现申请采购10台台式电脑（配置：i5处理器、16G内存、512G固态硬盘），预算金额5万元，资金从2024年度办公经费中列支。当否，请批示。
附件说明
如有附件，格式同通知模板
附件：1.办公自动化设备采购清单及报价单
发文机关
下空3行，右空4字符，三号仿宋体
市场营销部
成文日期
发文机关下空1行，右空4字符，三号仿宋体，阿拉伯数字
2024年3月20日
（三）会议纪要模板
要素
格式要求
示例内容
标题
二号小标宋体，居中（含“会议纪要”字样）
公司2024年3月市场分析会议纪要
会议基本信息
三号仿宋体，顶格编排
会议时间：2024年3月15日
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