采购申请审批流程模板物资采购与成本控制.docVIP

适用范围与典型应用场景

全流程操作指引

一、需求发起与提报

需求识别：申请人（部门员工或部门负责人）根据实际工作需要，明确所需采购的物资名称、规格型号、数量、预估单价及用途，保证需求描述清晰、具体，避免模糊表述（如“一批办公用品”需细化为“A4纸500张，70g，白色”）。

填写申请表：登录采购管理系统或填写《采购申请审批表》（见模板表格），完整填写申请信息，包括申请人所属部门、联系方式、申请日期、物资详情、预算科目、紧急程度（可选）等。如涉及技术参数，需附技术规格说明书或相关图纸作为附件。

部门内部初审：申请人将申请表提交至部门负责人，部门负责人需核对需求的合理性（是否符合部门工作计划、是否为必要支出）、预估成本的准确性，并在“部门初审意见”栏签字确认，通过后提交至采购部门。

二、预算与采购方式审核

预算匹配审核：采购部门收到申请后，首先核对申请物资对应的预算科目是否在部门年度预算范围内，通过财务系统查询预算余额，保证采购金额不超过剩余预算。若超预算，需由申请人发起预算调整流程，附上预算调整说明及审批文件。

采购方式确定：根据采购金额、物资类型及公司《采购管理制度》，确定采购方式：

小额采购（如金额≤5000元）：可采用电商平台比价、询价采购，由采购部门直接执行；

大额采购（如金额＞5000元）：需启动比价、招标或竞争性谈判流程，至少邀请3家供应商提供报价，形成《比价/招标结果报告》；

特殊物资采购（如定制化设备、进口物资）：需组织技术部门、使用部门联合评审，确定供应商及技术方案。

三、采购执行与合同审批

供应商选择：采购部门根据采购方式确定供应商后，向供应商下达采购订单，明确物资规格、数量、交付时间、付款方式、质量标准等条款。订单需经采购部门负责人*签字确认。

合同审批（如需）：对于单笔采购金额≥1万元或涉及长期服务的采购，需签订正式采购合同。合同文本由采购部门拟定，法务部门（或指定法务人员）审核条款合规性，财务部门审核付款条件，最终由分管领导*签字盖章生效。

四、物资验收与付款

到货验收：物资送达后，由申请部门、采购部门及仓储部门（如需）共同验收，核对物资名称、规格、数量、质量是否与订单一致，填写《物资验收单》，三方签字确认。若存在质量问题或数量不符，需及时联系供应商处理，并记录在案。

发票与付款：供应商提供合规发票后，采购部门将发票、采购订单、验收单、合同（如需）等材料提交财务部门，财务部门审核无误后，按合同约定安排付款。

五、流程归档与反馈

资料归档：采购部门将采购申请表、审批记录、比价报告、订单、验收单、发票等资料整理归档，保存期限不少于3年（按公司档案管理规定执行）。

反馈优化：采购完成后，申请人及使用部门可对采购效率、物资质量等进行反馈，采购部门定期汇总分析，优化采购流程及供应商管理。

采购申请审批表（模板）

申请单号

CG-2024-X

申请部门

申请人

*

联系方式

申请日期

YYYY-MM-DD

紧急程度

□普通□紧急□特急

物资信息

序号

物资名称

规格型号

单位

1

2

合计金额

大写：

小写：

预算科目

用途说明

附件清单

□技术规格说明书□图纸□其他：

审批流程

部门初审意见

负责人签字：*

日期：

采购部门审核

负责人签字：*

日期：

预算审核

财务负责人签字：*

日期：

分管领导审批

签字：*

日期：

备注

关键控制点与常见问题提示

一、需求描述准确性

避免使用“一批”“若干”等模糊词汇，需明确物资的品牌、型号、技术参数等，防止采购物资与实际需求不符，导致资源浪费或重复采购。

定制化物资需提前与供应商确认样品，验收时以样品为标准。

二、预算匹配与超预算处理

采购前必须核对预算余额，严禁无预算采购或超预算采购。确需超预算的，需提前完成预算调整流程，避免因预算不足影响采购时效。

预算科目填写需准确，不得混用（如“办公费”不得用于“生产设备采购”）。

三、采购方式合规性

严格执行公司《采购管理制度》中关于采购金额与采购方式的对应关系，不得因“紧急”等原因规避招标或比价流程。

供应商选择需遵循公平、公正、公开原则，优先选择合格供应商名录内的合作方。

四、验收与付款风险控制

验收时需核对物资数量、质量及包装，保证与订单一致；对技术复杂的物资，可邀请技术部门参与验收。

付款前需核对发票真伪及发票信息与采购信息的一致性，避免因发票问题导致财务风险。

五、流程时效性

各审批环节需在1-3个工作日内完成（紧急采购可缩短至24小时），避免因审批延误影响业务开展。

采购完成后，验收单、发票等资料需及时提交财务部门，保证付款流程顺畅。