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企业合同审批与归档管理标准化工具

一、工具应用背景与适用范围

在企业运营中，合同作为明确双方权利义务、规避法律风险的核心载体，其审批与归档管理的规范性直接影响企业运营效率与合规性。本工具旨在通过标准化流程、统一模板及关键节点管控，解决合同审批流程混乱、归档资料不全、风险识别滞后等问题，适用于企业内部各类经济合同（含采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、技术开发合同等）的全生命周期管理，覆盖从起草到归档的全流程管控需求。

二、标准化操作流程详解

（一）合同起草：业务需求与基础信息固化

发起主体：由业务部门根据合作需求发起，指定专人（如业务经理*某某）作为合同起草人。

内容要求：

明确合同主体信息（双方单位全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式）；

清晰约定合同标的、数量、质量标准、履行期限（含起始/截止日期）、履行地点及方式；

列明合同金额（大小写一致）、支付方式（如预付款比例、节点、账户信息）、税费承担方；

约定违约责任（违约金计算方式、争议解决途径如仲裁/诉讼管辖地）、不可抗力条款及合同生效条件。

附件准备：附对方主体资质文件（如营业执照复印件、授权委托书）、技术协议、需求说明书等支撑材料，保证合同内容与附件一致。

模板使用：优先选用企业标准化合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），无模板时需经法务部门审核通过后方可使用。

（二）部门初审：业务合规性与必要性核验

审核主体：起草部门负责人（如部门总监*某某）为第一审核人，必要时可邀请相关业务骨干参与。

审核重点：

合同内容是否与业务需求匹配，是否存在超预算、超授权范围条款；

对方主体资质是否有效（如营业执照是否在有效期内、是否有相关经营许可）；

履约风险预估（如对方履约能力、市场波动对合同执行的影响）。

输出结果：审核通过后，在《合同审批单》“部门初审意见”栏签署“同意，提交法务审核”及姓名、日期；审核不通过需注明具体修改意见，退回起草部门修订。

（三）法务审核：法律风险条款把控

审核主体：企业法务部门（或外聘法律顾问），由法务专员*某某负责。

审核重点：

合同条款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管要求）；

权利义务对等性（是否存在单方面加重我方责任、排除我方主要权利的条款）；

关键条款严谨性（如违约责任是否明确、争议解决方式是否约定清晰）；

附件法律效力（如授权委托书是否加盖公章、授权范围是否涵盖合同签订事项）。

输出结果：审核通过后签署“合法合规，同意执行”；存在法律风险的，出具《合同法律意见书》列明修改建议，起草部门需根据意见修订后重新提交，直至审核通过。

（四）财务审核：资金安排与财务合规性审查

审核主体：财务部门，由财务经理*某某负责。

审核重点：

合同金额是否符合年度预算及财务管理制度，是否存在资金支付风险；

支付方式与进度是否合理（如大额合同是否约定分期支付、质保金比例是否符合规定）；

税费承担约定是否明确（如增值税、印花税等计算与缴纳方式）；

对方收款账户信息是否准确（需核对对方单位全称与银行账户一致）。

输出结果：审核通过后签署“资金安排合规，同意”；存在财务风险（如超预算、支付条件不合理）的，需书面反馈意见并要求调整。

（五）领导审批：权限内最终决策

审批层级：根据合同金额及重要性划分审批权限（示例）：

金额≤10万元：部门总监审批；

10万元＜金额≤50万元：分管副总*某某审批；

金额＞50万元：总经理*某某审批。

审批内容：重点审核合同与公司战略、业务目标的契合度，以及跨部门协调事项的落实情况。

输出结果：审批通过后签署“同意签署”；审批不通过的，注明原因并退回至发起部门。

（六）用印管理：合同生效与文本固化

用印申请：审批通过后，由起草部门填写《用印申请表》，附《合同审批单》及最终版合同文本，提交至行政部门（或指定用印部门）。

用印核对：行政部门核对审批流程完整性、《合同审批单》与合同文本一致性、用印份数（通常为正本1份、副本2-3份），确认无误后加盖企业公章或合同专用章。

用印登记：在《合同用印登记簿》中记录用印日期、合同名称、用印份数、经办人、保管人等信息，保证用印过程可追溯。

（七）归档存储：全生命周期资料集中管理

归档责任：合同用印后3个工作日内，由起草部门将合同正本、副本、《合同审批单》、附件材料等移交至行政部门（或档案管理部门），档案管理员*某某负责接收。

归档要求：

资料齐全：合同文本（每页加盖骑缝章，正本为红色印章，副本为蓝色印章）、《合同审批单》各环节审核意见、对方资质文件、附件等需完整无缺；

编号规范：按“合同类型-年份-序号”规则编制档案编号（如“采-2024-001”），标注于合同首页及档案袋封面；

信息登记：在《合同归档登记表》中记录档案编号、合同名称、签订日期、存放位置（档案柜编