文件与资料控制程序.docVIP

文件名称：文件与资料管理程序

文件编号：LJ-QP-01

版本编号：A1

页次：第PAGE6页，共NUMPAGES8页

发布日期：2013-05-22

目的

对质量/环境/HSF体系文件的编制﹑审批﹑标识﹑发放﹑修订﹑作废﹑回收进行控制，确保体系文件的有效性。

2、适用范围

适用于本公司质量/环境/HSF体系文件及产品有关的文件的管理。

3、定义

外来文件:外界提供的有关品质规范、技术规范、环境法律、法规类等文件。

受控文件：本公司的体系文件均为受控文件。

4、职责

4.1体系信息部：负责公司体系文件之受控、发行、回收、登录，原件的归档、保存；负责批准文件的制定、修订、领用、作废、借用、变更和销毁申请。

4.2各部门：负责文件的制定、领用、修订、补发、作废、销毁、借阅、保管；负责配合体系信息部做好文件的控制工作，并确保受控文件的实施。

4.3文件持有人:及时签收并妥善保管好受控文件、归还修改前（旧版）文件，防止作废文件非预期使用。

4.4总经理：负责一、二级文件的批准。

5、作业流程

5.1主流程图

5.2流程说明

角色活动

相关

部门/岗位

活动

编号

时间

要求

输入

要点说明

输出

作业指导

文件

文件

文件

申请

申请批准要求

申请批准

要求

各相关部门

体系信息部

001

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《文件制定/修订/领用/作废/借用申请单》

各部门通过《文件制定/修订/领用/作废/借用申请单》对文件制定/修订/领用/作废/借用申请，部门负责人审核，体系信息部进行标准审查，管理者代表批准,方可进行文件的制定/修订/领用/作废/借用等。

《文件制定/修订/领用/作废/借用申请单》交体系信息部备案，由原文件制订部门负责修订。

《文件制定/修订/领用/作废/借用申请单》

/

文件编写

文件编写

各相关部门

002

/

/

一级文件：质量/环境/HSF手册由体系信息部制定；

二、三级文件由主导部门编写，相关责任部门配合完成；

四级文件：实行“谁使用，谁设计”的原则。

编写要求:

文件须具备表头，表头包含文件名称、文件编号、发布日期及版本编号，表头使用小四号宋体字，正文使用五号宋体字；

文件应包含：目的、适用范围、定义、职责、作业流程/管理规定、参考文件、使用表格。

各级文件

/

文件审批

文件审批

各相关部门

管理者代表

总经理

003

/

各级文件

一级文件：由管理者代表审核，总经理批准；

二级文件：由体系信息部进行标准审查，管理者代表审核，总经理批准；

三级文件：管理类文件由部门制定、部门负责人审核，体系信息部进行标准审查，管理者代表批准；作业指导书、检验标准、质量策划、技术标准由部门主管审核，体系信息部进行标准审查，部门负责人批准，必要时，项目管理部加签。

/

/

文件评审

文件评审

各相关部门

004

/

各级文件

1、各部门应在以下情况下评审现有文件的适宜性、有效性：

A、相关过程控制出现重大异常;

B、内部审核和外部审核出现严重缺失;

C、客户投诉增多;

D、市场环境出现新的情况导致现有质量管理体系相对落后;

E、公司组织架构或产品范围发生大的变化;

F、其他涉及质量管理体系变动的因素出现;

G、相关文件三年没有变动。

如文件使用部门在文件使用过程中发现与现行操作不符,以《文件制定/修订/领用/作废/借用申请单》的形式提出，注明更改、废止的原因及内容。

管理评审报告

/

申请批准要求文件变更

申请批准

要求

文件变更

各相关部门

体系信息部

005

/

各级文件

《文件制定/修订/领用/作废申请单》

版本及修订号依次以A、A1、A2、……A10；B、B1、B2、……B10；记录，A代表文件的版本号，下标1、2、3……表示该版本的修订次数，文件版本号以A、B、C…….为顺序编排。文件内容如有重大变化和修改可直接换版。

修订文件时，应依文件格式在“修订履历”内填写相应的修订内容。

作业指导书类文件在现场使用时发现有少许内容需要修改，可由领班或以上人员将需修改的部份画线，并将修改内容写在旁边（字迹必须清楚，不可用铅笔书写）并签名及写上日期，每份文件涂改次数不允许超过3次。若此文件有多份，修改人应用同样的方法修改其余的几份，并用《文件制定/修订/领用/作废/借用申请单》通知原文件编制人员，原文件编制人员在一个星期内重新修订和发行。

变更后的文件

/

文件受控登录

文件受控登录

各相关部门

006

/

各级文件

各部门编制的新文件，填写《文件分发申请单》，体系信息部按《文件分发申请单》复印所需份数，盖红色“受控文件”印章，并请接收单位于《文件分发回收记录表》上签收。

对外文件之分发﹐由相关对外单位代表﹐填写《文件制定/修订/领用/作废/借用申请单》经部门负责人确认,